Saiba como usar a tecnologia para reduzir os custos do seu negócio

Gerenciar uma empresa vai além de oferecer produtos e serviços para clientes em potencial. É necessário lidar com a gestão de pessoas e trabalhar o tempo todo com melhoria de processos de forma a reduzir custos e incrementar os resultados ao oferecer preços mais competitivos para o público. E tudo isso fica mais fácil com o uso da tecnologia. 

Nesse post, vamos te mostrar seis dicas de como usar a tecnologia para reduzir os custos do negócio. Tudo isso sem perder em nada na qualidade e nos resultados. Então confira!

O que a tecnologia tem a ver com a sua empresa?

A tecnologia é parte do dia a dia da maioria das empresas, de todos os portes. Seja por meio de softwares de inteligência ou simplesmente aplicativos para trocar mensagens com os clientes, os empreendedores sempre usam os recursos tecnológicos a seu favor.

Mas, é preciso ser cauteloso ao escolher em quais ferramentas investir, já que algumas possuem alto valor e pouco retorno.

Assim, é preciso pensar a empresa e seus processos de maneira global. Dessa forma, é possível encontrar caminhos de como usar a tecnologia para reduzir os custos do negócio e otimizar a rotina das equipes. Por isso, ela é útil na área administrativa, no RH, na comunicação ou em áreas mais burocráticas.

Quais os benefícios da tecnologia?

Hoje em dia não dá mais para pensar o negócio sem levar em consideração o impacto das tecnologias. Novas ferramentas surgem todos os dias e não dá para ficar de fora. Esta é uma tendência global. Quem não acompanha, é engolido pelos concorrentes.

Mas, além de usar a tecnologia para reduzir os custos do negócio, ela oferece outros benefícios, como:

• aumento de produtividade;
• mais facilidade para armazenar e compartilhar dados;
• mais agilidade em todos os processos;
• melhoria na gestão de pessoas.

6 dicas de como usar a tecnologia para reduzir os custos do negócio

Já ficou claro o quanto a tecnologia é importante para todos os tipos de empresa, não é mesmo? Então, a seguir, confira algumas dicas de ferramentas que podem ser utilizadas a seu favor na redução de custos e contenção de despesas!

Data centers e ferramentas de gerenciamento

A primeira preocupação tecnológica de uma empresa deve ser seu servidor, que demanda um bom data center. Assim, será possível organizar e consolidar dados de controle, que vão facilitar o dia a dia das equipes. Além disso, ele pode permitir a implementação de sistemas de monitoramento de processos.

Essas ferramentas de monitoramento proporcionam visão detalhada de todas áreas, com maior controle sobre custos, gargalos e possibilidades de melhoria.

Com esse tipo de informação, a empresa consegue organizar melhor a planilha orçamentária e identificar áreas que podem passar por adaptações. Além disso, é possível analisar o resultado de cada setor, e acompanhá-los com base em dados sistematizados.

Processos automatizados

Existem diversas ferramentas para automação de processos, tanto na parte gerencial quanto no atendimento ao público. Os principais aspectos de usar ferramentas automáticas de gerenciamento são:

• a possibilidade de determinar pautas e prazos de maneira mais organizada; 
• a centralização da comunicação; 
• o alinhamento da equipe.

Ferramentas como o Trello, por exemplo, enviam notificações sobre prazos e alterações nas tarefas que precisam ser realizadas. Essas ferramentas são uma excelente maneira de organizar os passos de uma campanha, por exemplo.

Já os bots de mensagens automáticas podem ser programados para responder às principais dúvidas dos clientes. Dessa forma, eles podem receber algum tipo de suporte até que um atendente possa fazer esse acompanhamento.

Menos papel com serviços digitais

A impressão de muitos arquivos pode gerar um gasto astronômico ao final de cada mês, especialmente se muitas pessoas estiverem envolvidas com cada processo operacional.

Com as ferramentas de armazenamento em nuvem, você pode salvar uma quantidade infinita de documentos, fotos e outros arquivos. Dessa maneira, não é preciso se preocupar com espaço físico para guardar tudo isso.

Além disso, o compartilhamento é feito com apenas um clique, sem a necessidade de organizar toda uma logística para enviar documentos de um local para outro. É claro, nem todos os arquivos podem seguir a mesma lógica, mas dá para reduzir os custos de forma significativa com essa prática.

Gestão digital de telefonia

Muitas empresas concedem celulares corporativos para alguns funcionários, de forma a facilitar a comunicação e deixá-los sempre disponíveis para resolver demandas e atender clientes.

Mas, ao mesmo tempo que isso resolve um problema, cria outra demanda: a gestão do uso desses aparelhos. Nem todo mundo utiliza as linhas apenas para fins profissionais, mas realizam ligações e navegam pela internet com objetivos pessoais.

Uma forma simples de acompanhar todas as informações sobre as linhas corporativas é com os serviços de gestão digital de telefonia.

O Vivo Gestão é um bom exemplo. Esse é um serviço adicional oferecido para clientes com planos da Vivo Empresas que serve para controlar o uso de voz dos telefones do plano corporativo. O acesso é feito pelo Meu Vivo Empresas.

O gestor das linhas consegue, de forma online, acompanhar toda a utilização do plano. Ainda é possível definir perfis de uso, alterar dados da conta, incluir ou deletar gestores, acessar o histórico de consumo e fazer determinados bloqueios, como o não recebimento de chamadas a cobrar.

Soluções de economia compartilhada

Para empresas em que os funcionários precisam se deslocar bastante pela cidade ou mesmo viajar para outros locais, as ferramentas da economia compartilhada, que funcionam via aplicativos, são uma ótima dica de como usar a tecnologia para reduzir custos do negócio.

É possível solicitar carros particulares, com valores bem atrativos ou mesmo alugar quartos e espaços inteiros para viagens corporativas com condições diferenciadas. No entanto, além de economizar, a empresa garante lugares diferentes para suas equipes. E assim, pode deixá-los mais motivados e engajados com os resultados.

Serviços de geolocalização

Os serviços de geolocalização também são uma maneira de usar a tecnologia de forma a reduzir custos.

Com o GPS, é possível acompanhar todos os processos logísticos do negócio, desde a gestão de frotas, passando por envio de produtos, otimização de rotinas em lavouras agrícolas, até acompanhamento, em tempo real, da chegada de um funcionário, parceiro ou cliente.

As possibilidades são inúmeras! Você só precisa trabalhar com criatividade e estar antenado às novidades do mercado. Dessa maneira, elas podem influenciar diretamente sua área de atuação, sua equipe e seus clientes.

Você já conhecia alguma dessas ferramentas? Portanto, para saber mais dicas, continue acompanhando e veja como a Efí pode te ajudar a reduzir custos para seu negócio! 

Este artigo foi produzido pelo Melhor Plano.