Entenda o que é e como fazer a gestão financeira escolar

A gestão financeira escolar é a base que vai sustentar toda a estrutura pedagógica de uma instituição de ensino. É importante reforçar que escolas, cursos, faculdades, universidades e creches são empresas. E, por isso, devem ter seus recursos geridos de forma profissional.

Por outro lado, mesmo sendo empresas como as outras, unidades de ensino têm dinâmica própria. Não importa de que nível seja, cada escola lida de maneira própria com as sazonalidades. Ainda mais que elas impactam a gestão do dinheiro que entra e sai de maneiras diferentes.

São esses e outros desafios que apresentaremos neste artigo. Neles, você vai encontrar muita informação para dar conta das rotinas administrativas em sua escola. Tendo em vista a quantidade de informação que vai receber, sugerimos que o inclua em seus favoritos! Para isso, pressione as teclas “Ctrl + D”, se estiver lendo no PC ou notebook. Então boa leitura!

O que é gestão financeira escolar

Empresas “normais” — pelo menos as que seguem as últimas tendências de gestão — contam com o planejamento estratégico para dar conta dos objetivos propostos em sua organização.

Nas escolas, essa ferramenta de gestão é chamada de PPP, o Projeto Político Pedagógico. Trata-se de um documento que serve como referência para que toda a comunidade escolar saiba quais rumos a instituição de ensino pretende tomar, suas práticas pedagógicas e o planejamento curricular das disciplinas ensinadas.

É um informe extenso, como você pode comprovar acessando o PPP de uma escola pública do estado do Paraná. Uma breve leitura já evidencia o que o Projeto Político Pedagógico representa também parte da gestão das finanças. É a partir de suas diretrizes que a direção deverá pautar suas ações. Assim, direciona recursos conforme os objetivos contidos nesse documento.

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De forma bastante ampla, o PPP precisa:

• identificar a escola, sua visão, missão e valores, assim como os objetivos do próprio PPP;
• estruturar os cursos e ensino das disciplinas;
• prever a participação de pais e familiares na rotina escolar e acadêmica;
• divulgar os investimentos que serão realizados e como serão aplicados;
• informar as diretrizes pedagógicas;
• divulgar os objetivos em todos os prazos estipulados;
• expor o plano de ação

O PPP deve ser revisado e modificado anualmente, conforme novas demandas surgirem. Participam de sua elaboração a direção e o corpo docente, que deverão se reunir em intervalos regulares, junto ao Conselho Escolar.

Tendo em vista a amplitude das ações nele previstas, torna-se necessário o planejamento dos recursos a serem gastos e as receitas previstas. Ou seja, para materializar o PPP, a gestão e o controle financeiro empresarial são imprescindíveis.

Qual a importância da gestão financeira escolar

Imagine que sua escola pretende investir no EAD. Seus custos de manutenção são relativamente mais baixos, se comparado com o ensino presencial. Contudo, sua implementação exige investimentos em infraestrutura, a começar por plataformas online que abriguem os cursos oferecidos.

Nesse caso, é preciso considerar a possível falta de experiência de sua instituição no assunto. Imagine que serão necessários equipamentos para filmar as aulas, que garantam qualidade de imagem e som boa o suficiente para tornar os conteúdos facilmente assimiláveis.

Sua escola também vai precisar pagar os professores. Afinal, mesmo sendo contratados pelo regime CLT, é provável que eles precisem fazer horas extras para transmitir os conteúdos em vídeos. É possível ainda que seja preciso contratar mais profissionais.

Em resumo, tudo isso demanda recursos que devem estar previstos dentro do planejamento empresarial e do PPP. Da mesma forma que os custos precisam ser antecipados, você deve prever também as receitas.

Quanto sua escola pretende faturar com o ensino a distância? Em quanto tempo deverá perceber o ROI? São questões que o planejamento deve responder, se não exatamente, da forma mais pragmática possível.

Isso vale para todos os tipos de instituição de ensino, não importando a que público atendam. Sem a antecipação dos custos, a previsão das receitas e o ajuste periódico do plano financeiro inicial, nenhum projeto pedagógico, por melhor que seja, sairá do papel.

Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente

Em se tratando de gerir as finanças escolares, o ponto mais importante a ser considerado é tornar a gestão preditiva e não reativa. A tarefa de educar é contínua e, para isso, o aporte de recursos é a garantia fundamental, que só é garantido quando a saúde financeira vai bem.

Como toda empresa movida pelo lucro, uma escola também está sujeita às oscilações do mercado. Pode ser que, em um determinado ano letivo, as matrículas diminuam ou a taxa de inadimplência aumente em função das constantes crises econômicas ou por outros motivos.

