Régua de cobrança: benefícios e como implementar em sua empresa

Régua de cobrança é uma estratégia para empresas que desejam profissionalizar sua gestão de recebíveis e reduzir a inadimplência.

Na prática, trata-se de uma ferramenta que automatiza o envio de lembretes e notificações sobre pagamentos, mantendo um relacionamento transparente com seus clientes, ao mesmo tempo em que melhora as taxas de recebimento e protege o fluxo de caixa.

Como funciona a régua de cobrança? 

A régua de cobrança funciona como um processo de comunicação automática com o cliente ao longo do ciclo de pagamento.

Ela organiza o envio de mensagens em momentos estratégicos – antes e após o vencimento da cobrança – com o objetivo de lembrar, notificar e orientar o cliente sobre o status do pagamento de forma clara e consistente.

A régua de cobrança é composta por etapas que podem incluir:

• lembretes preventivos antes do vencimento, reforçando a proximidade da data de pagamento e estimulando a regularização antecipada; 
• notificações no dia do vencimento, alertando que o prazo para quitação chegou; 
• avisos de atraso após o vencimento, que orientam sobre como regularizar a pendência e evitam o prolongamento da inadimplência; 
• alertas de possível suspensão de serviços, informando sobre as consequências contratuais pelo não pagamento; 
• comunicação sobre negativação, em que o cliente é informado sobre uma possível inclusão em cadastros de inadimplentes. 

Benefícios da régua de cobrança para a sua empresa 

Uma régua de cobrança bem estruturada pode melhorar a saúde financeira da empresa e otimizar processos de cobrança. Veja como!

Redução da inadimplência

Os lembretes automáticos e personalizados mantêm os seus clientes constantemente informados sobre datas de vencimento e pagamentos em atraso. 

Essa comunicação proativa é fundamental para reduzir os índices de inadimplência em seu negócio, especialmente os atrasos causados por esquecimento por parte dos clientes.

Melhora no fluxo de caixa

Uma régua de cobrança bem estruturada contribui para recebimentos mais pontuais, colaborando para um fluxo de caixa mais saudável e previsível. 

Quando os clientes são lembrados adequadamente, a tendência é de que os pagamentos aconteçam dentro do prazo, permitindo melhor planejamento financeiro.

Automatização do processo de cobrança

A automatização dos lembretes e das comunicações com o cliente por meio de um sistema de cobrança traz diversos benefícios para a sua operação.

Sua equipe economiza um tempo valioso, que antes era gasto com cobranças manuais, enquanto os erros operacionais são reduzidos. Além disso, a comunicação se torna mais padronizada e o controle do processo melhora significativamente.

+ Saiba como a API de pagamento do Efí Bank pode te ajudar!

Profissionalização da cobrança

A implementação de uma régua de cobrança eleva o nível de profissionalismo do seu processo.

A comunicação se torna mais consistente e clara, enquanto o acompanhamento sistemático dos pagamentos permite manter um histórico completo das interações. Como resultado, a sua empresa transmite mais credibilidade e seriedade no relacionamento com os clientes.

Gere boletos grátis e conte com a régua de cobrança automatizada do Efí Bank 🔥

Como montar uma régua de cobrança? 

Montar uma régua de cobrança eficiente exige planejamento e um entendimento claro do comportamento dos seus clientes e do ciclo financeiro da empresa. A seguir, veja as etapas para estruturar esse processo:

1. Mapeie o ciclo de vendas

O primeiro passo é compreender o ciclo de vendas e o fluxo de pagamentos do seu negócio. Avalie prazos médios de vencimento, formas de pagamento utilizadas e o comportamento de adimplência dos clientes.

A partir desse mapeamento, defina os momentos mais estratégicos para interagir com o cliente: dias antes do vencimento, no dia de vencimento e após a data limite.

2. Defina os canais de comunicação

Considere o perfil do seu público e os canais mais adequados para cada tipo de mensagem:

• E-mail: ideal para comunicações mais detalhadas ou formais – indispensável para uma régua de cobranças; 
• SMS ou push notifications: mais indicados para lembretes rápidos e objetivos; 
• WhatsApp: comunicações mais urgentes, caso o cliente não abra a mensagem por outros canais – no entanto, é menos indicado para cobrança.

3. Segmente clientes por perfil e histórico de pagamentos

A personalização da sua abordagem deve levar em conta o histórico de relacionamento com cada cliente.

Considere aspectos como o histórico de pagamentos, o valor médio das cobranças e o tempo de relacionamento para ajustar a sua estratégia de comunicação de forma mais efetiva.

4. Defina uma política de cobrança

Estabelecer uma política clara de cobrança é importante para dar respaldo à régua e alinhar expectativas.

A política deve incluir informações como:

• prazo de tolerância para atrasos;
• aplicação de multas e juros;
• regras sobre suspensão de serviços ou negativação;
• canais oficiais de contato para negociação e regularização.

5. Estabeleça o cronograma de mensagens

Com base no mapeamento e segmentação, monte a sequência de notificações que será enviada em cada etapa.

