Saiba como criar uma política de gestão de cobrança na sua empresa

Uma boa gestão de cobrança é fundamental para o seu negócio garantir o recebimento dos valores devidos de clientes que compram a prazo. Em outubro do ano passado, a Serasa, empresa que atua junto ao SPC na proteção ao crédito, registrou aumento na inadimplência em relação ao ano de 2016.

Sabemos que a inadimplência é um problema que atinge a maioria da população brasileira. E, de certa forma, isso tem ligação com a elevada tributação no país.

Com tantos impostos a pagar e obrigações a cumprir, empresas são forçadas a vender a crédito, como alternativa ao pagamento à vista. Principalmente na aquisição de bens de consumo duráveis (eletrodomésticos, veículos etc.), o parcelamento é a saída.

Em consequência, torna-se uma questão de sobrevivência compor políticas de cobrança que aumentem as chances de receber duplicatas e prestações em atraso. Então, se é esse o seu problema, continue a leitura!

O papel da gestão de cobrança para afastar o mau pagador

Considerando os problemas expostos, é essencial para as empresas que vendem a crédito realizem vendas somente para bons pagadores.

Essa é a condição a ser buscada antes de se fechar negócio com pagamento a prazo. Além disso, é uma das funções que pode ser delegada aos profissionais de gestão de cobrança. Cabe a eles garantir que a sua empresa só emitirá duplicatas para pessoas que comprovadamente honrem os seus compromissos.

Nesse sentido, a análise de crédito é a principal garantia. O cadastro do SPC/Serasa é, portanto, fonte de consulta obrigatória para o comércio e prestadores de serviço antes de uma venda parcelada.

Outro meio para avaliar o score de um pagador é o histórico do consumidor. Em uma rápida consulta, você será capaz de verificar se houve, em compras anteriores, atraso nos pagamentos. Além disso, você pode ver se os atrasos foram recorrente ou não e ainda se as parcelas foram honradas dentro dos prazos.

Na falta desse histórico, contudo, a única fonte com informações e credibilidade para informar sobre o perfil do consumidor é mesmo o SPC/Serasa. Até porque, depois da venda realizada, a missão do setor de cobrança torna-se mais árdua, como veremos a seguir.

A importância dessa política para evitar contendas judiciais

Uma vez que um cliente entra na lista dos devedores, cabe aos profissionais de cobrança agir de forma metódica. O planejamento é necessário para que o endividamento não aumente, o que dificultaria ainda mais o seu recebimento. Assim, a postura que deve prevalecer ao cobrar um inadimplente é a da negociação.

Até mesmo nos casos de comprovada má fé, vale mais uma negociação desfavorável do que uma ação judicial boa. Uma lide na esfera judicial, por exemplo, pode significar mais demora, custos processuais e honorários advocatícios. Portanto, o melhor mesmo é evitá-la.

Em se tratando de cobrar quem deve, sua empresa deverá antes ter o controle das parcelas que tem a receber.

Falaremos mais à frente das ferramentas que você pode usar para fazer esse controle. Agora, basta saber que é imprescindível conhecer as datas de vencimento de boletos e parcelas de cartões de crédito. Somente com conhecimento das cobranças em aberto que a sua empresa tem é possível ter melhor controle sobre elas.

Na falta de uma ferramenta de gestão, é possível utilizar uma planilha no Excel ou no Google Planilhas. De todo modo, nela deverão constar as seguintes informações:

• Montante da dívida;
• Valores a receber;
• Valor já quitado;
• Tempo total de atraso.

Quanto maiores forem os valores devidos ou o tempo em que o cliente permanecer em atraso, mais contundentes deverão ser as ações de cobrança. Por isso, uma política bem estruturada é muito importante — na verdade, faz toda a diferença.

Ações coordenadas para a execução de dívidas

Uma vez que sejam identificados os clientes com pagamentos em aberto, seus profissionais de cobrança deverão fazer contato o mais rápido possível para negociar uma solução.

Nesse primeiro contato, é importante conhecer o perfil do devedor. Os dados podem ser de quantos dias, normalmente, ele leva para pagar ou de quanto tempo costumam ser os seus atrasos. Se o devedor em questão costuma atrasar uma semana, por exemplo, você já sabe que fazer contato antes disso só contribuirá para gerar um desgaste no seu relacionamento.

Verifique também se esses atrasos são recorrentes ou se é um fato isolado. Ao contactar o cliente, pergunte-lhe sobre o que motivou o atraso no pagamento. Caso os motivos sejam plausíveis, em conjunto, vocês podem encontrar a melhor solução.

Uma estratégia que pode dar resultados é agendar uma data. Assim, você criará um compromisso — sem se esquecer de informar, é claro, dos juros que incidem sobre o pagamento em atraso. Há ainda uma alternativa, embora em desuso, capaz de aumentar o comprometimento do inadimplente. Essa ação consiste em fazer com que o não pagador assine cheques pré-datados como garantia.

Agora, se mesmo com toda a negociação envolvida a sua empresa não receber, será hora de recorrer a medidas mais drásticas.

O plano de cobrança como recurso final

Uma vez que a negociação não tenha surtido efeito, é hora de levar adiante procedimentos mais duros. Essas práticas podem ser usadas para sensibilizar o mau pagador. O chamado plano de cobrança, nesse sentido, pode ser estruturado nas seguintes ações:

• envio de correspondência informando que o nome do cliente será incluído nos órgãos de proteção ao crédito, respeitado o prazo legal;
• corte no fornecimento do serviço prestado;
• contatos com as pessoas informadas como fiadores no momento da compra, para dar ciência da falta de pagamento;
• contato do advogado da empresa, informando sobre a iminência de uma ação judicial com todas as suas implicações;
• protesto de dívida em cartório, com o devido aviso antes de se tomar essa medida.

As Instituições de Pagamento para reduzir a inadimplência

As ferramentas eletrônicas de gestão — na forma de uma Instituição de Pagamento — podem representar economia de recursos já que uma de suas funções é controlar o recebimento de parcelas e automatizar a cobrança.

Por meio desses softwares, são enviados e-mails ou arquivos para downloads aos clientes que têm parcelas próximas de vencer. Se, por um lado, essa ação não livra a sua empresa do consumidor que age de má fé, por outro, ainda evita atrasos por simples esquecimento.

Então, diante de tudo o que vimos, considere mais essa solução. Assim você pode aprimorar conhecimento para compor a política de gestão de cobrança em sua empresa. Portanto, antecipe-se! Afinal, é muito mais cômodo e econômico contar com uma ferramenta de cobrança automática.

Enfim, gostou do post? Agora, aproveite para se aprofundar no assunto e leia também sobre outra maneira que a sua empresa tem para evitar a inadimplência: aprimorar o seu relacionamento com clientes inadimplentes!