Orçamento escolar: como planejar o orçamento anual da escola?

Se você é gestor ou trabalha no setor administrativo e financeiro de um estabelecimento de ensino, com certeza sabe que fazer o planejamento e orçamento escolar não é uma das tarefas mais simples. Essa dificuldade se deve principalmente ao fato de que o trabalho é feito com base em estimativas de dados. Assim, na maioria das vezes, não é possível prever eventos inesperados.

Por esse motivo, preparamos este post para ajudar você no processo de criação e implementação do orçamento escolar.

A seguir, vamos abordar o que é essa ferramenta de gestão, por que utilizá-la, para que serve, como fazer, como reduzir os gastos e aumentar receitas, como definir metas, por que utilizar soluções inteligentes, além de outros aspectos relevantes para auxiliar você a utilizar essa ferramenta de maneira mais eficiente. Então boa leitura!

O que é o orçamento anual escolar?

O orçamento anual escolar é uma ferramenta de gestão que fornece as estimativas de receitas e despesas de uma unidade de ensino durante todo ano. Geralmente, é realizado nos últimos meses de cada período letivo.

É uma das principais ferramentas do planejamento estratégico. Além de ser útil para identificar a capacidade de realizar novos projetos ou investimentos da sua escola, também é importante para evitar problemas decorrentes do aumento da inadimplência.

Como definir o orçamento da minha escola

O profissional que trabalha com o orçamento escolar deve ser flexível e estar preparado para enfrentar cenários  positivos e negativos. E isso se deve ao fato de que esse instrumento utiliza estimativas de dados. Como se sabe, as variáveis que influenciam diretamente em seus resultados não podem ser previstas de forma exata. Assim, são exemplos a taxa de inadimplência, os custos inesperados, a entrada de novos alunos etc.

Por que fazer o orçamento escolar?

A existência de um planejamento financeiro adequado contribui para o maior alcance de metas nas empresas. Essa ferramenta deve incluir os objetivos de curto, médio e longo prazo das organizações, além de descrever ações que devem ser executadas para o seu efetivo alcance.

Para que o planejamento financeiro seja executado de forma eficiente, é imprescindível a criação de um orçamento. Nele, devem estar previstas as receitas e despesas da empresa durante determinado período.

No contexto escolar, esse instrumento de gestão possibilita que os gestores criem perspectivas futuras relacionadas à expansão da sua estrutura física, à contratação de novos professores, ao aumento da oferta de materiais próprios etc.

Entretanto, é o orçamento escolar que vai determinar se essas ações podem, de fato, ser concretizadas, já que ele fornece as estimativas de receitas e despesas da escola. Com isso, você consegue observar por que é importante ter uma ferramenta de gestão como essa na sua unidade de ensino.

Para que serve o orçamento anual?

O orçamento anual, como instrumento de gestão, serve para vários propósitos. Destacamos alguns a seguir.

Fornece uma visão geral da escola

Por apresentar uma estimativa de receitas e despesas da escola durante o período de um ano, o orçamento é um bom parâmetro para avaliar a saúde financeira da sua unidade de ensino.

Por meio da sua análise, você consegue identificar o nível de endividamento da sua escola, a sua capacidade para realizar novos investimentos, além de outros fatores relacionados à situação financeira da sua unidade de ensino.

Facilita o controle financeiro

Como o orçamento escolar mostra informações detalhadas das fontes de receitas e despesas, fica mais fácil para o gestor cortar gastos desnecessários ou investir em ações que têm gerado um volume maior de receitas.

Dessa forma, essa ferramenta auxilia no maior controle financeiro da sua escola e, consequentemente, no alcance de melhores resultados.

Auxilia a tomada de decisões

Esse é um dos pontos fundamentais do orçamento escolar anual. Como toda empresa precisa de ferramentas para que a tomada de decisões seja realizada de maneira mais eficiente, nas unidades de ensino esse processo não é diferente.

Portanto, quando você se depara com situações em que deve tomar alguma decisão — como a necessidade de contratação de novos professores — o orçamento é um instrumento fundamental para determinar se essa ação é a mais adequada de ser realizada nesse momento.

Quais são os tópicos para realizar o orçamento anual?

Para que o orçamento escolar seja realizado de forma adequada, é importante considerar alguns aspectos, conforme listaremos a seguir.

Estabelecer um teto

O estabelecimento de um teto de gastos é essencial para garantir o maior controle financeiro da sua escola. Ao estabelecer esse limite, você evita comprometer a saúde financeira da sua unidade de ensino, já que, dessa forma, dificilmente o somatório das suas despesas será superior ao das receitas.