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Por tudo isso, é na fase do planejamento que a gestão se ocupa de prever possíveis conjunturas desfavoráveis. A postura preditiva possibilita a continuidade dos serviços e, não menos importante, contribui para manter a boa imagem institucional.

Tudo começa na etapa que vai determinar como os objetivos serão alcançados, afinal, não há time vencedor que jogue sem uma estratégia adequada. Acompanhe mais detalhes a seguir:

Desenvolva um planejamento financeiro estratégico

A etapa do planejamento estratégico pode ser comparada ao período que antecede uma viagem. Antes de pegar a estrada ou embarcar em um avião, todos sabemos com antecedência para onde vamos, o que vamos fazer e quanto vamos consumir de nossos recursos.

Da mesma forma, o plano estratégico também pode ser comparado com um mapa. Por meio das informações gráficas, podemos nos localizar e saber onde estamos e que rumo tomar para chegar ao destino desejado. No caso do planejamento financeiro, seu caráter estratégico se revela na forma como a instituição vai financiar suas atividades.

Algumas possíveis fontes que podem ser identificadas são:

• as mensalidades dos alunos;
• empréstimos e financiamentos;
• fomento mercantil;
• fundos de investimento;
• venda de ativos

Vamos supor que sua escola apresente elevado percentual de inadimplência. Para um projeto de expansão de ensino a distância, será que é recomendável extrair recursos do fluxo de caixa? Definir a fonte do dinheiro que será utilizado para financiar as atividades propostas faz parte de uma estratégia financeira bem definida. Vamos imaginar a possibilidade de um empréstimo, para entender melhor.

Se a sua instituição decidir financiar uma expansão ou mesmo compor capital de giro com valores captados em bancos, deve se preparar para pagar por esse dinheiro, o que significa arcar com juros e correção monetária.

Caso a rentabilidade seja baixa, significa que sua escola poderá amargar prejuízo. Tudo porque os juros vão “comer” uma fatia do seu faturamento bruto, reduzindo ou mesmo anulando a margem de lucro. Portanto, essa é uma alternativa que só é viável caso a lucratividade permita pagar pelo empréstimo e dar conta das taxas embutidas.

Considere os aspectos pedagógicos

Vincular o planejamento estratégico aos conteúdos programáticos das disciplinas é outro ponto muito importante a considerar. Uma aula de Educação Física representa custos distintos de aulas de Química, portanto, o tipo de conteúdo vai determinar quanto será investido inicialmente.

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Disciplinas que exigem aulas mais práticas são necessariamente mais caras do que as que se ensinam apenas em sala. Afinal, uma coisa é ensinar a tabela periódica no quadro negro, outra é fazer experimentos com elementos químicos em laboratório.

Para objetivos pedagógicos diferentes, custos e receitas diferentes. Percebe a diferença? Sem levar em conta os tipos de conteúdos que serão lecionados e a infraestrutura exigida para que os alunos os assimilem, não é possível levar adiante nenhuma proposta de ensino.

Considerar os aspectos pedagógicos também tem a ver com a política de RH a ser implementada. Qual é o perfil de professor indicado para ensinar, levando em conta os objetivos da instituição, perfil dos alunos e o tempo esperado para concretizar os resultados?

Se a ideia é contratar profissionais mais qualificados e experientes, é certo que isso vai gerar um impacto financeiro maior. Por outro lado, se as metas são menos ambiciosas, professores com pouco tempo de carreira ou até mesmo estagiários podem ser suficientes. De qualquer forma, os gastos com salários, encargos trabalhistas e impostos representam mais um passivo com o qual a instituição precisa arcar.

Defina as metas

A definição das metas em si não é um processo complicado. O que pesa de fato é se elas são realistas o bastante para não desestimular o corpo docente e funcionários ou se são irrelevantes a ponto de não gerar engajamento.

Simon Horan, CEO da consultoria LEK, nos Estados Unidos, define 4 tipos de tensão que precisam ser equilibrados na execução de uma estratégia. Um deles consiste em colocar na balança objetivos desafiadores contra resultados inspiradores.

Significa que, se o desafio não representar dificuldade compatível com as capacidades da instituição e das pessoas envolvidas, não vai provocar o engajamento necessário. É como se você dissesse para um atleta para subir uma escada, mas sem determinar uma razão para isso. Ele pode cumprir a tarefa, mas a sensação que fica é a de ter feito algo irrelevante.

Por outro lado, metas ousadas e sem resultados inspiradores repercutem mal e, normalmente, geram reações de insatisfação. É o caso de empresas que projetam reduzir gastos, sem que isso resulte em algo que de fato faça valer a pena.

Sua escola quer aumentar a quantidade de alunos em 10% para o próximo ano letivo? Excelente, mas será que, dentro das suas possibilidades e da conjuntura externa, não seria mais apropriado investir no já citado EAD?

