Conheça 7 erros no fluxo de caixa mais comuns para você evitar!

Quem lida com as finanças de um negócio conhece a importância do detalhamento de contas. Saber sobre entradas e saídas é essencial, mas ficar somente nesses dois pontos pode gerar uma visão distorcida da realidade da empresa — o que é um dos erros no fluxo de caixa mais comuns.

Falando nisso, a fim de evitar que eles se propaguem, é necessário conhecê-los. Afinal, ter controle sobre o dinheiro que circula em um empreendimento ajuda a torná-lo mais sustentável ao longo do tempo. Além disso, também contribui para evitar que ele acabe por causa de uma má administração de recursos.

A seguir, descreveremos melhor quais são essas falhas. Então, continue a leitura e confira!

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1. Não atualizar constantemente o fluxo de caixa

A falta de atualização diária é um dos erros mais comuns na hora de fazer o fluxo de caixa. Ao deixar a atualização de entradas e saídas para o final do mês ou fazê-la de 15 em 15 dias, você pode perder o controle sobre o que de fato entrou e saiu do caixa.

Se as movimentações ocorrem todos os dias, o mais correto é que elas sigam esse mesmo cronograma para serem lançadas, certo? Ao estabelecer a atualização diária, você não só garante maior controle do fluxo de caixa, como também passa a ter uma visão mais apurada sobre o andamento do negócio, o que lhe permitirá tomar decisões de maneira mais eficaz.

2. Não fazer lançamentos por categoria

Tão importante quanto fazer lançamentos é separá-los por categoria. A separação é essencial para saber de onde está saindo o dinheiro e para onde ele está indo. Se os valores são colocados em categorias genéricas, é impossível conhecer o que tem demandado mais recursos e quais são os pontos de desperdício.

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Ao categorizar as despesas e os ganhos, é possível ter um controle maior sobre as finanças, direcionando os investimentos para categorias mais rentáveis e cortando gastos supérfluos em outras de maneira mais eficaz. Entender os detalhes de cada categoria também contribui para uma atuação estratégica diante de questões ligadas ao administrativo-financeiro da empresa.

3. Não ter consistência nas informações lançadas

Outro erro no fluxo de caixa, que pode ser bastante prejudicial à empresa, é a inconsistência dos dados. Por mais que os lançamentos sejam feitos diariamente, se eles estiverem pouco detalhados ou gerarem dúvida em quem pegar o documento posteriormente ou ainda forem incompatíveis com a realidade do negócio, de nada adiantará.

Aliás, esse problema leva a uma sequência de erros por parte da gestão financeira. Isso porque os dados que ela passará para os outros setores da organização servirão de base para tomadas de decisão. Por sua vez, eles serão incompatíveis com a realidade do mercado, podendo levar a um prejuízo no desenvolvimento da companhia.

4. Contar com um dinheiro que entrará

Ao colocar no papel as entradas e saídas, é bem comum contar com um dinheiro que ainda entrará na conta da empresa. Cuidado para não cometer esse erro. Isso costuma acontecer especialmente em compras parceladas e é uma armadilha para a saúde financeira do negócio.

Por exemplo, se o montante entrará em 30, 60 ou 90 dias, não significa que a venda entrou no caixa no mesmo dia da compra, e isso precisa ficar bastante claro. Essa situação pode levar gestores a gastarem o dinheiro antecipadamente, porém existem riscos como o cliente atrasar o pagamento, uma despesa mais urgente surgir ou outros imprevistos que farão com que o montante efetivamente atrase para a empresa.

Nesse sentido, a melhor atitude é sempre esperar até que o dinheiro entre de fato na conta. Só assim ele deve ser lançado no fluxo de caixa.

5. Não conhecer o Ciclo Financeiro e o Ciclo Operacional

A saúde financeira de uma organização é afetada por diversos aspectos. Entre eles estão o Ciclo Financeiro e o Ciclo Operacional. Quando eles são bem gerenciados, permitem que o fluxo de caixa tenha um bom giro.

O Ciclo Financeiro compreende desde o tempo de pagamento dos fornecedores até o recebimento das vendas do produto final. Ou seja, é o caminho que o dinheiro percorre. Enquanto isso, o Ciclo Operacional é a soma de todos os valores correspondentes à operação empresarial (desde a compra da matéria-prima, passando pela produção e pela venda até o recebimento da comercialização do produto final).

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Ambos são essenciais para o fluxo de caixa na medida em que, para ter um fluxo bom, é necessário antecipar recebimentos e postergar os pagamentos. Assim sendo, lembre-se de que quanto menor for o Ciclo Financeiro, melhor será a saúde financeira da empresa.

6. Superestimar a previsão de lucro

Um dos maiores erros no fluxo de caixa é superestimar as previsões, principalmente com base naqueles períodos de maior faturamento. Tenha bastante cuidado, pois toda empresa tem as suas sazonalidades e não levar isso em consideração pode levá-la à falência.

Lucros elevados, excesso de otimismo e suposições sem fundamento podem ser uma armadilha para a organização com propósito de crescimento.  Assim, tudo isso pode, inclusive, contribuir para o seu fracasso. Superestimar os números leva a erros em fluxos de caixa posteriores.

Por isso, mantenha o equilíbrio e faça um percentual de crescimento com base em experiências anteriores. Além disso, leve em consideração a realidade do seu segmento de mercado na atualidade.

7. Não contar com um sistema que ajude na gestão financeira

Por mais que você mantenha livros-caixa, planilhas e todos os documentos ligados à gestão financeira de maneira organizada, não ter isso arquivado em um sistema é um grande erro. O fluxo de caixa precisa ser realizado continuamente e, eventualmente, será necessário realizar consultas para calcular percentual de crescimento, por exemplo.

Logo, busque uma tecnologia que o ajudará a ter um controle mais eficaz do fluxo. A ação não só facilitará o dia a dia da organização financeira da empresa, como também trará mais segurança e diminuirá as chances de erros e retrabalhos nos lançamentos.

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Nem sempre é fácil evitar os erros no fluxo de caixa, mas saber identificá-los o ajudará a tornar a gestão financeira da sua empresa muito mais simples e eficaz. Lembre-se de que ter um documento de qualidade contribui, inclusive, para o sucesso de investimentos futuros.

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