Exemplo de cronograma:

• lembretes de vencimento: 10 dias e 5 dias antes;
• lembrete no dia do vencimento;
• primeiro aviso de atraso: 3 dias após vencimento;
• segundo aviso de atraso: 7 dias após vencimento;
• notificação de possível negativação: 15 dias após vencimento.

O cronograma pode ser ajustado conforme o perfil do cliente ou a prática de mercado do seu segmento.

+ Baixe o e-book gratuitamente: 7 dias para colocar seu processo de cobrança em ordem

Um exemplo prático de comunicação com o cliente

Para implementar uma régua de cobrança eficiente, dois fatores são determinantes: o tempo de envio e a adequação da mensagem. O objetivo é garantir que o cliente receba lembretes nos momentos certos, com uma comunicação clara e apropriada a cada etapa do processo de pagamento.

A régua pode ser dividida em dois fluxos principais:

A cobrança preventiva tem como foco lembrar o cliente do vencimento antes que a inadimplência ocorra. O objetivo é atuar de forma proativa, mantendo o índice de pagamentos em dia elevado.

Já a cobrança reativa acontece após o vencimento, com o objetivo de recuperar pagamentos em atraso. O processo evolui conforme o tempo de atraso aumenta, podendo ter ações de bloqueio de serviços ou negativação.

Exemplo de e-mail: cobrança preventiva com boleto bancário

Para implementar uma régua de cobrança efetiva, é preciso levar em consideração o tempo e a mensagem, como nos exemplos abaixo:

• 5 dias antes do vencimento: “O seu boleto vence em 5 dias”;
• no dia do vencimento: “Não se esqueça, o seu boleto vence hoje!”;
• 6 dias depois do vencimento: “O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo”;
• 12 dias depois do vencimento: “Alerta de cobrança em aberto! O seu boleto venceu há 12 dias. Realize o pagamento em X dias para continuar aproveitando os benefícios do serviço Y”.

Veja um exemplo de e-mail com cobrança preventiva:

“Assunto: Seu boleto vence em 5 dias — Evite atrasos

Mensagem:

Olá, [Nome do Cliente]!

Esperamos que esteja bem. Este é um lembrete de que a sua cobrança referente ao serviço [Nome do Serviço ou Produto] está se aproximando do vencimento.

Aqui estão os detalhes da sua fatura:

• Valor: R$ [Valor do boleto]

• Data de vencimento: [Data de vencimento]

Para sua conveniência, você pode acessar o boleto e realizar o pagamento clicando no botão abaixo:

👉 [Acesse seu boleto agora]

Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere este aviso.

Se precisar de qualquer suporte ou informação adicional, nossa equipe está à disposição.

Atenciosamente,

[Nome da Empresa]“

Gere boletos grátis e conte com a régua de cobrança automatizada do Efí Bank 🔥

3 formas de automatizar a cobrança de clientes inadimplentes🤖

E-mail

O e-mail é o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade por sistemas de gestão.

Esse canal permite uma comunicação mais completa, pois os e-mails não costumam ter limites de caracteres, como o SMS, por exemplo. 

Além disso, os e-mails de cobrança podem ter dados relevantes, como nome do cliente, dia de vencimento do pagamento, valor inicial da compra, valor atualizado com multa e juros e link ao boleto de pagamento ou em anexo.

Para garantir que o seu e-mail seja aberto, escolha um título que chame a atenção do cliente, e que explique o assunto da comunicação. 

Mensagem por SMS e push notification

Diferentemente da cobrança por e-mail, as mensagens por SMS e push notification precisam ser extremamente objetivas e curtas. 

Elas podem, inclusive, estar associadas ao e-mail de cobrança, como uma maneira de fazer com que o devedor olhe o seu e-mail e faça o pagamento pendente.

Automatização de pagamentos para reduzir a inadimplência

Em síntese, para adotar uma régua de cobrança eficiente e, com isso, reduzir a inadimplência, é preciso investir em uma boa plataforma de gestão. Ela dará o apoio necessário para que essa agenda siga o planejamento inicial estabelecido para cada tipo de cobrança.

Uma plataforma de gestão de pagamentos, como a oferecida nas contas do Efí Bank, são ideais para promover uma régua de cobrança de forma objetiva e reunir informações importantes para relatórios futuros.

Para começar a usar, é fácil:

1. acesse a sua conta digital Efí Bank Empresas pelo app ou pelo portal web;
2. vá em “Configurações da conta”;
3. depois, em “Configurações de cobranças”;
4. por fim, em “E-mails” e ative as comunicações que deseja disparar automaticamente.

Uma ferramenta automatizada de gestão financeira facilita o dia a dia da equipe, que não precisará realizar tarefas operacionais. Essa vantagem dá mais fôlego para otimizar o tempo de trabalho e a produtividade.

Conte com o Efí Bank para simplificar as suas cobranças e reduzir a inadimplência.

Abra a sua conta digital agora mesmo, e comece a usar a nossa régua de cobrança automatizada!