Antes de estipular objetivos, avalie criteriosamente suas atuais forças, fraquezas, contingências e oportunidades que o mercado oferece. Nesse aspecto, a tradicional matriz SWOT continua sendo a melhor ferramenta para que os objetivos traçados sejam compatíveis com os recursos disponíveis.

Verifique os recursos necessários

No início deste tópico, elencamos as possíveis fontes de recursos a que sua empresa/escola poderia recorrer, lembra? Esse é um ponto que demanda máxima atenção dentro de um planejamento financeiro estratégico. Objetivos em longo prazo sugerem fontes de financiamento diferentes, se confrontados com os de médio e curto prazo.

A construção de uma nova unidade escolar, por exemplo, pode ser uma meta de longo prazo. Tendo em vista a duração das obras, prazos para obter licenças dos órgãos públicos e outros procedimentos, essa é uma meta que pode ser autofinanciada.

Sendo assim, os recursos para custear a obra seriam 100% da escola, que pode se planejar para formar uma reserva até atingir o valor estipulado para começar o projeto até a sua conclusão. Claro que, no caso de obras, existem sempre os imprevistos e custos extras que são somados ao orçamento inicial. Mas até essas eventualidades podem e devem ser previstas.

Como exposto anteriormente, financiar projetos ou atividades com recursos próprios é o ideal. Contudo, essa é uma solução que demanda tempo. Pode ser que sua instituição de ensino esteja diante de uma oportunidade que precisa ser aproveitada imediatamente.

Aí, a possibilidade de um financiamento precisa ser considerada, uma vez que o investimento poderia gerar lucros rápidos e compensar o que foi investido e pagar os juros. Tudo vai depender da análise criteriosa do cenário externo e quais as reais capacidades que a empresa tem de liquidar o passivo gerado.

Projete diferentes cenários

As sazonalidades do segmento de ensino são percebidas conforme oscila a quantidade de matrículas, dadas condições externas mais ou menos favoráveis. O desemprego aumentou? Isso certamente vai gerar impacto no número de alunos matriculados e até mesmo no desempenho escolar/acadêmico dos que já estão estudando.

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Dentro de um planejamento estratégico, é necessário contar com os maus resultados, para que a instituição não seja pega de surpresa. Antecipação é a resposta, antes que seja preciso tomar medidas de contenção que podem prejudicar os alunos.

Para isso, a gestão financeira escolar deve considerar custos e receitas para resultados:

• acima da média: projetando a capacidade operacional da instituição. Ou seja, ao exceder o número de matrículas, a qualidade dos serviços não pode ser comprometida;
• dentro do projetado: antecipando o que pode melhorar, visando ao crescimento;
• abaixo das projeções: já se resguardando de um cenário de menos matrículas e aumento no número de clientes inadimplentes, com o plano de contingência adequado, em que uma reserva financeira é fundamental.

Estabeleça prioridades

Dentro do PPP, a escola vai definir o que é prioritário dentro de suas propostas pedagógicas. Se o objetivo é tornar-se um centro de excelência, pode ser indicado frear o acesso de novos alunos e aperfeiçoar os métodos de ensino. Entretanto, se a instituição pretende angariar mais recursos para formar uma base financeira sólida e que viabilize novos projetos, então, o aumento nas matrículas é o caminho.

A definição do que é prioritário deve partir de um consenso, por meio da necessária e exaustiva discussão. Para isso, toda a comunidade deve ser incentivada a participar, inclusive, pais e representantes de alunos. As reuniões do Conselho Escolar devem ter contemplados em suas atas os respectivos debates sobre temas prioritários, bem como as decisões tomadas a respeito.

Faça a prestação de contas

A credibilidade é imprescindível para a manutenção da imagem institucional. No Brasil, empresas e escolas públicas contam com a confiança da maioria da população, o que não deixa de ser um ativo valioso a ser capitalizado pelo ensino particular. Afinal, instituições que cobram pelo ensino não deixam de prestar um serviço de utilidade pública, ao mesmo tempo em que são empresas, concorda?

Sendo assim, a transparência percebida ao divulgar seus demonstrativos de resultados contribui para formar um ambiente de confiança. Não menos importante, a prestação de contas junto à Secretaria de Educação é uma obrigação imposta por lei. Ela está prevista de acordo com o artigo 70 da Constituição Federal.

A escola pode informar a comunidade sobre a aplicação dos recursos financeiros em caráter informal. Isso pode ser realizado por meio de informativos em formato de jornal ou até por mala direta, por exemplo. O certo é que, quanto mais transparente a gestão, maior a credibilidade. Portanto, isso resulta em um relacionamento muito mais produtivo entre docentes, gestores, pais e alunos.

