Como cobrar clientes: dicas e exemplos para fazer da forma correta

Saber como cobrar clientes de maneira profissional e eficiente é essencial para manter a saúde financeira do seu negócio sem prejudicar o relacionamento comercial.

Um processo de cobrança bem estruturado não apenas aumenta as chances de receber os pagamentos em atraso, mas também fortalece a relação de confiança com os seus clientes. 

Neste post, você encontrará dicas práticas e exemplos reais que tornarão as suas cobranças mais eficazes e menos constrangedoras. Acompanhe!

10 dicas de como cobrar um cliente

Cobrar clientes é uma tarefa delicada, mas de suma importância para a saúde financeira de qualquer negócio — afinal, você merece e precisa receber por um produto vendido ou serviço realizado.

A abordagem correta, portanto, pode preservar o relacionamento com o cliente e aumentar as chances de receber o valor devido.

Confira, a seguir, 10 dicas práticas para realizar cobranças de forma efetiva e respeitosa!

1. Verifique o histórico do cliente

Antes de iniciar o processo de cobrança, verifique o histórico de pagamento do seu cliente. Se ele sempre pagou em dia e está com um caso isolado de atraso no pagamento, adotar uma abordagem mais amigável é o melhor caminho.

Por outro lado, se o cliente tem um histórico de atrasos, você pode precisar de uma conduta mais firme.

2. Analise o motivo do não pagamento

Tente entender o motivo que levou o seu cliente a não quitar a dívida. 

Algumas razões podem ser legítimas, como problemas financeiros, falha na internet no momento do pagamento ou atrasos no recebimento dos clientes finais.

3. Utilize lembretes amigáveis

Para uma primeira vez, principalmente, é interessante iniciar a cobrança com uma abordagem leve e amigável, especialmente em atrasos recentes.

Mensagens bem formuladas, com empatia e gentileza, ajudam a preservar o relacionamento comercial.

Veja um exemplo!

“Olá [Nome], tudo bem? Estamos apenas enviando um lembrete sobre o pagamento referente a [produto/serviço], com vencimento em [data]. Caso tenha alguma dúvida, conte conosco!”

4. Mantenha uma comunicação profissional e clara

Seja objetivo sem perder o tom profissional. Evite mensagens ambíguas ou que possam ser interpretadas como rudes, como “favor, efetuar o pagamento imediatamente”. 

Esse é um exemplo que pode facilmente ser interpretado como rude por boa parte dos clientes. Lembre-se sempre de cumprimentar e usar termos profissionais, mas sem agressividade.

Estruture e-mails, mensagens de WhatsApp ou cartas formais especificando valores, prazos e dados bancários com clareza. 

Também é válido se colocar à disposição para ajudar a sanar dúvidas ou resolver possíveis adversidades operacionais.

5. Ofereça opções de pagamento diversas

Dar alternativas nas formas de pagamento pode facilitar a quitação da dívida, fazendo com que o seu cliente se sinta mais confortável em efetuar o pagamento e garantindo que você receba pelo seu serviço/produto.

Considere parcelamento, pagamento por boleto, com opção de boleto Pix, descontos para pagamento antecipado ou feitos por Pix e flexibilidade na alteração da data de vencimento.

Essa abordagem pode fidelizar o cliente e aumentar as chances de recuperação de crédito.

6. Acompanhe os prazos e organize o fluxo de cobranças

A organização é fundamental para evitar atrasos prolongados!

Uma boa dica é utilizar ferramentas de gestão financeira ou sistemas automatizados para acompanhar os prazos e enviar lembretes de cobrança aos clientes.

Registre cada tentativa de contato para futuras ações. Dessa forma, você pode adaptar a abordagem caso o problema persista.

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7. Entenda o melhor momento para fazer a cobrança

Identifique o momento certo para abordar o cliente. Horários comerciais e dias como o início da semana tendem a ser mais eficazes do que à noite ou nos fins de semana, momentos em que ninguém gosta de ser cobrado.

Considere também o comportamento de pagamento do cliente: se é a primeira vez que ele atrasou ou se há um histórico de recorrência. Dependendo da análise desse fator, o momento e a recorrência da sua abordagem podem mudar consideravelmente.

8. Seja persistente, mas evite excessos

Mantenha um equilíbrio entre persistência e ética. Evite cobranças fora do horário comercial e mensagens excessivas, pois isso tende a desencadear uma resposta negativa. 

