Controle de pagamento: saiba o que é, benefícios, como fazer e mais

Ter organização é o segredo para muitas coisas darem certo, seja em casa, na sua vida profissional, nas contas pessoais e, claro, no financeiro da sua empresa. 

Esse também é um dos aspectos mais críticos para garantir que as finanças do seu negócio sejam saudáveis e o faça evoluir. Por isso, um controle de pagamento eficiente faz com que tudo esteja em seu devido lugar.

Pensando nisso e em esclarecer mais sobre as formas de controlar as entradas e saídas do caixa, preparamos um artigo com tudo que você precisa saber para ter uma gestão financeira organizada e eficiente. Veja!

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O que é controle de pagamento?

O controle de pagamento é uma prática essencial para a saúde financeira de qualquer negócio. Ele consiste em monitorar e gerenciar todas as transações financeiras, garantindo que os pagamentos sejam feitos e recebidos nos prazos estabelecidos. 

Entre as diversas rotinas, envolve registrar cada pagamento, verificar a quitação de boletos, identificar inadimplências e manter um histórico atualizado das movimentações financeiras e do fluxo de caixa da empresa. 

Um bom gerenciamento de pagamentos pode evitar grandes problemas como atrasos, multas e inadimplência, além de facilitar o planejamento financeiro e ser um aliado na tomada de decisões estratégicas. 

Como funciona o controle de pagamento de clientes?

Fazer o controle de pagamento de clientes vai te ajudar a ter um fluxo de caixa mais saudável. Além disso, irá garantir que os pagamentos sejam recebidos corretamente e no prazo de forma que o seu negócio possa planejar melhor as finanças. 

Esse processo começa com a emissão de faturas detalhadas, nas quais são especificados os valores devidos e as datas de vencimento. Elas podem ser enviadas diretamente por e-mail, o que já facilita o processo de cobrança.

O controle de pagamentos e recebimentos também envolve o monitoramento constante. Cada pagamento efetuado é registrado no sistema financeiro da empresa, vinculado ao cliente e à fatura correspondente. Manter esses registros atualizados permite um histórico claro e detalhado das transações, o que facilitará a sua gestão financeira.

Também vale fazer uma análise regular dos dados de pagamentos, identificando tendências e problemas recorrentes, ajudando a melhorar os processos internos e a criar estratégias para incentivar pagamentos pontuais. 

Por que fazer controle de pagamento dos clientes?

Vários fatores explicam o porquê de fazer o controle de pagamento dos clientes. Afinal, é um meio que ajuda a evitar débitos, inadimplências e prejuízos. 

No entanto, existem outras razões que confirmam que essa alternativa é importante. Veja quais são!

• Identificação de inadimplências: permite detectar, rapidamente, pagamentos em atraso e tomar medidas para resolver a situação;
• Relacionamento com clientes: ajuda a manter uma comunicação clara e eficaz, promovendo confiança e fidelidade;
• Tomada de decisões: fornece dados precisos fundamentais para o planejamento financeiro e estratégico da empresa;
• Cumprimento de obrigações: assegura que a organização cumpra as suas obrigações fiscais e legais, evitando multas e penalidades.

Quais são os benefícios de ter um controle de pagamentos estruturado?

Os benefícios de estruturar uma gestão de pagamentos no seu negócio estão relacionados, em primeiro lugar, com o fato de proporcionar uma visão clara e precisa do fluxo de caixa.

Isso permite um melhor planejamento financeiro e previsibilidade das receitas e despesas, fazendo com que se tome decisões estratégicas e evite surpresas desagradáveis.

Em segundo lugar, existem mais algumas vantagens que essa opção oferece, sendo:

• maior controle sobre os recebimentos;
• transparência para as partes envolvidas;
• ajuda a identificar gargalos e oportunidades;
• permite ter uma análise de tendências de gastos.

Os benefícios dessa alternativa são muitos e, com certeza, fazem toda a diferença no resultado e no crescimento da sua empresa. 

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Quais são os métodos para controlar os pagamentos dos clientes?

Existem métodos eficazes para fazer o gerenciamento de pagamentos dos clientes. Cada um atende a uma realidade e perfil diferente de negócio. Veja quais são os principais.

