O guia sobre inadimplência escolar

A inadimplência escolar, em 2017, atingiu níveis críticos no Brasil. Segundo o Banco Central (BC), só a taxa de inadimplentes do ensino superior supera a média brasileira geral: 8,93% dos estudantes de graduação estão com seus pagamentos atrasados. No país, a taxa é de 5,25%.

O cenário é ainda mais preocupante nas instituições de pequeno porte, como revela estudo da Sindicato das Mantenedoras de Ensino Superior (SEMESP). Nessas empresas, o aumento na inadimplência foi de 12,7% em comparação com 2016. Nas instituições de ensino superior de grande porte, o aumento foi de 7,2%, e nas de médio porte, 6,5%.

Essa é uma tendência que tende a ganhar força, principalmente em função da recessão econômica e do ano eleitoral. Trata-se de uma ameaça às empresas escolares, já que a elevação nas taxas de insolvência compromete o planejamento e até a continuidade das atividades.

Sua escola não pode ficar refém das circunstâncias externas, concorda? Por isso, desenvolvemos este guia com informações relevantes para ajudar a contornar os atrasos nos pagamentos. Boa leitura!

Guia de Gestão Escolar Eficiente

Entenda os impactos da inadimplência escolar

Para o aluno e seus familiares, o atraso nos pagamentos das mensalidades representa um problema em relação à continuidade nos estudos. Dessa maneira, essa função configura impedimento de renovar a matrícula do aluno ao final do ano ou semestre letivo.

No entanto, a lei garante que, enquanto estiver cursando o período ou ano letivo, o estudante pode realizar provas, solicitar documentos e frequentar aulas normalmente. É o que diz o texto da Lei 9.870/99, em seu artigo 42. Nela, a relação entre instituição de ensino e aluno é classificada como de consumo. Ou seja, o aluno paga e a escola presta serviços, no caso, educacionais.

A diferença fica por conta da impossibilidade de cessar a prestação dos serviços pedagógicos por atrasos, pelo menos não enquanto o aluno estiver cursando as matérias para as quais se matriculou. Enquanto serviços de telefonia, por exemplo, podem ser cortados em relativamente pouco tempo em função de inadimplência. Já os escolares seguem regras que podem comprometer o fluxo de caixa, já que não são passíveis de corte imediato.

Afinal, enquanto frequenta aulas sem pagar, um aluno com pendências, na prática, acaba tirando a vaga de outro que poderia estar em dia com as mensalidades. Um ou dois estudantes nessa situação não chega a preocupar. Mas e se a taxa de inadimplentes crescer a ponto de colocar em risco a continuidade das atividades escolares?

O assunto é muito sério, como se pode perceber pelas diversas escolas que fecham suas portas por causa da falta de recursos. Por outro lado, alunos também sofrem as consequências. Um exemplo é que são muitos os casos em que os diplomas não são entregues se a instituição fecha as portas.

Uma escola que vai à falência, portanto, acaba gerando um devastador efeito cascata, em que todas as partes saem prejudicadas; em alguns casos, de maneira irreversível.

Saiba como lidar com a inadimplência escolar

Uma vez que esteja consumado o atraso, a escola deve saber o que pode e o que não pode fazer em relação ao aluno com débitos. Existem diversas limitações legais que precisam ser observadas. Para a escola, a mais importante é a que define o período para que o aluno seja legalmente considerado inadimplente, que é de três meses.

Isso significa que, se um aluno deixar de pagar as mensalidades nos dois últimos meses do período ou ano letivo, terá direito a fazer a matrícula normalmente na sequência do curso. Entretanto, se período de 90 dias for consumado, a escola terá direito a recusar a matrícula para o próximo ano ou semestre.

A instituição de ensino precisará de muito tato para agir como determina a lei. Ou seja, a inadimplência não pode gerar constrangimentos ou expor o aluno devedor a situações vexatórias. Isso porque não é permitido, sob hipótese alguma, que a parte pedagógica seja afetada por possíveis dívidas com a escola. O aluno pode e deve manter a frequência às aulas normalmente. Inclusive, o aluno pode continuar fazendo provas e sendo submetido a testes, como todos os outros colegas de classe.

Como definir o orçamento da minha escola

A escola também é proibida de reter documentos, caso o aluno os solicite para uma eventual transferência. Além disso, a instituição que vier a recebê-lo também não poderá negar sua matrícula em função de dívidas com a unidade de ensino anterior.

Embora a lei pareça permissiva demais para com os devedores, são garantidos direitos às empresas escolares. Um deles é incluir imediatamente o nome do devedor nos órgãos de proteção ao crédito, desde que se complete o período de três meses sem pagamentos das mensalidades.

Não se pode desconsiderar, em todo caso, as diversas razões que levam um aluno a se tornar inadimplente. É por isso que, no próximo tópico, veremos como fazer para evitar a insolvência, mantendo uma linha de ação preventiva.

