O que é conciliação bancária, como fazer e dicas para não errar

Quer entender o que é conciliação bancária e como incorporá-la na rotina de gestão da sua empresa? Vem com a gente!

Arrisco dizer que em algum momento você já fez esse processo — mesmo sem saber. Afinal, conciliação bancária é o comparativo entre o seu extrato bancário e os dados armazenados em alguma planilha ou software de controle de caixa da sua empresa.

Mas vamos entender melhor. ?‍‍

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária nada mais é do que um comparativo entre o extrato da sua conta bancária e as anotações feitas no seu controle financeiro interno — que pode ser registrado em planilhas ou softwares de controle de caixa, por exemplo.

Essa é uma forma de organizar as despesas, recebimentos e o saldo disponível da sua empresa e checar se há divergências entre o seu extrato bancário e o seu “extrato manual”. O ideal é que esses dois saldos sejam sempre os mesmos.

Para ficar mais fácil de entender, imagine que um dono de lanchonete faturou, em um dia, R$ 350 só pelo Pix. Cada compra foi anotada em seu controle interno — nesta hipótese, em uma planilha de Excel. Desses R$ 350, R$ 125 foram destinados ao pagamento de despesas. Ou seja, restou um total R$ 225 no caixa. No final do expediente, ele emitiu o extrato bancário para comparar se o valor final anotado na planilha era o mesmo da conta. Isso tem um nome: conciliação bancária!

? Observação

Neste exemplo, usamos o Pix. Mas esse processo vale para qualquer forma de recebimento, ok?

Além disso, cada empresa pode escolher um ciclo contábil diferente. Isto é, a conciliação bancária pode ser feita diariamente, semanalmente, mensalmente ou como você achar melhor. Esse intervalo vai depender do perfil de cada empresa e da quantidade de movimentações financeiras.

Por que é importante fazer conciliação bancária?

Agora que você já entendeu o que é conciliação bancária, fica mais simples te explicar o porquê é tão importante ter esse cuidado.

Monitorar as entradas e saídas de dinheiro é uma estratégia para ter mais previsibilidade sobre o caixa, evitar surpresas indesejadas e garantir a saúde financeira do seu negócio.

Por meio desse acompanhamento, você vai conseguir:

identificar fraudes internas;
identificar clientes devedores;
ter uma projeção mais realista do seu fluxo de caixa;
corrigir prejuízos imediatos;
ficar atualizado(a) sobre seu saldo bancário;
evitar problemas com a Receita Federal;
ter mais precisão nas tomadas de decisão.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?

Bom, um jeito fácil de diferenciar esses dois conceitos é pensar que você sempre vai precisar do fluxo de caixa para fazer a sua conciliação bancária.

Ou seja, o fluxo de caixa é o controle interno de tudo o que sua empresa paga e recebe em um determinado período.

Se há mais dinheiro entrando do que saindo, seu negócio está dando lucro. No entanto, se você está gastando mais do que ganha, significa que está no prejuízo.

Na conciliação bancária, você vai usar o seu fluxo de caixa para verificar se os dados registrados estão de acordo com o extrato do seu banco ou conta digital.

Neste texto, a gente explica com mais detalhes sobre o fluxo de caixa: “Entenda por que o fluxo de caixa é essencial para a sua empresa”. Vale a pena a leitura!

Como fazer conciliação bancária?

Prontinho! Já aprendemos o que é conciliação bancária e qual sua importância para um negócio. Agora é hora de colocar em prática. Vamos lá?

Existem duas maneiras de fazer a conciliação bancária:

de forma manual, usando planilhas do Excel, por exemplo;
e de forma automática, com a ajuda de softwares específicos.

A primeira opção é mais indicada para pequenos negócios, com poucas movimentações diárias. É importante criar uma rotina bem estruturada de monitoramento do fluxo de caixa para evitar perda do histórico de movimentações.

Nessa planilha, anote dados importantes para a checagem, como o tipo e o valor da transação, o status no extrato bancário e o saldo atual da sua conta.

No botão abaixo, você pode baixar um modelo de planilha feito pela Efí — lembrando que ela pode ser adaptada conforme a sua necessidade.

Modelo de planilha de conciliação bancária

No caso de grandes empresas, a segunda opção é mais interessante. Nesse tipo de software, é possível importar o extrato bancário (geralmente em formato .OFX).

A grande vantagem é que esse sistema automatiza todo o processo de comparação para que você consiga fazer sua conciliação bancária com mais frequência e com menos chances de erro. A depender do software, você ainda consegue integrá-lo ao seu sistema de meios de pagamento.

Dicas para não errar na conciliação bancária

Essas dicas vão, principalmente, para quem faz conciliação bancária manual. Acompanhe!

Lance as movimentações na planilha: crie o hábito de registrar, com frequência, os dados de entrada e saída de dinheiro para não deixar acumular. Lá, você pode anotar tudo — desde recebimentos de clientes, até pagamento a fornecedores, funcionários, tarifas bancárias e impostos.

Compare com seu extrato bancário: defina um prazo para verificar, de tempos em tempos, se os valores do extrato bancário e do “extrato manual” estão compatíveis. Analise todos os detalhes do extrato, inclusive as datas de entrada e de saída do dinheiro.

Verifique se há erros nos extratos: se você identificar qualquer divergência entre os dados do controle interno e do extrato, encontre a origem do erro. Se perceber que o problema está no seu banco, por exemplo, solicite a compensação dos valores indevidos. Além disso, não esqueça de guardar todos os documentos, como notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento.

Como a Efí pode te ajudar? ?

A Efí é a Conta Digital parceira do seu negócio e com todos os benefícios que você merece.

Um deles é a exportação fácil de extrato financeiro em diversos formatos: OFX, CSV, Json, XLS (Excel) e PDF. Antes de gerar o extrato, você pode configurá-lo de acordo com o período e tipo de transação.

Se quiser visualizar pagamentos confirmados no dia atual ou em dias anteriores que ainda não foram disponibilizados em seu saldo, basta utilizar um filtro para “Lançamentos Futuros”.

E não é só isso. A API Pix também conta com uma ferramenta de extrato de conciliação para facilitar a sua conciliação bancária. Com a integração desse endpoint, a API passa a encaminhar, de forma automática, um arquivo diário com os principais dados do Pix — pagamentos recebidos, enviados e devoluções.

Sem contar que no app você tem todas as ferramentas necessárias para reduzir a inadimplência e fazer uma boa gestão do dinheiro e dos seus clientes.

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E aí, conseguiu entender o que é conciliação bancária? Espero que sim! Se você gosta deste tipo de assunto e quer se aprofundar ainda mais no mundo do empreendedorismo, baixe nosso e-book: Como otimizar sua gestão financeira com a Efí.

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