Controle de pagamento: saiba o que é, benefícios, como fazer e mais

Ter organização é o segredo para muitas coisas darem certo, seja em casa, na sua vida profissional, nas contas pessoais e, claro, no financeiro da sua empresa. 

Esse também é um dos aspectos mais críticos para garantir que as finanças do seu negócio sejam saudáveis e o faça evoluir. Por isso, um controle de pagamento eficiente faz com que tudo esteja em seu devido lugar.

Pensando nisso e em esclarecer mais sobre as formas de controlar as entradas e saídas do caixa, preparamos um artigo com tudo que você precisa saber para ter uma gestão financeira organizada e eficiente. Veja!

Índice

1. O que é controle de pagamento?
2. Como funciona o controle de pagamento de clientes?
3. Por que fazer controle de pagamento dos clientes?
4. Quais são os benefícios de ter um controle de pagamentos estruturado?
5. Quais são os métodos para controlar os pagamentos dos clientes?
6. Automação de processos
7. Controle por planilhas
8. Centralização de informações em ERP
9. Como fazer o controle de pagamento de clientes?
10. Como elaborar uma planilha de controle de pagamentos dos clientes?
11. Outras dicas
12. Como gerenciar os prazos de pagamento?

O que é controle de pagamento?

O controle de pagamento é uma prática essencial para a saúde financeira de qualquer negócio. Ele consiste em monitorar e gerenciar todas as transações financeiras, garantindo que os pagamentos sejam feitos e recebidos nos prazos estabelecidos. 

Entre as diversas rotinas, envolve registrar cada pagamento, verificar a quitação de boletos, identificar inadimplências e manter um histórico atualizado das movimentações financeiras e do fluxo de caixa da empresa. 

Um bom gerenciamento de pagamentos pode evitar grandes problemas como atrasos, multas e inadimplência, além de facilitar o planejamento financeiro e ser um aliado na tomada de decisões estratégicas. 

Como funciona o controle de pagamento de clientes?

Fazer o controle de pagamento de clientes vai te ajudar a ter um fluxo de caixa mais saudável. Além disso, irá garantir que os pagamentos sejam recebidos corretamente e no prazo de forma que o seu negócio possa planejar melhor as finanças. 

Esse processo começa com a emissão de faturas detalhadas, nas quais são especificados os valores devidos e as datas de vencimento. Elas podem ser enviadas diretamente por e-mail, o que já facilita o processo de cobrança.

O controle de pagamentos e recebimentos também envolve o monitoramento constante. Cada pagamento efetuado é registrado no sistema financeiro da empresa, vinculado ao cliente e à fatura correspondente. Manter esses registros atualizados permite um histórico claro e detalhado das transações, o que facilitará a sua gestão financeira.

Também vale fazer uma análise regular dos dados de pagamentos, identificando tendências e problemas recorrentes, ajudando a melhorar os processos internos e a criar estratégias para incentivar pagamentos pontuais. 

Por que fazer controle de pagamento dos clientes?

Vários fatores explicam o porquê de fazer o controle de pagamento dos clientes. Afinal, é um meio que ajuda a evitar débitos, inadimplências e prejuízos. 

No entanto, existem outras razões que confirmam que essa alternativa é importante. Veja quais são!

• Identificação de inadimplências: permite detectar, rapidamente, pagamentos em atraso e tomar medidas para resolver a situação;
• Relacionamento com clientes: ajuda a manter uma comunicação clara e eficaz, promovendo confiança e fidelidade;
• Tomada de decisões: fornece dados precisos fundamentais para o planejamento financeiro e estratégico da empresa;
• Cumprimento de obrigações: assegura que a organização cumpra as suas obrigações fiscais e legais, evitando multas e penalidades.

Quais são os benefícios de ter um controle de pagamentos estruturado?

Os benefícios de estruturar uma gestão de pagamentos no seu negócio estão relacionados, em primeiro lugar, com o fato de proporcionar uma visão clara e precisa do fluxo de caixa.

Isso permite um melhor planejamento financeiro e previsibilidade das receitas e despesas, fazendo com que se tome decisões estratégicas e evite surpresas desagradáveis.

Em segundo lugar, existem mais algumas vantagens que essa opção oferece, sendo:

• maior controle sobre os recebimentos;
• transparência para as partes envolvidas;
• ajuda a identificar gargalos e oportunidades;
• permite ter uma análise de tendências de gastos.