Preserve a cordialidade, mesmo em situações delicadas, afinal, é a reputação da sua empresa que está em jogo.

9. Escale a cobrança quando necessário

É claro que pode acontecer de a cobrança amistosa não funcionar: quando você nota que o cliente não está respondendo ou não busca formas para resolver a situação.

Nesse caso, acione um setor especializado ou um escritório de cobrança. Notificações formais ou escalonamento para ações jurídicas devem ser o último recurso.

10. Entenda o lado do cliente e negocie

Empatia é um diferencial na cobrança — e na imagem do seu negócio.

Se o cliente informou que enfrenta dificuldades financeiras, como ter perdido o emprego ou ter despesas extras com algum imprevisto, por exemplo, proponha soluções viáveis. 

Flexibilidade e negociações respeitosas fortalecem o vínculo comercial e geram resultados positivos.

6 frases para cobrar clientes

Mensagens eficazes, com comunicação clara, gentil e objetiva, ajustam o tom conforme a fase da inadimplência.

Confira, a seguir, 6 exemplos para diferentes situações.

Frases para lembretes amigáveis

1. “Olá [Nome], tudo bem? Estamos enviando uma mensagem apenas como um lembrete sobre o pagamento referente a [produto/serviço], com vencimento em [data]. Qualquer dúvida, conte conosco!”
2. “Oi [Nome], estamos aqui para lembrar sobre o pagamento de [valor] com vencimento em [data]. Se precisar de ajuda, estamos à disposição!”

Frases para cobranças formais

3. “Prezado(a) [Nome], identificamos que o pagamento do boleto de [valor] está em atraso desde [data]. Solicitamos a regularização o mais breve possível para evitar encargos.”
4. “Gostaríamos de reforçar a necessidade de quitação do pagamento pendente de [valor], referente a [serviço/produto].”

Frases para escalonamento (pré-jurídico)

5. “Caro(a) [Nome], informamos que sua pendência de [valor] não foi regularizada. Caso o pagamento não seja efetuado até [data], tomaremos as providências necessárias para a recuperação do crédito.”
6. “Prezado(a) [Nome], estamos entrando em contato para informá-lo sobre a necessidade urgente de regularizar sua pendência financeira. Caso não haja quitação até [data], tomaremos medidas legais.”

Como evitar a inadimplência do cliente?

Cobranças frequentes não são ideais, tanto para o seu negócio quanto para o seu cliente. 

Atrasos no pagamento podem levar a prejuízos no fluxo de caixa e também à inadimplência com fornecedores. Por isso, é necessário estruturar medidas quando perceber que as cobranças se tornaram recorrentes.

Avalie se algum método de pagamento disponibilizado está causando mais inadimplência que outros.

Clientes que pagam via boleto, por exemplo, podem ser mais inadimplentes, pois o método exige uma ação do pagador, diferentemente da cobrança automática em cartão de crédito. Considere:

• oferecer opções de pagamento automáticas, como crédito recorrente ou Pix Recorrente;
• implementar lembretes antes do vencimento via e-mail ou WhatsApp;
• garantir que os dados para pagamento sejam claros e acessíveis;
• propor descontos para pagamentos antecipados.

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Com ferramentas avançadas, você pode automatizar suas cobranças, acompanhar os pagamentos em tempo real e negociar com clientes de maneira simples e eficiente.

Uma das grandes vantagens da plataforma é a possibilidade de configurar gratuitamente lembretes automáticos para vencimentos, reduzindo a necessidade de cobranças manuais e aumentando a taxa de pagamentos pontuais.

Além disso, você pode oferecer diferentes métodos de pagamento aos seus clientes, como Pix, boletos com QR Code e cartão de crédito online, tornando o processo mais acessível e conveniente.

A gestão financeira integrada permite visualizar o fluxo de caixa de forma clara e detalhada, facilitando a tomada de decisões estratégicas para o crescimento do seu negócio. Você pode contar com a antecipação de recebíveis de boletos*, por exemplo, para reduzir o impacto da inadimplência e suprir essa lacuna no seu fluxo de caixa.
*Solução disponível apenas para clientes elegíveis. Sujeito à análise de crédito. 

A plataforma também oferece suporte especializado para te ajudar a resolver qualquer dúvida ou problema relacionado às suas finanças empresariais.

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