Como fazer o relatório de custos e despesas da escola facilmente?

Ter controle sobre investimentos, folha de pagamentos, gastos fixos e variáveis é fundamental para a gestão financeira na escola. É por isso que fazer um relatório de custos e despesas é tão importante. O documento precisa ser detalhado, mas, ao mesmo tempo, ir direto ao ponto, contendo apenas informações de extrema relevância.

Mas, como garantir a confecção de um documento de fácil compreensão e completo? Confira nos tópicos a seguir algumas dicas e informações sobre como fazer o relatório de custos e despesas da escola!

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A importância do relatório de custos e despesas

Segundo um estudo feito pela consultoria PwC, as empresas que têm controle sobre as suas finanças têm aumento de cerca 40% na sua produtividade. Apesar de ser um relatório sobre empresas, essa realidade também pode ser aplicada nas escolas.

Mas a importância de produzir esse documento não está restrita a este único fator. Um dos maiores ganhos para as escolas é justamente a eliminação de desperdícios e a possibilidade de concentração em atividades que fornecem o máximo de valor. Consequentemente, as equipes passam a operar com maior eficácia tanto em relação à administração quanto ao ensino, tudo isso a um custo reduzido.

As diferenças entre custos e despesas

Provavelmente, você deve estar se perguntando: mas os custos e despesas não são a mesma coisa? Não e explicaremos melhor o porque não usar essas duas palavras como sinônimos.

Custos

Os custos podem ser definidos como um gasto ligado à atividade fim. Eles são relacionados à aquisição e conversão em produtos ou prestação de serviços, sendo parte do objeto social da entidade. Podemos dar como exemplo:

• depreciação de equipamentos (computadores, ar-condicionado, móveis etc.);
• insumos;
• mão de obra indireta;
• luz, água etc.

Despesas

As despesas estão ligadas diretamente às atividades operacionais e gestão corporativa, sem relação com o serviço final, no caso das escolas, o ensino. São os gastos para manter a estrutura funcional da instituição de ensino. Elas podem ser tanto fixas quanto variáveis, como, por exemplo:

• investimentos em marketing;
• meios de comunicação e internet;
• materiais de escritório, limpeza etc.

Saber diferenciar os conceitos é essencial para poder discriminar corretamente os valores no relatório de custos e despesas.

Dicas para construir um relatório eficiente

A ideia do relatório de custos e despesas é reduzir os custos sem perder a qualidade, o que se mostra um desafio para as instituições de ensino. A boa gestão financeira precisa trabalhar em diferentes frentes, sem perder o seu foco no serviço oferecido aos alunos. Conheça a seguir algumas dicas para montar um documento com qualidade!

Estabeleça prioridades

A gestão financeira deve estabelecer prioridades, a fim de produzir relatórios de custos e despesas precisos e bem fundamentados. Logo, é necessário estabelecer uma conexão com os demais setores da escola para definir os custos.

Por exemplo, se for necessário trocar computadores das salas, o ideal é fazer isso antes que as atividades escolares comecem, de preferência nas férias. Isso não só levará menos tempo, como evitará que as atividades que precisem dos equipamentos sejam comprometidas. Ter prioridades evita que o setor administrativo-financeiro trabalhe apenas de maneira contingencial, resolvendo problemas.

Evidencie as metas

A gestão financeira em uma instituição de ensino também é gestão de tempo. Um erro comum é apenas considerar gastos diretos e esquecer de detalhes, como a produtividade dos colaboradores, que interfere diretamente na economia escolar.

Por isso, tenha metas claras que motivem a sua equipe e ajudem na eficiência produtiva. Isso não só garante a precisão do relatório, mas também a qualidade com a qual ele é produzido. Além disso, para trabalhar, por exemplo, com o objetivo de reduzir despesas desnecessárias, é preciso atuação direta dos membros da equipe, o que requer motivação extra.

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Detalhe tudo o que é gasto

Todos os gastos devem ser discriminados, mas isso não significa que é necessário escrever exatamente o item, por exemplo, cada pacote de folha, mas sim fazer um compilado em grupos. Isso fará com que a gestão tenha uma visão de como o dinheiro é distribuído, podendo assim tomar decisões sobre cortes e investimentos.

Aliás, esse detalhamento ajuda a promover uma gestão financeira baseada na criação de uma reserva de dinheiro, algo fundamental para lidar com os imprevistos que podem surgir pelo caminho. Isso também contribuirá para cobrir custos, sem que eles fujam do orçamento.

Tenha um orçamento

Falando em orçamento, é necessário ter um controle também sobre o que é recebido, ajudando assim no estabelecimento do fluxo de caixa da contabilidade. A união entre o que é recebido e o que é gasto ajuda na manutenção da sustentabilidade da escola.

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Imagine, por exemplo, que a escola tenha estabelecido uma receita operacional desejada, mas no meio do ano ela começa a sofrer com inadimplências pontuais. Isso criará a necessidade de saber os custos e despesas do período e analisá-los, a fim de estabelecer estratégias sobre o que pode ser feito.

Utilize uma Instituição de Pagamento

As tecnologias vieram para facilitar o cotidiano das escolas não só nas questões educacionais, propiciando um desenvolvimento dos alunos, mas também nas administrativa-financeiras, garantindo uma melhor gestão. Por isso, para confeccionar relatórios de custos e despesas, conte com um Instituição de Pagamento.

Além de automatizar o trabalho de recebimentos, você poderá acompanhar as entradas e saídas com maior facilidade, evitando os retrabalhos. Os dados também ficarão integrados e reunidos em um único lugar, o que facilitará a busca pelo resultado do relatório. Isso melhorará não só a eficácia, mas ajudará a escola a ter uma maior autonomia operacional, o que torna a adoção dessa tecnologia ainda mais importante. Quer saber mais como funciona? Clique aqui!

O relatório de custos e despesas é um documento que precisa ser feito periodicamente pela instituição de ensino. Isso ajudará não só a realizar comparações posteriores e a estabelecer estratégias que reduzam gastos desnecessários, mas também a fazer a correta alocação de recursos. A partir dele, o desenvolvimento é muito mais palpável para a escola.

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