Fluxo de caixa: o que é e como fazer um controle eficiente

O fluxo de caixa é fundamental para manter o controle das finanças tanto de grandes quanto de pequenas empresas. Com ele, é possível ter uma visão clara das entradas e das saídas de dinheiro, com um monitoramento em tempo real da saúde financeira do negócio.

A lógica é simples: se há mais dinheiro entrando do que saindo, o fluxo de caixa será positivo. No entanto, se a empresa está gastando mais do que ganha, o resultado é negativo.

Explicaremos, com detalhes, o passo a passo para trabalhar da forma correta com esses números. Confira!

Como funciona o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que permite fazer o controle das movimentações financeiras da empresa. Com ele, é possível registrar o dinheiro que entra e sai do negócio, além de acompanhar a saúde financeira da empresa, planejando pagamentos e recebimentos de forma eficiente.

As entradas incluem receitas como os valores gerados com a venda de produtos ou prestação de serviços. Já as saídas, incluem despesas diversas, como pagamentos de salários, impostos e fornecedores.

Na prática, o fluxo de caixa funciona como um diagnóstico da saúde financeira do negócio, apontando a necessidade de capital e a disponibilidade de dinheiro ao longo do tempo.

Qual é a importância do fluxo de caixa?

Imagine: você tem um bom fluxo de cliente todos os meses, mas quando vai pagar o fornecedor percebe que falta dinheiro.

Essa é uma situação mais comum do que você imagina, e significa que a organização financeira da empresa não está tão legal assim.

O caixa pode ser imaginado como o instrumento que guarda o dinheiro recebido nas vendas, além de ser, também, de onde sai aquele dinheiro para comprar algo e fazer investimentos. O fluxo nada mais é do que controlar essas saídas para que as entradas sejam maiores e, assim, gerem lucro.

Por isso, ter uma análise objetiva e realizar um controle de caixa eficiente é essencial para qualquer empresa.

Isso independe do tamanho da empresa: pode ser autônomo, micro ou uma multinacional. Assim, o negócio terá garantia de lucro, o que é imprescindível para o crescimento e a manutenção do empreendimento.

Quando usar o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa precisa fazer parte do seu dia a dia, trazendo informações atualizadas e relevantes sobre as finanças.

Na hora de fazer análises financeiras regulares, como no final do trimestre ou durante a criação do orçamento do próximo ano, o fluxo de caixa é de grande ajuda. Com ele, você consegue entender como está a saúde financeira da empresa, além de identificar problemas de liquidez e definir quais ações tomar.

Ele também é muito útil para planejamentos de curto prazo, sabia? Ao saber quais são as necessidades de recursos e quais são os valores disponíveis, há como prever o dinheiro que estará disponível para cobrir despesas.

Ainda, o fluxo de caixa é essencial para apoiar decisões estratégicas. Antes de definir se esse é o momento de investir em melhorias ou em uma expansão, vale dar uma olhada no fluxo de caixa para entender como estão as finanças.

Com que frequência se faz o fluxo de caixa?

Como o fluxo de caixa fornece informações tão relevantes, ele precisa ser feito de maneira contínua. Essa é uma forma de criar uma base de dados para fazer comparações e acompanhar a evolução financeira do negócio.

Porém, a frequência depende das necessidades da sua empresa e da movimentação financeira:

negócios com grande movimentação financeira: o ideal é fazer fluxo de caixa todos os dias, pois o controle é mais preciso;
negócios com média movimentação financeira: o fluxo de caixa pode ser feito semanalmente, sem perdas no nível de controle;
negócios com baixa movimentação financeira: é possível fazer uma análise quinzenal ou mensal do fluxo de caixa.

Tipos de fluxo de caixa

A matemática divide esse método em diferentes estilos. Abaixo, você pode conhecer quais tipos de fluxo de caixa que existem:

operacional: calcula as receitas e as despesas, mas não contabiliza a necessidade de investimentos e capital de giro;
direto: calcula todos os custos e receitas, inclusive os de investimentos — é o tipo mais realizado;
indireto: analisa os lucros e os custos de determinado período para melhorar os resultados com o passar do tempo;
projetado: projeta, a partir dessas análises, quanto de gastos e de receitas a empresa deve ter para crescer no mercado;
livre: calcula quanto a empresa precisa ganhar em meses ou anos para atingir as metas propostas;
descontado: contabiliza o valor real da empresa para vendê-la em parte ou completamente.

Quais são os benefícios do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa oferece diversas vantagens, sendo um aliado fundamental para o sucesso da sua empresa. Com ele, você pode fazer uma gestão financeira com mais precisão e ainda aproveita outros benefícios importantes.

Veja quais são alguns deles:

visão clara, precisa e em tempo real da saúde financeira do negócio;
planejamento efetivo dos pagamentos para honrar compromissos financeiros;
apoio à tomada de decisões estratégicas;
maior proteção contra imprevistos financeiros, como períodos de baixa nas vendas;
identificação de oportunidades para economizar, graças à análise das saídas;
apoio ao crescimento sustentável do negócio;
maior estabilidade financeira para a empresa.

O que devo registrar no fluxo de caixa?

Para gerenciar o seu fluxo de caixa da forma certa, é importante saber quais informações você deve registrar. Sua primeira preocupação deve ser registrar todas as entradas de receitas. Isso inclui os ganhos com a venda de produtos no período, com a prestação de serviços e outras fontes de renda.

Nas saídas, inclua as despesas operacionais, como os salários e os custos fixos para manter o negócio funcionando. Estamos falando de gastos como o aluguel, a conta de energia e de internet, por exemplo.

Ainda, o seu fluxo de caixa deve incluir os pagamentos a fornecedores e os impostos. Assim, a ferramenta cobre todas as movimentações financeiras da empresa e oferece uma visão completa sobre tudo o que você precisa conferir.

