Conciliação bancária: saiba o que é, tipos, como fazer, modelo e dicas

Conciliação bancária é um comparativo entre o extrato da sua conta bancária e das anotações feitas no seu controle financeiro interno — que pode ser registrado em planilhas ou softwares de controle de caixa, por exemplo. 

Essa é uma forma de organizar as despesas, os recebimentos e o saldo disponível da sua empresa e verificar se há divergências entre o seu extrato bancário e o seu “extrato manual”. O ideal é que esses dois saldos sejam sempre os mesmos.

Um levantamento do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostrou que 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos por má gestão. Por isso, é essencial entender bem conceitos como esse para fazer a sua gestão decolar.

Para entender melhor como funciona e quais benefícios, continue a leitura!

Índice

1. Como funciona a conciliação bancária?
2. Por que é importante fazer conciliação bancária?
3. Quais são os tipos de conciliação bancária?
4. Onde se aplica a conciliação bancária?
5. Com qual frequência a conciliação bancária deve ser feita?
6. Quem é responsável pela conciliação bancária?
7. Qual é a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?
8. Como fazer conciliação bancária?
9. Dicas para não errar na conciliação bancária
10. Como a Efí pode te ajudar?

Como funciona a conciliação bancária?

O ideal é que o seu negócio tenha precisão nos registros financeiros. Por essa razão, a conciliação bancária é um processo essencial para garantir isso. É feita uma comparação dos registros financeiros internos com os extratos bancários fornecidos pelo seu banco.

Esse processo ajuda a identificar e corrigir eventuais discrepâncias, como erros de lançamento ou fraudes.

Vamos ilustrar com um exemplo: imagine que um dono de lanchonete faturou, em um dia, R$ 350 só pelo Pix. Cada compra foi anotada em seu controle interno — nessa hipótese, em uma planilha de Excel. 

Desses R$ 350, R$ 125 foram destinados ao pagamento de despesas. Ou seja, restou um total de R$ 225 no caixa. No final do expediente, ele emitiu o extrato bancário para comparar se o valor final anotado na planilha era o mesmo da conta. Isso tem um nome: conciliação bancária. 

No exemplo citado, usamos o Pix. Mas esse processo vale para qualquer forma de recebimento, ok? Além disso, cada empresa pode escolher um ciclo contábil diferente. 

Isto é, a conciliação bancária pode ser feita diariamente, semanalmente, mensalmente ou como você achar melhor. Esse intervalo vai depender do perfil de cada empresa e da quantidade de movimentações financeiras. 

Por que é importante fazer conciliação bancária?

Agora que você já entendeu o que é conciliação bancária, fica mais simples te explicar a razão pela qual esse cuidado é tão importante.

Monitorar as entradas e as saídas de dinheiro é uma estratégia para ter mais previsibilidade sobre o caixa, evitar surpresas indesejadas e garantir a saúde financeira do seu negócio.

Por meio desse acompanhamento, você consegue:

• identificar fraudes internas;
• verificar quais são os clientes devedores;
• ter uma projeção mais realista do seu fluxo de caixa;
• corrigir prejuízos imediatos;
• ficar atualizado(a) sobre o seu saldo bancário;
• evitar problemas com a Receita Federal;
• ter mais precisão nas tomadas de decisão.

Quais são os tipos de conciliação bancária?

Cuidar da parte financeira da sua empresa é uma ação estratégica. Mantendo todos os registros e, claro, por meio da conciliação bancária, você estará no caminho certo para o sucesso do seu negócio. 

Conheça os principais tipos de conciliação bancária para te ajudar a entender qual se adapta melhor à realidade do seu negócio.

Conciliação bancária diária

A sua empresa possui um grande volume de transações? A conciliação bancária diária é ideal. Ao comparar os registros internos com os extratos bancários todos os dias, você pode identificar e corrigir rapidamente quaisquer discrepâncias, como lançamentos incorretos ou fraudes. 

Esse tipo oferece um controle rigoroso sobre o fluxo de caixa, garantindo que a sua empresa tenha uma visão clara e atualizada das suas finanças.

Conciliação bancária semanal

Se o seu negócio tem um volume moderado de transações financeiras, talvez a conciliação semanal seja a melhor opção. Fazer essa comparação semanalmente permite que você mantenha os seus registros financeiros precisos sem a necessidade de verificações diárias, economizando tempo enquanto ainda assegura a detecção de erros e ajustes necessários.

Conciliação bancária mensal

A conciliação bancária mensal é comum em empresas menores ou com menos transações. Ao final de cada mês, você compara os seus registros internos com os extratos bancários para garantir que tudo esteja correto. Esse modelo é importante para a preparação de relatórios financeiros mensais e para a tomada de decisões estratégicas.

Conciliação bancária automática

A tecnologia facilita tudo, inclusive, a conciliação bancária. Com softwares específicos, os registros internos são comparados automaticamente com os extratos bancários, reduzindo a necessidade de intervenção manual e minimizando erros. 

O processo de conciliação automática é especialmente adotado por empresas que visam otimizar os processos financeiros.

Conciliação bancária manual

Como todo processo manual, esse tipo de conciliação é mais trabalhosa, porém, ainda é usada. Ela é, normalmente, feita por empresas que não possuem acesso a softwares avançados.

Cada tipo tem suas vantagens. Por isso, ele deve ser escolhido conforme o volume de transações, levando em conta as necessidades específicas da sua empresa. 

Onde se aplica a conciliação bancária?

A conciliação bancária pode ser aplicada em diversos contextos. Porém, no final, o objetivo é o mesmo: fazer a comparação para identificar diferenças e ajustar informações para garantir um fluxo correto dos dados financeiros. Veja, abaixo, alguns exemplos.