Os benefícios dessa alternativa são muitos e, com certeza, fazem toda a diferença no resultado e no crescimento da sua empresa. 

Quais são os métodos para controlar os pagamentos dos clientes?

Existem métodos eficazes para fazer o gerenciamento de pagamentos dos clientes. Cada um atende a uma realidade e perfil diferente de negócio. Veja quais são os principais.

Automação de processos

A automação de processos financeiros utiliza plataformas especializadas para registrar e acompanhar recebimentos de forma automatizada. 

Essas plataformas oferecem funcionalidades como emissão de boletos, recebimento por cartão de crédito e Pix, lembretes de vencimento e integração de meios de pagamentos eletrônicos ao seu sistema de gestão, simplificando e automatizando o seu financeiro. Um dessas plataformas de pagamento é a Efí Pay, da Efí Bank.

Controle por planilhas

O uso de planilhas, apesar de defasado, ainda é comum. Elas podem ser personalizadas para incluir informações como datas de vencimento, valores devidos, status de pagamento e histórico de transações. Esse método é feito em empresas que ainda não adotaram sistemas de automação financeira.

Centralização de informações em ERP

Os sistemas integrados de gestão empresarial centralizam informações financeiras e operacionais da empresa, incluindo o controle de pagamentos. Eles permitem acessar dados que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e garantem maior precisão na gestão financeira.

Como fazer o controle de pagamento de clientes? 

Como você pôde ver até então, a gestão de pagamentos dos clientes é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio, não é mesmo? 

Por meio de práticas organizadas e do uso de tecnologia, é possível garantir que todos os recebimentos sejam feitos em dia, evitando surpresas desagradáveis e promovendo um fluxo de caixa estável e confiável. 

Trouxemos algumas sugestões para que você possa adotar na sua empresa.

• Priorize pagamentos online: receba por boleto, cartão de crédito e Pix, com prazos de pagamento definidos;

• Registro de recebimentos: mantenha registros de todos os pagamentos recebidos, com um histórico atualizado;
• Automação do processo: utilize sistemas automatizados para gerar cobranças, enviar lembretes de pagamento e acompanhar os prazos;
• Política de crédito: dependendo do seu tipo de negócio, estabeleça critérios claros para a concessão de crédito e monitoramento da inadimplência.

Como elaborar uma planilha de controle de pagamentos dos clientes?

Se você usa planilhas, existe uma forma prática de fazer o controle de pagamento de clientes pelo Excel ou pelo seu programa de planilhas preferido. 

Para isso, é preciso criar uma planilha com as seguintes colunas:

• nome do cliente: identifique o cliente para quem a venda foi feita;
• data da venda: registre a data em que a venda foi concluída;
• descrição: detalhe o produto ou serviço vendido, incluindo quantidade, valor unitário e valor total;
• data de vencimento: indique a data em que o pagamento deve ser recebido;
• valor a receber: insira o valor total da venda que ainda não foi pago;
• forma de pagamento: registre a forma de pagamento acordada com o cliente (boleto, Pix, cartão, entre outros);
• status do pagamento: indique se o pagamento está pendente, em atraso, parcialmente pago ou quitado;
• data de recebimento: registre a data em que o pagamento foi recebido;
• observações: inclua qualquer informação adicional relevante, como notas fiscais ou histórico de pagamentos anteriores.

Outras dicas

Para deixar o seu controle ainda mais completo, siga as dicas que pontuamos abaixo.

• você pode usar fórmulas para calcular o total a receber;
• algumas fórmulas ou filtros também podem ajudar a destacar quais clientes estão com pagamentos em atraso;
• gere gráficos para interpretar e visualizar melhor os dados;
• faça revisões periódicas na planilha e adapte as colunas conforme a necessidade.

Como gerenciar os prazos de pagamento?

Você sabe que cuidar das finanças do negócio não é uma tarefa fácil. Por isso, o gerenciamento dos prazos de pagamento é um dos pilares do sucesso. Para ajudar nessa missão, trouxemos alguns tópicos importantes para a gestão, sendo eles:

• mantenha um calendário de recebimentos com as datas de vencimento e os valores;
• envie lembretes de vencimento para os clientes, seja por e-mail, SMS ou WhatsApp;
• é sempre bom ter uma ferramenta tecnológica para apoiar e automatizar essas tarefas. Dessa forma, você ganha tempo para se dedicar às atividades mais estratégicas;
• os relatórios também são importantes, fique de olho nos indicadores e identifique pontos de melhoria.

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