Definir metas

A criação de metas também deve ter atenção especial na formulação do orçamento anual escolar. Afinal, quando não se tem clareza dos objetivos a serem alcançados, não se chega a lugar nenhum, não é mesmo? Dessa forma, é primordial que as metas sejam alcançáveis e que correspondam com a estratégia da escola.

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Rever os gastos

A maioria dos estabelecimentos de ensino tem gastos supérfluos que podem ser cortados sem prejuízo algum das atividades desenvolvidas. Portanto, é muito importante que seja feita uma análise periódica dos gastos, a fim de retirar despesas desnecessárias do orçamento.

Ao fazer esse monitoramento, você consegue identificar com maior clareza quais são as melhores decisões que devem ser tomadas na sua unidade de ensino, tanto em relação ao corte de gastos como ao aumento de receitas decorrentes da captação de novos alunos e do maior sucesso na redução da inadimplência.

Estabelecer prazos

A definição de prazos é um dos itens mais relevantes do orçamento, já que todas as estimativas são feitas com base em períodos de tempo específicos. O orçamento permite identificar o momento ideal para assumir uma nova despesa ou o prazo mais adequado para o parcelamento de uma dívida.

Afinal, é possível reduzir gastos na escola?

Para que você saiba como rever os gastos da escola ou se é possível reduzi-los, faça a separação dos gastos essenciais e supérfluos.

Os primeiros, como o próprio nome já diz, são aqueles relevantes para o funcionamento adequado da escola. Esses, é claro, não podem ser descartados. Como exemplos, podemos citar: pagamento dos salários dos professores, conta de energia, encargos etc.

Já os gastos supérfluos são aqueles que, quando cortados, não geram nenhum prejuízo ao ensino dos alunos. Como exemplos temos as despesas com a decoração da escola em datas comemorativas, por exemplo.

Depois de fazer a separação das despesas da sua escola entre essas duas categorias, você pode avaliar se é possível fazer alguma redução. Entretanto, fique atento para não confundir esses conceitos e, assim, prejudicar o funcionamento adequado da sua unidade de ensino ao cortar gastos considerados essenciais.

Como lidar com a inadimplência?

A inadimplência é um dos principais desafios das instituições de ensino e ocasiona grandes prejuízos ao planejamento financeiro e orçamento escolar. Por isso, é importante que as escolas busquem alternativas para a redução desse indicador. A seguir, citamos algumas opções.

Permitir o pagamento por meio de boleto bancário

Essa é uma solução bastante eficaz devido à facilidade e à familiarização dos pais com esse meio de pagamento. Além disso, o boleto bancário pode ser enviado por e-mail ou pelo correio, o que funciona como um lembrete para os responsáveis.

Criar descontos para os adimplentes

O oferecimento de descontos para quem paga as mensalidades em dia serve como um estímulo para a adimplência. Você pode oferecer descontos na próxima matrícula ou distribuir cupons de sorteio de livros ou uniformes, por exemplo.

Negociar a dívida

A negociação dos débitos é fundamental para garantir o sucesso na recuperação dos valores atrasados. Portanto, converse com os pais ou responsáveis sobre as possibilidades de pagamento da dívida. Ofereça a alternativa de quitação em parcelas ou em diferentes modalidades, como cartão de crédito, boletos, cheques etc.

Separar os casos em grupos

Fazer a segmentação dos casos em que há grandes dívidas acumuladas e aqueles em que há débitos esporádicos é importante para que você possa definir as melhores estratégias de cobrança em cada situação.

Cabe ressaltar, entretanto, que essa distinção não deve ser usada para ocasionar nenhum tipo de constrangimento para o aluno. O objetivo é apenas auxiliar no processo de gerenciamento dos valores em atraso.

Criar roteiros de cobrança

O processo de cobrança de uma dívida gera desconfortos para os responsáveis e para o encarregado dessa tarefa. Portanto, é importante que a sua escola tenha roteiros bem definidos para aumentar as chances de sucesso na recuperação dos atrasados e, também, para evitar problemas de relacionamento. Todo o roteiro de cobrança deve levar em consideração o que é ou não permitido pelo Código de Defesa do Consumidor.

Premiar os bons pagadores

Você pode adotar um programa de acúmulo de pontos, tal como os oferecidos pelas companhias aéreas. Por exemplo, sempre que os responsáveis pelo aluno pagarem a mensalidade na data do vencimento, eles receberão uma quantidade de pontos. Esses pontos podem ser trocados por um abatimento na mensalidade, ganhos de materiais escolares etc.