Otimize recursos

Eliminar custos e despesas é a melhor forma de garantir os lucros. É disso que falamos ao destacar a importância de otimizar os recursos aplicados pela sua instituição de ensino, incluindo o capital de giro e gestão da carteira de cobrança.

Um dos setores que mais demandam custos em escolas é a folha de pagamento. As rotinas administrativas escolares demandam, em geral, procedimentos que tendem a ser burocratizados. Com o tempo, a repetição das tarefas torna as pessoas menos eficientes, uma vez que elas passam a dedicar muito tempo a procedimentos estritamente formais.

Um sistema de gestão escolar pode ser uma solução para eliminar esse entrave. Liberando pessoas de tarefas repetitivas, é possível realocá-las para atividades mais produtivas e que geram mais resultados dentro do projeto pedagógico. Outros setores em que a otimização de recursos pode gerar redução expressiva nos gastos são:

• papelaria: mudando de fornecedor, negociando os preços ou eliminando excessos;
• almoxarifado: reduzindo o uso de materiais de limpeza e gerenciando estoque;
• cantina: retirando do mix de produtos aqueles que tenham pouca saída;
• água e luz: estimulando o consumo consciente e evitando luzes acesas fora do período letivo.

Outro ponto que merece atenção é o descarte de resíduos. Estimular a reciclagem e o tratamento correto do lixo deve ser parte da estrutura curricular. Portanto, é também um hábito instituído entre toda a comunidade. A destinação de recicláveis — desde que seja feita conforme os parâmetros de higiene determinados pela Política Nacional de Resíduos Sólidos — pode até mesmo ser convertida em fonte de receita para a instituição.

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Principais métricas financeiras que devem ser acompanhadas

Tal como uma empresa, sua escola deverá pautar seus resultados em função de métricas financeiras. Vamos conhecer as principais delas:

Ponto de Equilíbrio

Uma vez que o PPP tenha identificado quanto a instituição deve ter sempre em caixa para manter suas atividades, é possível estipular o Ponto de Equilíbrio. O PE representa um valor mínimo que sua escola deverá captar para o custeio de todas as operações. Portanto, é um valor representativo, em que suas receitas se igualam às despesas como um todo.

Custos e despesas

Em relação aos custos, será preciso identificar o que é fixo e variável, considerando o controle de movimentação. Gastos que não se modificam ao longo do tempo, e os que variam conforme a prestação de serviços educacionais é incrementada ou reduzida deverão ser tratados separadamente.

Para ilustrar, vamos supor que sua instituição definiu a criação de novas turmas de cursos profissionalizantes. Sua escola deverá arcar com todos os custos inerentes à oferta de serviços ampliada. Além disso, precisa identificar as despesas que serão fixas ao longo do tempo e as que variam com mais frequência.

Rentabilidade

Tudo que representa retorno a partir de um investimento feito pode ser enquadrado a partir da sua rentabilidade. Como vimos de forma sucinta anteriormente, investimentos que não rendem o esperado geram prejuízo, como é o caso dos recursos aplicados em marketing que não surtem os efeitos projetados na receita líquida.

A fórmula para se calcular a rentabilidade de um investimento é a seguinte:

Rentabilidade = (Lucro / Valor Investido) x 100

Lucratividade

Considerando a lucratividade, sua escola deverá enquadrar os valores que ficam após apurar todos os custos operacionais. Isso significa englobar aqueles que antecedem o serviço e os que são liquidados depois. Assim como a rentabilidade, entre várias fórmulas à disposição, há uma relativamente simples para realizar seu cálculo:

Lucratividade = (Lucro / Receita Bruta) x 100

Benefícios de uma gestão financeira escolar eficiente

Portanto, como vimos, a tarefa de formar uma estrutura que dê conta da gestão dos recursos não é simples. Você precisa dedicar-se a gerir múltiplos aspectos do negócio ao mesmo tempo.

Escolas são essencialmente prestadoras de serviço, portanto, seu “produto” é consumido antecipadamente. Os alunos pagam após terem recebido as aulas, o que abre caminho para a inadimplência. Esse fator é um problema comum em instituições de ensino, em maior ou menor escala.

A tecnologia é a resposta mais imediata aos desafios que instituições de ensino enfrentam em suas rotinas administrativas. Um intermediador de pagamentos, por exemplo, é uma ferramenta útil para antecipar cenários de inadimplência. Assim, ele pode ajudar a facilitar a cobrança por meio de envios automáticos de boletos.

Utilizando a tecnologia de gestão e seguindo os passos descritos aqui, você terá mais elementos para tomar decisões importantes, de maneira a gerar resultados positivos. A gestão financeira escolar é o caminho para que sua instituição cumpra seu papel social. Além disso, trabalha para que ela seja igualmente lucrativa como empresa.

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