Automação de processos

A automação de processos financeiros utiliza plataformas especializadas para registrar e acompanhar recebimentos de forma automatizada. 

Essas plataformas oferecem funcionalidades como emissão de boletos, recebimento por cartão de crédito e Pix, lembretes de vencimento e integração de meios de pagamentos eletrônicos ao seu sistema de gestão, simplificando e automatizando o seu financeiro. Um dessas plataformas de pagamento é a do Efí Bank.

Controle por planilhas

O uso de planilhas, apesar de defasado, ainda é comum. Elas podem ser personalizadas para incluir informações como datas de vencimento, valores devidos, status de pagamento e histórico de transações. Esse método é feito em empresas que ainda não adotaram sistemas de automação financeira.

Centralização de informações em ERP

Os sistemas integrados de gestão empresarial centralizam informações financeiras e operacionais da empresa, incluindo o controle de pagamentos. Eles permitem acessar dados que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e garantem maior precisão na gestão financeira.

Como fazer o controle de pagamento de clientes? 

Como você pôde ver até então, a gestão de pagamentos dos clientes é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio, não é mesmo? 

Por meio de práticas organizadas e do uso de tecnologia, é possível garantir que todos os recebimentos sejam feitos em dia, evitando surpresas desagradáveis e promovendo um fluxo de caixa estável e confiável. 

Trouxemos algumas sugestões para que você possa adotar na sua empresa.

• Priorize pagamentos online: receba por boleto, cartão de crédito e Pix, com prazos de pagamento definidos;

• Registro de recebimentos: mantenha registros de todos os pagamentos recebidos, com um histórico atualizado;
• Automação do processo: utilize sistemas automatizados para gerar cobranças, enviar lembretes de pagamento e acompanhar os prazos;
• Política de crédito: dependendo do seu tipo de negócio, estabeleça critérios claros para a concessão de crédito e monitoramento da inadimplência.

Como elaborar uma planilha de controle de pagamentos dos clientes?

Se você usa planilhas, existe uma forma prática de fazer o controle de pagamento de clientes pelo Excel ou pelo seu programa de planilhas preferido. 

Para isso, é preciso criar uma planilha com as seguintes colunas:

• nome do cliente: identifique o cliente para quem a venda foi feita;
• data da venda: registre a data em que a venda foi concluída;
• descrição: detalhe o produto ou serviço vendido, incluindo quantidade, valor unitário e valor total;
• data de vencimento: indique a data em que o pagamento deve ser recebido;
• valor a receber: insira o valor total da venda que ainda não foi pago;
• forma de pagamento: registre a forma de pagamento acordada com o cliente (boleto, Pix, cartão, entre outros);
• status do pagamento: indique se o pagamento está pendente, em atraso, parcialmente pago ou quitado;
• data de recebimento: registre a data em que o pagamento foi recebido;
• observações: inclua qualquer informação adicional relevante, como notas fiscais ou histórico de pagamentos anteriores.

Outras dicas

Para deixar o seu controle ainda mais completo, siga as dicas que pontuamos abaixo.

• você pode usar fórmulas para calcular o total a receber;
• algumas fórmulas ou filtros também podem ajudar a destacar quais clientes estão com pagamentos em atraso;
• gere gráficos para interpretar e visualizar melhor os dados;
• faça revisões periódicas na planilha e adapte as colunas conforme a necessidade.

Como gerenciar os prazos de pagamento?

Você sabe que cuidar das finanças do negócio não é uma tarefa fácil. Por isso, o gerenciamento dos prazos de pagamento é um dos pilares do sucesso. Para ajudar nessa missão, trouxemos alguns tópicos importantes para a gestão, sendo eles:

• mantenha um calendário de recebimentos com as datas de vencimento e os valores;
• envie lembretes de vencimento para os clientes, seja por e-mail, SMS ou WhatsApp;
• é sempre bom ter uma ferramenta tecnológica para apoiar e automatizar essas tarefas. Dessa forma, você ganha tempo para se dedicar às atividades mais estratégicas;
• os relatórios também são importantes, fique de olho nos indicadores e identifique pontos de melhoria.

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