• Empresas: permite identificar erros, controlar o fluxo de caixa, prevenir fraudes, apurar resultados com mais confiabilidade e atender às exigências legais;
• Gerenciamento de projetos: em projetos com movimentação financeira, a conciliação bancária garante a rastreabilidade dos recursos e facilita a prestação de contas;
• Contabilidade: auxilia na apuração de impostos, na elaboração de balancetes e nas demonstrações financeiras precisas.

Com qual frequência a conciliação bancária deve ser feita?

Essa é uma questão bem relativa. Afinal, a frequência ideal para fazer a conciliação bancária dependerá das necessidades e do volume de transações da sua empresa. 

Os negócios que fazem muitas movimentações financeiras diárias, como lojas, podem necessitar de uma conciliação diária para garantir precisão nos registros. Já empresas com menor volume de transações, como prestadoras de serviços, podem optar por uma frequência semanal ou até mensal. 

Quem é responsável pela conciliação bancária?

Os profissionais responsáveis pela conciliação bancária podem ser contadores, profissionais de finanças, especialistas em balancetes, além de administradores. Entretanto, em empresas menores, tanto o proprietário quanto o gerente financeiro podem fazer essa tarefa.

Qual é a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?

Um jeito fácil de diferenciar esses dois conceitos é pensar que você sempre vai precisar do fluxo de caixa para fazer a sua conciliação bancária.

Ou seja, o fluxo de caixa é o controle interno de tudo o que a sua empresa paga e recebe em um determinado período. 

Se há mais dinheiro entrando do que saindo, o seu negócio está dando lucro. No entanto, se você está gastando mais do que ganha, significa que está tendo prejuízo.

Na conciliação bancária, você vai usar esse parâmetro de valores para verificar se os dados registrados estão de acordo com o extrato do seu banco ou conta digital.

Entenda por que o fluxo de caixa é essencial para a sua empresa.

Como fazer conciliação bancária?

Existem duas maneiras de fazer a conciliação bancária. Entenda mais sobre cada uma delas.

Conciliação bancária manual

A conciliação bancária manual é um processo que requer atenção e método. Para fazê-la, é só seguir os passos abaixo:

1. coleta de dados: reúna todos os extratos bancários do período a ser conciliado e os registros internos das transações financeiras;
2. comparação de registros: compare cada entrada e saída de dinheiro nos registros internos com os extratos bancários, linha por linha;
3. identificação de discrepâncias: marque qualquer diferença entre os valores registrados e os extratos bancários;
4. correção de erros: investigue e corrija os erros encontrados, seja ajustando os registros internos ou esclarecendo com o seu banco.

Conciliação bancária automática 

Empresas com movimentações financeiras mais intensas usam a conciliação bancária automática. Softwares são usados para simplificar o processo. A grande vantagem é que esse sistema automatiza todo o processo de comparação. Assim, é possível fazer a conciliação com mais frequência e com menos chances de erro. Siga o passo a passo:

1. Importação de dados: use um software de conciliação que importe automaticamente os extratos bancários e os registros financeiros internos;
2. Automação da comparação: o software compara os registros e identifica discrepâncias automaticamente;
3. Alerta de discrepâncias: o sistema alerta sobre quaisquer diferenças encontradas para ser revisadas;
4. Corrija: use as ferramentas do software para ajustar os registros rapidamente ou entenda melhor cada questão e aja para ajustar.

Dicas para não errar na conciliação bancária

Essas dicas serão úteis, principalmente, para quem faz conciliação bancária manual. Acompanhe!

1. Lance as movimentações na planilha: crie o hábito de registrar, com frequência, os dados de entrada e saída de dinheiro para não deixar acumular. Lá, você pode anotar tudo — recebimentos de clientes, pagamento a fornecedores, funcionários, tarifas bancárias e impostos;
2. Compare com o seu extrato bancário: defina um prazo para verificar, de tempos em tempos, se as quantias do extrato bancário e do “extrato manual” estão compatíveis. Analise todos os detalhes do relatório, inclusive as datas de entrada e de saída do dinheiro;
3. Verifique se há erros nos extratos: se você identificar qualquer divergência entre os dados do controle interno e do extrato, encontre a origem do erro. Se perceber que o problema está no seu banco, por exemplo, peça a compensação dos valores indevidos. Além disso, não esqueça de guardar todos os documentos, como notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento.

Como a Efí pode te ajudar?

A Efí é a Conta Digital parceira do seu negócio com todos os benefícios que você merece. 

Uma das vantagens é a exportação fácil do extrato financeiro em diversos formatos: OFX, CSV, Json, XLS (Excel) e PDF. Antes de gerar o extrato, você pode configurá-lo conforme o período e tipo de transação. 

Se quiser visualizar pagamentos confirmados no dia atual ou em dias anteriores que ainda não foram disponibilizados em seu saldo, basta usar um filtro para “Lançamentos Futuros”.

E não é só isso! A API Pix também conta com uma ferramenta de extrato de conciliação para facilitar a sua conciliação bancária. Com a integração desse endpoint, a API passa a encaminhar, de forma automática, um arquivo diário com os principais dados do Pix — pagamentos recebidos, enviados e devoluções. 

Sem contar que no app você tem todas as ferramentas necessárias para reduzir a inadimplência e fazer uma boa gestão do dinheiro e dos seus clientes. 

Ainda não tem uma Conta Digital para o seu negócio? Conheça a Conta Efí Empresas e experimente dezenas de recursos pensados para simplificar e automatizar os seus recebimentos e a sua gestão financeira. Abra já sua conta grátis!