Veja mais dicas no vídeo abaixo:

É possível estabelecer um teto para o orçamento escolar?

Conforme abordado anteriormente, é essencial que seja determinado um teto de gastos para o orçamento da sua escola.

Para estabelecer esse limite, faça um levantamento das despesas ocorridas na sua unidade de ensino durante um período. A partir daí, realize projeções para definir qual é o seu valor ideal.

Por exemplo: suponha que você quer estabelecer um teto para o orçamento da sua escola no ano X. Nesse caso, observe o valor do somatório das despesas ocorridas no ano anterior (X − 1). Com base nesse resultado, você consegue fazer uma estimativa dos gastos do ano e propor ações para garantir que esse limite não seja superado.

É importante destacar que esse limite de gastos não deve limitar a capacidade de crescimento da sua escola. Pelo contrário, ele deve garantir que os recursos estejam disponíveis e possam ser aplicados em melhorias.

Quais metas devem ser colocadas no planejamento?

Como já mencionamos, a definição de metas é essencial para garantir que o seu orçamento anual seja bem-sucedido. Cabe dizer que não existe um conjunto de metas específicas que todas as escolas devem buscar.  Elas variam de acordo com a instituição.

Entretanto, para que você saiba como definir metas da escola de forma adequada, é interessante considerar alguns aspectos:

Defina a taxa de crescimento desejada

Estabelecer o nível de crescimento esperado é importante para guiar quais metas devem ser adotadas. Mas atenção! Seja realista com esses valores para evitar frustrações com projeções inatingíveis.

Faça uma análise do mercado

Fazer essa pesquisa é importante para que as decisões tomadas na sua unidade de ensino sejam baseadas em exemplos existentes.

Suponha que você deseja implementar em sua escola um ensino realizado de forma 100% não presencial. Para isso, faça uma análise dos resultados alcançados pelas instituições que adotaram essa medida. A partir daí, observe se essa é a sua melhor escolha.

Defina os prazos de forma adequada

A definição de metas sem o estabelecimento de prazos viáveis para serem alcançadas não é uma prática ideal para o planejamento estratégico e financeiro.

Portanto, tenha prazos bem definidos e adote ações para que as metas sejam cumpridas dentro do horizonte de tempo estabelecido.

Procure sempre por objetividade

Busque sempre ser específico nas ações que devem ser adotadas. Desta forma, você garante que as metas estabelecidas sejam realmente efetivadas dentro do prazo definido.

Envolva todos os membros da escola

É importante que as metas sejam compartilhadas com os profissionais da escola para que todos se engajem em alcançá-las. Além disso, é importante motivar seus colaboradores para que atuem de acordo com o planejamento.

Seja criativo

Como os recursos nem sempre são suficientes para garantir o cumprimento das metas, é importante utilizar a criatividade. Portanto, escute a opinião dos seus colaboradores. Veja se eles têm ideias para promover melhorias, viabilizar cortes de gastos, criar novos projetos que resultem em aumento de receitas etc.

Como fazer um bom orçamento anual?

Para você possa fazer um bom orçamento anual, é importante seguir algumas dicas, conforme destacamos a seguir.

Decida as métricas e indicadores

Para fazer um bom orçamento anual, você não precisa utilizar todas as métricas e indicadores existentes. O importante é definir quais são os mais relevantes para a sua unidade de ensino durante o período de abrangência.

Alguns indicadores que podem ser considerados são: volume de matrículas, taxa de crescimento, quadro de colaboradores, taxa de expansão da escola, taxa de inadimplência etc.

Determine os custos e as despesas

Você deve fazer uma estimativa de todos os custos e despesas que a sua escola terá durante o período de abrangência do orçamento. Não se esqueça de considerar também os valores que serão destinados à realização de investimentos.

Cabe mencionar que os custos correspondem aos gastos necessários para que a sua escola funcione de forma adequada. Eles podem ser classificados em diretos, que se relacionam às atividades de ensino, e indiretos, que se referem à manutenção da escola. Alguns exemplos são:

• mão de obra direta: pagamento de salários dos profissionais que atuam na educação do aluno;
• materiais diretos: que se destinam ao consumo dos alunos;
• encargos diretos: impostos que incidem sobre a folha de pagamento dos profissionais ligados ao ensino dos alunos;
• serviços diretos: destinados a atender o aluno;
• mão de obra indireta: pagamento de salários de profissionais como porteiros, faxineiros, zeladores etc.;
• materiais indiretos: não relacionados ao ensino do aluno, como materiais de limpeza;
• encargos indiretos: impostos que incidem sobre a folha de pagamento dos profissionais não ligados ao ensino dos alunos;
• serviços indiretos: necessários para o bom funcionamento da escola.