Como evitar a inadimplência escolar

Até que o quadro de insolvência esteja consumado, podem ser empregadas medidas no sentido de estimular o aluno a manter seus pagamentos em dia. Desde que a política de gestão de cobrança atue com firmeza e procurando se antecipar, dificilmente o orçamento da instituição será comprometido.

Algumas possíveis estratégias que podem ser utilizadas, de maneira a garantir os pagamentos em dia, são:

Antecipar o máximo de detalhes em contrato

Pode parecer algo evidente até demais, mas um contrato mal elaborado é um potencial causador de problemas. Se as condições que configuram a inadimplência não estiverem corretamente explicadas, bem como os direitos e deveres das partes em caso de atrasos, abre-se um precedente arriscado para possíveis contendas judiciais.

Por isso, o primeiro passo a ser dado para evitar a insolvência entre os alunos é elaborar, junto aos profissionais do setor jurídico, um contrato que não dê margem a dúvidas.

Diversificar as formas de pagamento

A falta de alternativas para pagar as mensalidades pode se tornar um problema. Para os alunos e familiares, não contar com opções que se ajustem às suas necessidades pode gerar atrasos, alguns inevitáveis. Um exemplo disso é quando a escola não trabalha com cartão ou só emite boletos com vencimentos para datas nas quais as famílias estão descobertas financeiramente.

Com a recente obrigatoriedade de registrar boleto bancário, tornou-se possível pagar em outras instituições financeiras até mesmo boletos vencidos. Esse é um detalhe que não pode ser ignorado, principalmente quando se colocam na balança os juros que incidem sobre atraso. Por isso, é importante que os boletos emitidos estejam em acordo com as novas determinações.

Criar incentivos para bons pagadores

Outra coisa que não se pode desconsiderar é que o custo do ensino privado não é nada baixo. Dependendo da escola, a mensalidade do ensino fundamental pode custar mais caro que a de muitas universidades. Por isso, uma estratégia que pode manter a taxa de inadimplência escolar em níveis aceitáveis é a de conceder descontos para o pagamento até uma data determinada.

Há instituições que chegam a abrir mão de até 30% do valor total da mensalidade, apenas para garantir que os pagamentos sejam feitos em dia. Afinal, vale mais um na mão do que dois voando, não é?

Como Definir o Preço da Mensalidade Escolar

Reconhecer e valorizar quem paga em dia

Considere a criação de programas de pontos, nos moldes dos que as operadoras de cartão de crédito e companhias aéreas fazem. Por exemplo, os alunos que mantiverem mensalidades em dia e boas notas podem, ao fim do ano, concorrer a prêmios.

Em alguns casos, prêmios representam um incentivo ainda maior do que os descontos, uma vez que são “palpáveis”. Inclua os custos com as premiações como uma espécie de seguro para evitar a insolvência, você verá que o custo-benefício é positivo.

Comunicar-se constantemente

Nada pior para as finanças escolares do que evitar o contato com quem não paga ou deixar para tentar uma solução quando os 90 dias regulamentares se completam. Quando chega a esse ponto, pode até ser que a situação já não tenha mais remédio.

Em geral, as famílias ou os alunos mantêm uma certa regularidade nas datas em que fazem seus pagamentos. A partir dessa frequência, é possível detectar previamente se algo está fora do normal. Se um aluno paga sempre suas mensalidades em uma certa data e em um mês ele atrasa, não seria muito melhor fazer contato imediatamente, com uma postura solícita e de quem busca a melhor solução?

Seria muito mais fácil do que ter que cobrar na justiça uma dívida, em que processos geralmente se arrastam por muito tempo. Na esfera legal, sua instituição arcaria com honorários advocatícios e custas judiciais, o que é uma tremenda desvantagem.

A omissão é uma falha que, indiretamente, manda ao devedor a mensagem de que “ninguém liga”. Por isso, não espere o pior. Assim que for percebida qualquer alteração em uma data de pagamento entre em contato com o responsável. Mande e-mail, SMS ou mesmo ligue para saber como pode ajudar.

Deixar claras as implicações legais

Dentro de uma política de cobrança, existem momentos para agir com boa vontade e outros em que uma ação mais firme se faz necessária. Infelizmente, nem sempre o atraso nos pagamentos é motivado por contingências, mas sim por puro descuido ou, pior, pela presunção da impunidade.

Talvez seu setor de cobrança possa agir, no sentido de expor ao devedor o quanto de juros e multas com que ele precisará arcar, caso retarde por muito tempo o pagamento do que deve. Da mesma forma que sua escola se comunicaria oferecendo facilidades para pagar em dia, pode usar meios de comunicação como e-mail e SMS para deixar claras as consequências desses atrasos. Desde que não exceda os limites do bom senso e das normas legais, uma ação mais direta pode surtir o efeito desejado.

