Régua de cobrança: benefícios e como implementar em sua empresa

A régua de cobrança é uma ferramenta que automatiza o envio de lembretes e notificações sobre pagamentos.

Com ela, você programa uma sequência de mensagens para diferentes momentos: antes, durante e após o vencimento das cobranças, mantendo uma comunicação eficiente com os seus clientes, e reduzindo as chances de inadimplência.

Continue a leitura para saber mais!

Como funciona a régua de cobrança? 

A régua de cobrança organiza a comunicação com o cliente em diferentes etapas:

1. lembretes preventivos antes do vencimento;
2. notificação no dia do vencimento;
3. avisos de atraso após o vencimento;
4. alerta de possível suspensão do serviço;
5. comunicação sobre negativação.

Cada etapa tem a sua própria estratégia de comunicação, com mensagens e frequência específicas para obter os melhores resultados.

Benefícios da régua de cobrança para a sua empresa 

Uma régua de cobrança bem estruturada pode melhorar a saúde financeira da empresa e otimizar processos de cobrança. Veja como!

Redução da inadimplência

Os lembretes automáticos e personalizados mantêm os seus clientes constantemente informados sobre datas de vencimento e pagamentos em atraso. 

Essa comunicação proativa é fundamental para reduzir os índices de inadimplência em seu negócio, especialmente os atrasos causados por esquecimento por parte dos clientes.

Melhora no fluxo de caixa

Uma régua de cobrança bem estruturada contribui para recebimentos mais pontuais, colaborando para um fluxo de caixa mais saudável e previsível. 

Quando os clientes são lembrados adequadamente, a tendência é de que os pagamentos aconteçam dentro do prazo, permitindo melhor planejamento financeiro.

Automatização do processo de cobrança

A automatização dos lembretes e das comunicações com o cliente por meio de um sistema de cobrança traz diversos benefícios para a sua operação.

Sua equipe economiza um tempo valioso, que antes era gasto com cobranças manuais, enquanto os erros operacionais são reduzidos. Além disso, a comunicação se torna mais padronizada e o controle do processo melhora significativamente.

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Profissionalização da cobrança

A implementação de uma régua de cobrança eleva o nível de profissionalismo do seu processo.

A comunicação se torna mais consistente e clara, enquanto o acompanhamento sistemático dos pagamentos permite manter um histórico completo das interações. Como resultado, a sua empresa transmite mais credibilidade e seriedade no relacionamento com os clientes.

Como montar uma régua de cobrança? 

Mapeamento do ciclo de vendas

O primeiro passo para criar uma régua eficiente é compreender profundamente o seu ciclo de vendas. 

É preciso identificar os prazos médios de pagamento e estudar o comportamento dos clientes para definir os melhores momentos de comunicação.

Com base nessa análise, você estabelece os gatilhos para cada ação da sua régua de cobrança.

Definição dos canais de comunicação

A escolha dos canais deve considerar as características do seu público. E-mails são ideais para comunicações mais detalhadas, enquanto SMS e push notifications funcionam melhor para lembretes rápidos.

O WhatsApp pode ser uma boa opção para uma comunicação mais próxima e informal, dependendo do perfil dos seus clientes.

Segmentação de clientes por perfil e histórico de pagamentos

A personalização da sua abordagem deve levar em conta o histórico de relacionamento com cada cliente.

Considere aspectos como o histórico de pagamentos, o valor médio das cobranças e o tempo de relacionamento para ajustar a sua estratégia de comunicação de forma mais efetiva.

2 meios de pagamento para uma régua de cobrança 

Boleto bancário

O boleto é uma modalidade de pagamento que depende exclusivamente da ação do cliente. Sendo assim, exige um acompanhamento maior.

Considerando que a maioria das pessoas costuma receber o salário por volta do dia 5 e 15 do mês, é interessante direcionar as cobranças para datas próximas a essas.

Nesse contexto, é preciso iniciar o processo de cobrança antes do dia do vencimento do boleto. Então, se você determinou que o boleto vence no dia 10, experimente enviar lembretes para a realização do pagamento nos dias 5, 8 e 10, por exemplo.

Após o vencimento, as cobranças se tornam mais frequentes, sendo feitas a cada 5 dias, aproximadamente, até que o pagamento seja efetuado. Nessa etapa, é possível alertar que, caso o pagamento não seja realizado, a prestação de serviços estará suspensa.

Porém, é importante ter cuidado nessa comunicação, pois, em alguns casos, o cliente pode já ter realizado o pagamento, mas ele ainda não foi compensado no sistema. Para evitar esse tipo de inconveniente, é fundamental contar com ferramentas integradas que identifiquem automaticamente os pagamentos, garantindo mais precisão e agilidade.

Além disso, o uso do boleto com QR Code para pagamento via Pix oferece uma opção ainda mais rápida e conveniente para o cliente, reduzindo possíveis atrasos na compensação.

Se o processo ultrapassar 30 ou 45 dias, as notificações devem ser encerradas. Caso a inadimplência exceda o prazo de 60 dias, o processo de cobrança deve ser feito juridicamente.