Já as despesas se referem aos gastos administrativos e com a realização de investimentos que viabilizam o funcionamento adequado da sua escola. Alguns exemplos são:

• folha de pagamento dos funcionários da administração;
• marketing e publicidade;
• investimentos tecnológicos.

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Divida os gastos por categorias

A segmentação dos gastos por categorias é fundamental para que você possa identificar facilmente quais áreas demandam elevadas somas de capital e que não apresentam a contrapartida esperada para a sua escola e, também, aquelas que têm apresentado excelentes retornos.

Assim, fica mais fácil identificar quais setores ou projetos devem ter um maior nível de investimento e quais devem ser descontinuados.

Trabalhe com uma margem de segurança

Como o orçamento escolar é baseado em estimativas de dados,  ele está sujeito a erros e acontecimentos imprevisíveis. Por isso, para evitar que situações como essas gerem problemas financeiros para a sua escola, é importante fazer a inclusão de um valor referente à margem de segurança nas projeções realizadas.

Cabe destacar que não existe um valor fixo para essa margem, já que ela deve depender dos critérios de cálculo das projeções utilizados em cada instituição. Entretanto, geralmente as unidades de ensino utilizam um valor de 15% a 20% do orçamento total.

Identifique os projetos previstos

Definir quais são os projetos previstos também é essencial para a criação do orçamento escolar. Afinal, cada novo projeto demanda uma quantidade não desprezível de recursos, materiais e profissionais.

Considere diferentes cenários

Para evitar surpresas desagradáveis e adotar um comportamento preventivo, é importante que você trabalhe com cenários distintos para o desenvolvimento do orçamento da sua escola. Abaixo, listamos três cenários possíveis.

Cenário otimista

Esse é o melhor cenário de todos. Ocorre quando todas as projeções são realizadas corretamente, tanto de receitas quanto de despesas. Ele pode corresponder ainda à situação em que as suas receitas superam os valores esperados, o que indica uma folga ainda maior no orçamento da sua escola.

Cenário realista

No cenário realista, as projeções realizadas são muito próximas aos resultados efetivamente observados, com diferenças pouco significativas. Entretanto, ao contrário do cenário anterior, em que pode haver folga no orçamento, aqui essa hipótese não é viável, apesar de não ocorrer a falta de recursos.

Cenário pessimista

É o pior cenário possível. Assim, ocorre quando as projeções feitas para a sua escola são muito diferentes dos resultados alcançados. Com isso, ocorre a falta de recursos orçamentários, o que pode resultar em sérios prejuízos financeiros para a sua unidade de ensino.

Como as soluções digitais podem auxiliar no orçamento escolar?

Fazer todo o controle financeiro por meio de lápis e papel é humanamente impossível, não é mesmo? Afinal, são várias as despesas que ocorrem no dia a dia da escola e fazer esses registros por um método tão rudimentar pode resultar em incoerências nos resultados e trazer sérios prejuízos.

Além disso, geralmente as instituições de ensino têm um grande número de alunos. Como cada um deles representa uma fonte de receita distinta, fazer esse controle também não é uma tarefa trivial. Portanto, para isso, existem algumas soluções digitais que facilitam o trabalho dos gestores financeiros das escolas.

São diversas opções existentes no mercado que oferecem funcionalidades como geração de boletos, cobrança automática de dívidas dos clientes, além de outras que facilitam o gerenciamento financeiro da sua escola. Dessa maneira, não deixe de avaliar as necessidades da sua instituição para adotar soluções que auxiliem na redução da inadimplência e, consequentemente, no maior sucesso da sua unidade de ensino.

Guia de Parcerias Entre Escola e Empresa

Como você pode perceber, o orçamento escolar é uma ferramenta fundamental para garantir que a gestão financeira da sua unidade de ensino seja realizada de maneira mais eficiente. Portanto, é importante que ele não seja negligenciado e que você faça o acompanhamento periódico das suas receitas e despesas. Desta forma, você consegue garantir a saúde financeira da sua escola.

E aí, gostou deste post? Entendeu o que é orçamento escolar, a sua importância para o melhor desempenho da sua unidade de ensino e como fazê-lo de forma eficiente? Então, não deixe de curtir a nossa página no Facebook para ficar por dentro de todos os conteúdos que postamos. Até a próxima!