Sistema de cobrança: como escolher e implementar no seu negócio

O sistema de cobrança é uma solução que simplifica e otimiza todo o processo de pagamento, desde a emissão da cobrança até o controle de recebimentos.

A ferramenta pode conter várias funcionalidades: além de simplesmente registrar cobranças, realizam ações como envio de lembretes de vencimento, monitoramento de inadimplência, análise de relatórios financeiros e armazenamento seguro dos dados.

Essa tecnologia permite reduzir erros e falhas, duplicidade de cobranças, garante um fluxo de caixa mais previsível, economia de tempo e, assim, claro, melhora a experiência do seu cliente. Saiba mais!

Quais são os tipos de sistemas de cobrança?

Existem diferentes tipos de sistemas de cobrança, como:

• sistemas de cobrança online: permite o acompanhamento dos processos envolvidos na gestão financeira da empresa por meio de um site ou aplicativo;
• sistemas de cobrança automatizados: permitem que softwares proprietários integrem via API e realizem todo o processo de gestão de cobrança de forma automatizada.

Vale lembrar que é possível aproveitar as vantagens desses dois sistemas em uma única plataforma. É o caso do Efí Bank, por exemplo, que permite fazer cobranças online de forma automatizada, contribuindo para que a sua gestão financeira seja ainda mais ágil.

Quais são as vantagens do sistema de cobrança? 

Seja qual for o segmento do seu negócio, um sistema de cobrança pode ser uma boa alternativa para automatizar e otimizar o recebimento de pagamentos.

Conheça as principais vantagens dessa solução!

Automatização na emissão e no envio de cobranças

Utilizar um sistema de cobrança automatizado ajuda a sua empresa a agilizar o processo de gerar e enviar cobranças por Pix, boleto ou cartão de crédito.

Dessa forma, o trabalho manual é reduzido, além de minimizar as chances de erros comuns, causados pelo preenchimento manual de planilhas e de outras formas de registro.

O sistema de cobrança também permite um acompanhamento organizado de cada pagamento, que certifica que cada cobrança chegue aos clientes, de um jeito rápido e seguro.

Envio automatizado de lembretes de cobrança

Outro recurso que pode fazer toda a diferença no seu negócio é a régua de cobrança, uma solução que contribui para manter um fluxo de caixa saudável e, claro, reduzir a inadimplência.

Seus clientes recebem lembretes automáticos, por e-mail, SMS ou outros canais, lembrando as datas de vencimento e comunicando atrasos. Essa automação é uma ajuda a mais para manter as contas em dia sem precisar de cobranças frequentes ou de ligações desconfortáveis.

Conciliação bancária simplificada

Outra vantagem é deixar o processo de conciliação bancária mais simples e eficiente. O sistema de cobrança permite que todos os dados de pagamentos, recebimentos e cobranças sejam registrados de forma centralizada. Dessa forma, você pode acompanhar todas as transações do seu negócio em um só lugar, com rapidez.

A visualização dos valores recebidos fica fácil e ainda contribui para a organização da sua gestão, reduzindo erros e ajudando a sua equipe a focar em outras demandas importantes para o crescimento do negócio.

✨ Conheça o extrato de conciliação bancária: novo endpoint da API Pix do Efí Bank

Profissionalização do negócio e inovação

Apostar na tecnologia significa também profissionalizar o seu negócio. Hoje, as maiores e mais importantes companhias do mundo se destacam no mercado por conta das inovações e das novas possibilidades que oferecem aos seus clientes.

Opções como o Pix via Open Finance, que reduz a jornada de compra e melhora a experiência do usuário, e o Pix Recorrente, que facilita a cobrança de serviços de recorrência, são exemplos de inovações possíveis com um bom sistema de cobrança.

Ou seja, com as ferramentas certas, além de equiparar a sua empresa com os melhores sistemas, será criado o ambiente necessário para ela crescer naturalmente.

Otimização dos processos 

Outra vantagem é a otimização dos processos, o que significa que as informações são gerenciadas com maior precisão. As ferramentas disponibilizadas pelos sistemas de cobrança oferecem resumos financeiros, extratos diferenciados por períodos, entre outros dados valiosos para o gestor da empresa.

Essa otimização também possibilita evitar erros na cobrança recorrente, já que a organização e o fluxo de informações é feita de forma automática, reduzindo a chance de inserir dados incorretos.

Além disso, os processos do departamento financeiro serão facilitados, feitos com mais segurança e agilidade. A qualquer momento, o gestor conseguirá obter informações importantes, como pagamentos recebidos e o que está pendente. Assim, ele garante um planejamento mais efetivo das transações e conta com atualizações em tempo real.

Redução de erros e atrasos 

A automatização de processos é um passo bastante estratégico para a sua empresa ser mais precisa e estratégica.

Quando a sua empresa reduz a dependência de tarefas manuais, a automação minimiza erros como valores incorretos e duplicidade de cobranças, que podem prejudicar o relacionamento com o cliente, além do fluxo financeiro.

E mais: a cobrança automatizada ajuda a garantir que o envio das cobranças seja feito no prazo certo, diminuindo a chance de atrasos no recebimento e, consequentemente, reduzindo a inadimplência dos seus clientes.

Melhora no fluxo do caixa 

A rapidez no processo de cobrança impacta diretamente o fluxo de caixa da sua empresa. Nesse pacote de vantagens, ter um sistema de cobrança proporciona mais controle e previsibilidade financeira.