• Quer facilitar o processo? Conheça as vantagens do boleto recorrente!

Cartão de crédito

O pagamento por cartão de crédito costuma ser automático, já que a cobrança é feita mensalmente de forma online.

Porém, o pagamento pode ser rejeitado, caso o limite do cartão do cliente esteja estourado naquele mês.

Eventualmente, é possível que algum cliente extrapole a margem permitida pelo cartão, o que compromete as cobranças recorrentes. Além disso, outros problemas como o vencimento do cartão ou até mesmo fraude podem atrasar os pagamentos.

Os entraves relacionados aos limites ou às suspeitas de fraude devem ser resolvidos conforme as normas da operadora, ou do banco emissor do cartão de crédito.

Nos casos em que o cartão está vencido, é preciso entrar em contato com o cliente e notificá-lo sobre o problema. Assim, ele poderá atualizá-lo ou informar um novo cartão para o pagamento.

Um exemplo prático de comunicação com o cliente

Para implementar uma régua de cobrança efetiva, é preciso levar em consideração o tempo e a mensagem.

Veja um exemplo que considera o boleto bancário como meio de pagamento:

• 5 dias antes do vencimento: “O seu boleto vence em 5 dias”;
• no dia do vencimento: “Não se esqueça, o seu boleto vence hoje!”;
• 6 dias depois do vencimento: “O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo”;
• 12 dias depois do vencimento: “Alerta de cobrança em aberto! O seu boleto venceu há 12 dias. Realize o pagamento em X dias para continuar aproveitando os benefícios do serviço Y”.

Agora, veja um exemplo considerando o cartão de crédito como meio de pagamento. A régua de cobrança, nesse caso, pode entrar em ação se o pagamento não for identificado.

As mensagens devem ser enviadas ao cliente para alertá-lo de que houve algum problema na transação, convidando-o a acessar a cobrança ou a atualizar os dados do seu cartão de crédito na área do cliente.

Um dia após a data para identificação do pagamento, envie a seguinte mensagem: “Detectamos uma falha na cobrança do seu cartão de crédito. Clique aqui para utilizar outro meio de pagamento”.

Após sucessivas tentativas mal sucedidas, envie o seguinte: “ainda não conseguimos fazer a cobrança em seu cartão de crédito. Entre em contato e evite o cancelamento do serviço”.

3 formas de automatizar a cobrança de clientes inadimplentes🤖

E-mail

O e-mail é o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade por sistemas de gestão.

Esse canal permite uma comunicação mais completa, pois os e-mails não costumam ter limites de caracteres, como o SMS, por exemplo. 

Além disso, os e-mails de cobrança podem ter dados relevantes, como nome do cliente, dia de vencimento do pagamento, valor inicial da compra, valor atualizado com multa e juros e link ao boleto de pagamento ou em anexo.

Para garantir que o seu e-mail seja aberto, escolha um título que chame a atenção do cliente, e que explique o assunto da comunicação. 

Você pode usar símbolos e emojis nas comunicações, mas é preciso ter cuidado. Afinal, isso pode fazer com que a sua mensagem seja interpretada como spam pelos servidores de e-mail.

Mensagem por SMS e push notification

Diferentemente da cobrança por e-mail, as mensagens por SMS e push notification precisam ser extremamente objetivas e curtas. 

Elas podem, inclusive, estar associadas ao e-mail de cobrança, como uma maneira de fazer com que o devedor olhe o seu e-mail e faça o pagamento pendente.

Automatização de pagamentos para reduzir a inadimplência

Em síntese, para adotar uma régua de cobrança eficiente e, com isso, reduzir a inadimplência, é preciso investir em uma boa plataforma de gestão. Ela dará o apoio necessário para que essa agenda siga o planejamento inicial estabelecido para cada tipo de cobrança.

Uma plataforma de gestão de pagamentos, como a oferecida nas contas do Efí Bank, são ideais para promover uma régua de cobrança de forma objetiva e reunir informações importantes para relatórios futuros.

No Efí Bank, é possível programar uma sequência de lembretes sobre o vencimento das cobranças: 

• e-mail automático para o cliente após emissão de cobrança;
• e-mail automático 5 dias antes do vencimento;
• e-mail automático ao identificar uma inadimplência;
• e-mail automático de confirmação de pagamento manual;
• e-mail automático de cancelamento de cobrança, assinatura e carnê. 

Você ativa o disparo e nós cuidamos de tudo! Tudo para facilitar a rotina da sua empresa!

Para começar a usar, é fácil:

1. acesse a sua conta pelo app ou pelo portal web;
2. vá em “Configurações da conta”;
3. depois, em “Configurações de cobranças”;
4. por fim, em “E-mails” e ative as comunicações que deseja disparar automaticamente.

Uma ferramenta automatizada de gestão financeira facilita o dia a dia da equipe, que não precisará realizar tarefas operacionais. Essa vantagem dá mais fôlego para otimizar o tempo de trabalho e a produtividade.

Conte com o Efí Bank para simplificar as suas cobranças e reduzir a inadimplência. 

Abra a sua conta digital agora mesmo, e comece a usar a nossa régua de cobrança automatizada!