Controle de mensalidades: como fazer e como automatizar

Academias, escolas, cursos, clubes de assinatura, clínicas e até espaços de coworking: todos esses segmentos têm algo em comum —precisam lidar com cobranças recorrentes todos os meses.

Manter o controle de mensalidades pode parecer simples no começo, mas conforme o número de clientes cresce, também crescem os riscos de inadimplência, atrasos, retrabalho e confusão na hora de organizar o fluxo de caixa.

De acordo com dados do Serasa, o Brasil fechou 2024 com mais de 73,51 milhões de inadimplentes — e parte desse cenário é reflexo de gestões pouco organizadas e métodos de pagamento pouco eficientes.

Mas a boa notícia é que dá para mudar isso com organização, tecnologia e automação. Neste conteúdo, você vai entender como funciona o controle de mensalidades, como organizar esse processo na prática e como automatizar suas cobranças recorrentes.

O que é controle de mensalidades?

O controle de mensalidades é um processo de gestão financeira que envolve o acompanhamento e a administração dos pagamentos recorrentes de serviços ou produtos. Esse controle é importante para garantir que todas as mensalidades sejam pagas em dia, evitando inadimplência e mantendo a saúde financeira da empresa ou instituição.

Ele envolve desde o cadastro do cliente e a configuração da cobrança até o envio, o acompanhamento do pagamento e, quando necessário, a aplicação de uma política de cobrança para inadimplentes.

Cada mensalidade passa por um ciclo que pode incluir:

definição do valor, data de vencimento e forma de pagamento;
emissão automática ou manual da cobrança;
envio de lembretes ao cliente (antes e depois do vencimento);
acompanhamento do status de pagamento;
identificação de atrasos e geração de relatórios financeiros.

Com uma rotina bem definida, o controle se torna muito mais eficiente — especialmente quando é automatizado.

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Como fazer o controle do pagamento de mensalidades?

Fazer o controle de mensalidades de forma eficaz exige organização financeira, padronização e o uso de ferramentas que ajudem a manter tudo em ordem. Veja os principais pontos que não podem faltar no controle de recorrência:

1. Mantenha um cadastro atualizado de clientes e contratos

Manter um cadastro organizado e atualizado é a base de qualquer sistema de cobrança eficiente. Quando os dados estão corretos, você evita erros de emissão, pagamentos não identificados e problemas de comunicação com o cliente.

Um bom cadastro deve conter:

nome completo e CPF ou CNPJ do cliente;
dados de contato atualizados (telefone, e-mail, endereço etc.);
condições do contrato (valor da mensalidade, datas de vencimento, período de vigência);
forma de pagamento escolhida pelo cliente.

Além disso, o ideal é que esses dados estejam integrados a um sistema de gestão ou a uma plataforma automatizada de cobranças, como a do Efí Bank. Isso permite uma visualização mais clara da base de clientes e torna o controle muito mais eficiente e escalável.

2. Defina vencimentos padronizados

Padronizar as datas de vencimento das mensalidades facilita o acompanhamento dos pagamentos e ajuda na gestão do fluxo de caixa.

Quando cada cliente tem uma data diferente de vencimento, fica mais difícil acompanhar quem pagou e quem não pagou. Ao estabelecer datas fixas para vencimento — por exemplo, todo dia 5 ou 10 de cada mês — você consegue:

analisar com facilidade os pagamentos recebidos e em aberto;
agilizar a emissão das cobranças recorrentes;
organizar melhor os alertas de notificação e régua de cobrança;
ter uma previsão mais clara das entradas mensais no caixa.

Essa padronização também melhora a experiência do cliente, que passa a saber exatamente quando esperar a cobrança, sem surpresas ou confusões.

3. Automatize a emissão e envio de cobranças

Emitir cobranças manualmente todos os meses consome tempo e aumenta o risco de erros. A automação desse processo é um dos passos mais importantes para profissionalizar o controle de mensalidades.

Com uma plataforma de cobrança automatizada, como a conta digital Efí Empresas ou as APIs do Efí Bank, é possível:

configurar a cobrança uma única vez e deixá-la agendada para os próximos meses;
gerar assinaturas (por boletos e cartão de crédito) e Pix de forma automática;
programar o envio de notificações por e-mail antes e depois do vencimento;
reduzir falhas humanas e retrabalho da equipe.

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4. Gere relatórios e monitore o fluxo de recebimentos

Ter uma visão clara do que já entrou no caixa e do que ainda falta receber é indispensável para manter a saúde financeira do negócio, e os relatórios financeiros são aliados nesse processo, pois oferecem uma fotografia precisa da situação da empresa. Entre os principais indicadores que você deve acompanhar com frequência, estão:

total recebido no mês: quanto já entrou efetivamente no caixa;
valor em aberto: quanto está pendente de pagamento, indicando o nível de inadimplência;
clientes com mensalidades em atraso: para entender padrões e agir de forma mais assertiva;
projeção de receita: o que ainda deve entrar com base nas cobranças emitidas.