Principais erros no controle do fluxo de caixa

Para aproveitar ao máximo essa ferramenta, é essencial conhecer os erros no fluxo de caixa mais comuns:

não registrar corretamente as entradas e as saídas, por menores que sejam;
não identificar as movimentações do fluxo de caixa;
deixar de separar custos fixos e variáveis;
misturar contas pessoais e profissionais;
não considerar as contas a receber e a pagar, ficando sem visão do futuro;
não atualizar as informações de forma periódica;
não buscar oportunidades de melhoria contínua.

Sabendo que esses erros podem afetar o seu fluxo de caixa, é essencial ter atenção para evitá-los. Com os cuidados necessários, essa ferramenta será bastante útil para a sua gestão financeira.

Como calcular o fluxo de caixa?

Tudo depende da forma como você prefere fazer, mas queremos facilitar a sua vida, por isso vamos ensinar o passo a passo para calcular o fluxo de caixa de forma automatizada, ok? Então:

liste todas as entradas de receita, registrando as informações com datas específicas;
anote as saídas de despesas, separando os valores entre gastos fixos e variáveis;
divida os dados em períodos, conforme a frequência escolhida, como diariamente, semanalmente ou mensalmente;
use um sistema de pagamento eficiente, inclusive para automatizar os pagamentos e recebimentos da sua empresa;
mantenha um controle de pagamento completo para garantir que todos os dados estejam corretos;
repita essa operação periodicamente.

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Dicas para um bom fluxo de caixa empresarial

A seguir, confira algumas dicas importantes para que o fluxo de caixa funcione, seja objetivo e cumpra com o próprio dever no seu negócio.

Saiba a diferença entre o fluxo de caixa e o lucro

O primeiro passo é entender que fluxo de caixa e lucro são coisas distintas.

Alguns consultores alertam para um erro comum: olhar apenas o lucro e esquecer do caixa. Muitas vezes, não adianta saber se a empresa teve lucro ou não em determinado período. É o fluxo de caixa que determinará a capacidade de gerar receita e mensurar o seu real valor.

Atenção, pois o lucro é enviado pelo seu contador por meio da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Já quem tem o controle sobre o fluxo de caixa é o seu setor financeiro. Por isso, analise esses dois documentos de forma conjunta, assim como outros que informem sobre a realidade financeira da empresa.

Tenha liquidez

Lembre-se de que muitas empresas fecham as portas não por falta de lucro, mas por falta de liquidez no caixa. Assim, já dá para ter uma ideia da importância em manter o fluxo de caixa sempre sob controle.

De que adianta lucrar no fim do ano fiscal, se no meio dele a empresa não conseguiu cumprir os compromissos?

Isso pode acontecer por vários motivos: inadimplência dos clientes, investimentos altos desnecessários, distribuição de lucros não compatível com a capacidade de gerar capital.

Para evitar esses problemas, é necessário ter estratégia e eficiência! A inadimplência, por exemplo, pode ser reduzida com algumas técnicas que podem até zerar o número de devedores.

🔶 O que é inadimplência e como o Efí Bank te ajuda a reduzir esse problema?

Tome decisões na hora certa

De posse do relatório de fluxo de caixa, o gestor saberá se há falta ou sobra de dinheiro. Assim, ele estará apto a tomar decisões para otimizar as estratégias.

Imagine que o resultado do mês se encontre negativo: não seria hora de lançar uma promoção e queimar o estoque? Por outro lado, se estiver com folga, não seria o momento de fazer investimentos em equipamentos ou na melhoria da estrutura da empresa?

Tudo isso pode e deve ser decidido a partir da análise não apenas do fluxo, mas de toda a estrutura financeira. Até mesmo a reposição de estoque pode ser decidida assim.

Por isso, tenha sempre um método bem eficiente e objetivo para saber a hora de tomar cada decisão.

Melhore a gestão de cobrança

Os números do fluxo de caixa são importantes para melhorar a gestão da empresa como um todo. Porém, eles também servem para repensar o sistema de cobrança.

Quando esses números teimam em ficar no negativo, isso quer dizer que a empresa pode estar queimando o capital de giro. Isso faz com que haja necessidade de descobrir o motivo.

Será que os clientes estão pagando em dia? Quando eles não pagam, a cobrança é feita de maneira rápida e eficiente? Pode ser esse o motivo que está afetando o seu caixa, como também podem ser outros. Por isso, o essencial é ter uma análise bem completa, feita de tempos em tempos.

Em períodos de baixo crescimento ou prejuízos, crie relatórios semanais. Já em épocas de desenvolvimento, eles podem ser quinzenais ou até mensais. O que não pode é deixar de crescer e, muito menos, não descobrir o motivo desse estacionamento ou recessão.

Planeje o futuro

Planejar o futuro é agir de forma estratégica. Você deve observar se as entradas previstas serão ou não suficientes para honrar os compromissos no próximo mês.

Pense em soluções para evitar problemas como esse. Pode ser que você precise recorrer às linhas de crédito, mas, às vezes, com alguns cortes essa questão já pode ser resolvida.

Por fim, pense sempre estrategicamente. Busque soluções que afetem da menor forma possível a vida financeira da sua empresa. Só recorra a empréstimos e créditos se isso for extremamente necessário e se você tiver certeza que poderá pagá-los. Tenha em mente que se o caixa estiver em ordem, o lucro também estará.

Simplifique o seu fluxo de caixa com o Efí Bank

Dominar a criação e o controle do fluxo de caixa é essencial para o sucesso do seu negócio. Com ele, fica mais fácil planejar e tomar decisões que ajudam a empresa a crescer e se consolidar.

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