Com um sistema de cobrança como aliado, os recebimentos se tornam mais pontuais, o que possibilita uma melhor distribuição dos recursos e a realização de investimentos estratégicos.

Tendo um fluxo de caixa mais estável, a sua empresa pode planejar com mais segurança, evitando apertos financeiros e mantendo a sustentabilidade do negócio.

Economia para a empresa 

Por fim, ter um sistema de cobrança também traz benefícios financeiros. Com essa ferramenta, a empresa não terá gastos para o envio de boletos físicos, por exemplo, já que tudo é feito por e-mail.

Como as ações são automáticas, os gastos com funcionários no setor de cobrança também serão reduzidos. Além disso, os sistemas de cobrança automatizados cobram tarifas menores do que os bancos para fazer as transações.

Como escolher um sistema de cobranças? 

Um bom sistema de cobranças precisa ser completo e atender às diversas formas de pagamento, como Pix, cartões e boletos, além de oferecer integrações que facilitem a conexão com outras ferramentas usadas no dia a dia.

Também é preciso avaliar diversos pontos, como segurança de dados, interface intuitiva, entre outros. Para que a sua escolha seja bem-sucedida, separamos alguns pontos importantes para você levar em consideração.

Analise as necessidades do seu negócio 

Antes de escolher um sistema de cobrança, você precisa mapear as necessidades específicas do seu negócio. Cada empresa tem particularidades, seja no tipo de produto ou serviço oferecido, seja na forma de interagir com os clientes.

Um sistema eficiente deve se adequar a essas características, facilitando o gerenciamento financeiro e o aprimorando da experiência do seu cliente. Além disso, funcionalidades como régua de cobrança para enviar lembretes automáticos e uma carteira de cobrança flexível podem ajudar a atender de forma mais personalizada a sua operação.

Entenda as possibilidades de escalabilidade e personalização

À medida que a sua empresa evolui, o sistema de cobrança também precisa ser capaz de acompanhar o crescimento, processando volumes maiores de cobranças, sem comprometer a eficiência.

Por sua vez, ter capacidade de personalização vai ajudar na missão de adaptar as funcionalidades da ferramenta ao momento em que a sua empresa vive, configurando o sistema conforme as necessidades de cobrança e gestão financeira.

Afinal, ter que mudar de plataforma sempre que o seu negócio crescer ou realizar uma mudança pode causar grandes problemas.

Verifique a garantia de segurança das informações 

Os dados sensíveis que a sua empresa trata precisam estar seguros. Por isso, procure por sistemas de cobrança que utilizem recursos robustos de segurança, como criptografia avançada e autenticação em duas etapas, por exemplo.

Dessa forma, além de garantir que os dados dos seus clientes e da sua empresa estejam em boas mãos, você ainda age conforme a Lei Geral de Proteção de Dados.

Garanta que o sistema tenha suporte e atualizações frequentes 

Suporte técnico é outro fator que conta muito, afinal, a sua gestão não pode ficar desprotegida, muito menos parar a operação. Por isso, o sistema escolhido por você precisa contar com um suporte técnico acessível, ágil e eficiente para solucionar dúvidas e problemas, de forma que não impacte no seu negócio.

Outro ponto importante é poder contar com atualizações frequentes, garantindo segurança, correto funcionamento e se ajustando às novas demandas tecnológicas e a outros requisitos operacionais.

Como implementar um sistema de cobrança? 

Para te ajudar a prosperar o seu negócio com ajuda de um sistema de cobrança, preparamos um passo a passo de como implementar a ferramenta na sua empresa. Confira!

Defina os seus objetivos

Entenda melhor qual é a necessidade da gestão da sua empresa: reduzir inadimplência, otimizar experiência do cliente, automatizar tarefas, aumentar a produtividade ou todas elas. Ter essa informação em mente ajuda a escolher o melhor sistema e serve para nortear e medir os resultados após a implementação.

Escolha a ferramenta ideal

Agora, é hora de escolher uma ferramenta adequada para a sua operação, alinhada com os objetivos traçados por você. Existem diversas opções no mercado, desde plataformas de gestão online até ERPs com sistemas de cobrança integrados. 

Se o seu negócio busca uma solução moderna, com plataforma online, app e APIs, o Efí Bank pode ser a escolha ideal. Feito para receber pagamentos online e para a sua empresa vender mais, ainda oferece gestão de cobranças, API Pix, links de pagamento e muito mais.

Configure o sistema

Escolha feita? É hora de configurar conforme as particularidades da sua operação. Isso envolve definir os tipos de pagamento que você deseja oferecer, além dos canais de comunicação e regras de cobrança. Esse ajuste garante que o sistema opere conforme o seu fluxo financeiro.

Estabeleça uma régua de cobrança

Ao ter o sistema de cobrança configurado e implementado, é hora de estruturar uma régua de cobrança, determinando prazos, intervalos e meios de cobrança. Tudo isso atendendo à realidade da sua gestão.

Outra dica importante é implementar o sistema de forma gradual, treinando os colaboradores e certificando-se de que todos estão operando o recurso da forma correta.

Monitore e avalie o desempenho

Feita a implementação e com o sistema de cobrança operando, é hora de acompanhar! Monitore regularmente o desempenho do sistema de cobrança. Avalie se ele está atendendo aos objetivos definidos inicialmente e busque ajustes conforme necessário.

Feito isso, é só colher os frutos da evolução do seu negócio. Contar com um sistema de cobrança é estar alinhado com grandes players do mercado, ganhando em agilidade e reduzindo erros e inadimplência.

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