Outro ponto importante é a conciliação bancária, que permite cruzar os dados das cobranças com os recebimentos efetivos, reduzindo erros contábeis e facilitando o fechamento financeiro do mês.

Na conta digital Efí Bank para empresas, você consegue gerar relatórios completos com todas as entradas e saídas das suas cobranças de forma gratuita. Com poucos cliques, é possível acompanhar seu fluxo de recebimentos, identificar atrasos e ter mais controle sobre o que está funcionando — e o que pode melhorar — na gestão financeira do seu negócio.

5. Documente uma política de cobrança eficiente

Ter uma política de cobrança bem definida ajuda a reduzir a inadimplência sem comprometer o relacionamento com os clientes. Quando você padroniza o processo de cobrança, ganha agilidade, organização e transmite mais profissionalismo.

Para isso, crie uma régua de cobrança, ou seja, um cronograma com as etapas e ações que serão realizadas antes e depois do vencimento da mensalidade.

Essa política pode incluir:

quando a cobrança será enviada: por exemplo, 5 dias antes do vencimento;
ações em caso de atraso: como multa ou juros, suspensão do serviço, bloqueio de acesso ou até envio para análise jurídica;
prazo-limite de tolerância: defina até quando o pagamento pode ser feito antes da aplicação de medidas mais firmes.

Com esse processo documentado, sua empresa evita abordagens confusas, mantém o tom adequado de comunicação e mostra que existe uma estrutura profissional por trás do serviço prestado.

No Efí Bank, você conta com uma funcionalidade gratuita que permite configurar e automatizar sua régua de cobranças dentro da própria plataforma. A empresa define os prazos e a periodicidade dos envios — e o sistema cuida do resto, disparando os e-mails automaticamente de acordo com a programação.

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Como automatizar a emissão e controle de mensalidades?

Com o Efí Bank, você automatiza a emissão e o controle de mensalidades de maneira simples: desde o cadastro do cliente, passando pela emissão recorrente configurada uma única vez, até o envio automático de e-mails em caso de vencimento ou inadimplência. Tudo isso de forma personalizada, com a identidade da sua empresa e controle total sobre o financeiro.

Esse controle de recorrência está disponível de duas formas, de acordo com o porte e a estrutura do seu negócio:

Conta digital Efí Bank para Empresas: ideal para quem faz cobranças em menor escala e precisa de uma plataforma simples, visual e intuitiva para gerenciar mensalidades com rapidez, sem depender de equipe técnica;
APIs Efí Bank: perfeitas, para quem tem um volume maior de cobranças recorrentes e deseja integrar a automação diretamente ao seu sistema de gestão, site ou aplicativo.

Com essa flexibilidade, o Efí Bank atende desde pequenos negócios até empresas que trabalham com grande volume de mensalidades — tudo com segurança, automação e zero burocracia.

Veja os principais meios de pagamento disponíveis:

Pix Automático

O Pix Automático é uma grande novidade no mercado de pagamentos e estará disponível no Efí Bank a partir do dia 16 de junho. Com ele, será possível realizar cobranças e pagamentos recorrentes via Pix com uma única autorização do cliente final.

A partir desta única autorização, as mensalidades (de valores fixos na plataforma ou fixos e variáveis na API) serão descontadas automaticamente do saldo do cliente na frequência acordada – semanal, mensal, trimestral, semestral ou anual.

Esta solução vem para revolucionar o mercado de assinaturas, pois é mais econômica e mais simples que o débito automático e terá 5 jornadas diferentes de cobranças que se adaptarão a variados tipos de negócio.

Benefícios:

o Pix Automático é ativado assim que o cliente autoriza;
por ser um pagamento automático, o cliente não esquece de pagar, o que reduz a inadimplência;
não precisa renovar a cobrança todo mês, apenas quando o ciclo acordado termina;
pode ser utilizado em vendas físicas e digitais em pequenas e grandes empresas;
o Pix Automático tem três retentativas de cobranças gratuitas;
as datas de pagamento são programadas e respeitadas, oferecendo previsibilidade real para o caixa.

No Efí Bank, será possível cobrar com Pix Automático na plataforma, para cobranças em menor escala, ou pela API Pix, para grandes volumes de emissões.

Pix Recorrente

O Pix Recorrente usa a tecnologia do Open Finance para permitir que empresas agendem mensalidades, planos e assinaturas de valores fixos usando o Pix. Basta o cliente autorizar uma vez, e os pagamentos são processados na periodicidade escolhida, sem a necessidade de pagar manualmente.

Prático: agendamento de até 60 transações de valor fixo com uma única autorização;
Rápido: o padrão de recebimento é D+1, mas no Efí Bank você pode receber em D+0, ideal para empresas que precisam liberar produtos ou serviços na hora;
Personalizável: recorrência por até 24 meses, com periodicidade mensal, semanal, diária ou personalizada;
Menos inadimplência: não há o risco de o cliente esquecer o vencimento da cobrança;
Mais previsibilidade: com os pagamentos recorrentes agendados, sua empresa pode ter uma visão clara das receitas futuras.

Atualmente, oferecemos o Pix Recorrente exclusivamente por meio API Pix via Open Finance.

Crédito Recorrente

O crédito recorrente permite cadastrar um cartão de crédito e realizar cobranças automáticas mês a mês, sem a necessidade de solicitar os dados novamente a cada renovação. É uma das soluções mais utilizadas por negócios que oferecem planos mensais fixos, como academias, escolas de idiomas, clubes de assinatura, plataformas de cursos ou serviços digitais.

No Efí Bank, essa funcionalidade está disponível por meio da Assinatura Recorrente, diretamente na plataforma. Com ela, a empresa pode:

definir a frequência das cobranças (mensal, trimestral, semestral etc.);
estabelecer a quantidade de repetições ou deixar a cobrança ativa até cancelamento;
gerenciar os pagamentos de forma simples e sem burocracia, com histórico e controle em tempo real.

Para empresas que operam com grande volume de cobranças recorrentes via cartão, o mais indicado é utilizar a API Cobranças do Efí Bank, que permite integrar todo o processo ao sistema da empresa — automatizando as emissões sem precisar realizar nenhuma etapa manual.

Confira a documentação técnica das APIs do Efí Bank 🔥

Boleto Recorrente

O boleto recorrente é uma forma prática e automatizada de cobrar mensalidades com vencimento fixo, ideal para clientes que preferem pagar no boleto ou que não utilizam cartão de crédito.

Apesar de ser uma opção tradicional, quando combinada com automação, ela se torna uma solução moderna e eficiente para o controle de cobranças recorrentes.

No Efí Bank, é possível ativar a recorrência de boletos por meio da funcionalidade de Assinatura Recorrente, assim como acontece nas cobranças por cartão. Com isso, você agenda todas as emissões de forma automática, sem precisar gerar manualmente mês a mês.

Além disso, o Efí Bank oferece o Bolix®, um boleto híbrido que combina o código de barras com um QR Code Pix. Assim, o cliente pode escolher como prefere pagar — aumentando as chances de recebimento no prazo e oferecendo mais conveniência na jornada de pagamento.

Para empresas que lidam com grande volume de mensalidades via boleto, a melhor opção também é a API Cobranças do Efí Bank. Com ela, é possível automatizar todo o processo diretamente dentro do seu sistema, com controle total sobre as datas, valores e formas de envio.

Por que ter um controle de mensalidades eficiente é importante?

Ter um bom controle de mensalidades é importante para garantir a estabilidade financeira do negócio e a satisfação dos clientes. Entre os principais benefícios, estão:

previsibilidade de receita: saber quanto vai entrar no caixa a cada mês ajuda a planejar investimentos e pagar despesas com segurança;
redução da inadimplência: com automação, meio de pagamento aliado à tecnologia e régua de cobrança, os pagamentos se tornam mais certeiros;
organização do fluxo de caixa: acompanhar entradas e saídas mensais permite uma gestão financeira mais eficiente;
menos retrabalho: a automação reduz tarefas manuais e libera tempo para focar em outras áreas da empresa.

Com as soluções do Efí Bank, você automatiza todo o processo de cobrança, escolhe os meios de pagamento mais adequados para cada perfil e ainda acompanha tudo em tempo real, com segurança e sem burocracia.

Seja pela plataforma ou por integração via API, o Efí Bank te ajuda a transformar a forma como você gerencia suas receitas recorrentes.

Continue acompanhando o blog para saber as novidades do mercado de pagamentos por mensalidades! 🧡

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Perguntas frequentes sobre gestão de mensalidades

1. Como funciona a cobrança de mensalidade por Pix?

A cobrança recorrente por Pix funciona por meio da autorização única do cliente. Após essa autorização, os débitos são realizados automaticamente, com segurança e sem precisar gerar um novo código ou QR Code todo mês.

No Efí Bank, a automação de pagamentos recorrentes é possível com o Pix Automático e com o Pix Recorrente, que integra a funcionalidade de cobrança recorrente ao sistema da sua empresa.

2. É possível integrar recorrência no meu sistema de gestão?

Sim, é possível integrar cobranças recorrentes diretamente ao seu sistema de gestão com as APIs do Efí Bank. Assim, sua empresa automatiza todo o processo — da emissão ao recebimento — com segurança, agilidade e sem tarefas manuais.

Confira as opções disponíveis:

API Pix e API Pix via Open Finance: ideais para empresas que desejam trabalhar com pagamentos instantâneos e recorrentes via Pix;
API Cobranças: recomendada para negócios que operam com boletos e cartões de crédito.

Todas as soluções são indicadas para empresas que precisam emitir grandes volumes de cobranças mensais. A diferença está no meio de pagamento escolhido: Pix nas APIs Pix e boleto e cartão na API Cobranças.

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