Se, mesmo com todos os avisos, o quadro de inadimplência não se modificar, então a escola pode e deve incluir o nome do devedor nos órgãos de proteção ao crédito, conforme prevê a lei.

Manter um setor ou profissionais de cobrança

Embora a postura preditiva seja sempre recomendada, é certo que, em algum momento, sua instituição de ensino precisará lidar com devedores.

Boa parte dos inadimplentes encontra na conjuntura econômica desfavorável o pretexto ideal para deixar de pagar. Somado à economia em recessão, temos ainda o desemprego e a própria inflação como elementos desencadeadores da atual onda de inadimplência no ensino privado.

Diante de um cenário de crise e considerando o grande risco para as escolas, é necessário articular mecanismos para despertar nos alunos ou responsáveis o sentido de urgência em fazer seus pagamentos. Por isso, é fundamental contar com profissionais que tenham experiência em efetuar cobranças.

De qualquer forma, um setor dedicado a reaver valores em atraso age sempre focado em negociar. As pessoas desse departamento ou seção devem, necessariamente, ser hábeis em conduzir conversações, de maneira que o devedor se sinta à vontade para abrir o jogo. Assim, poderão ser encontradas soluções que contemplem ambas as partes, garantindo a satisfação para os dois lados.

E se as rodadas de negociação se mostrarem infrutíferas, mesmo com o nome do devedor negativado, então será hora de recorrer às medidas protetivas. Elas são baseadas na esfera judicial: acionar os advogados da instituição de ensino, que deverão conduzir as etapas posteriores.

Como Utilizar o Boleto para Pagamentos Recorrentes

Entender que cada caso é um caso

A habilidade em negociar parte do princípio de que cada caso é único. Por mais que o perfil do devedor apresente traços comuns, quando se faz o contato direto é que se pode conhecer em detalhes as razões para os atrasos nos pagamentos.

Não são poucos os casos em que a inadimplência pode ser resolvida até com relativa facilidade. A falta de empatia pode criar obstáculos que seriam evitáveis; por isso, a instituição credora deve se mostrar disposta a entender as razões que levaram os pagamentos a permanecerem em aberto.

Às vezes, uma medida simples, como mudar a data do vencimento do boleto de cobrança, é o suficiente para garantir os pagamentos em dia. Em outros casos, deverão ser aplicadas soluções um pouco mais complexas, como o reparcelamento dos débitos, com todos os encargos e procedimentos bancários inerentes.

O mais importante é que seja dada a quem deve a chance de se explicar. Dessa maneira, pode ser buscada, em conjunto, uma forma de equacionar os débitos tão justa quanto possível.

Igualmente importante é estar atento ao que diz a lei sobre a postura da escola ao realizar a cobrança de insolventes. Caso a instituição extrapole os limites legais, poderá até mesmo reverter a situação. Ou seja, em vez de autora em um processo judicial visando à quitação dos débitos, sua empresa escolar poderá passar à condição de ré.

Esse é mais um motivo para dedicar ainda mais atenção ao que diz o Código de Defesa do Consumidor (CDC). Para saber mais sobre o código, falaremos em detalhes no tópico seguinte.

Estar atento ao CDC

Você deve ter percebido que a inadimplência escolar é um assunto muito delicado. Para os alunos, significa a interrupção do ciclo de estudos, uma vez que não resta opção para a escola que não seja recusar a renovação da matrícula. E mesmo que a lei permita continuar os estudos em outra instituição, há casos em que nem sempre o curso realizado se aproveita, em virtude de diferenças nas ementas e grades curriculares.

Já do lado das instituições de ensino, a relação de consumo estabelecida a partir da aceitação do aluno implica assegurar seus estudos, mesmo que inadimplente, pelo período letivo em aberto.

Portanto, ao cobrar valores em atraso, é necessário contar com o respaldo legal. Portanto, isso significa agir conforme as orientações do Código de Defesa do Consumidor (CDC). Como é vedado à escola submeter o aluno a constrangimentos, surge então a tecnologia. Assim, a tecnologia tem como solução para despersonalizar o complicado processo de cobrança.

Entre as possíveis soluções nesse sentido, uma categoria em especial merece ainda mais atenção: a de ferramentas de cobrança automática. Essa ferramenta é baseada na cloud computing e em softwares desenvolvidos com essa finalidade.

Utilizar uma Instituição de Pagamento

Manter um setor de cobrança é imprescindível para instituições de ensino de todos os portes. Contudo, um recurso que minimiza os riscos causados pela insolvência dos alunos é a tecnologia. Para escolas, é especialmente indicado o uso de uma Instituição de Pagamento, como a Efí.

Trata-se de uma poderosa aliada, uma vez que automatiza a cobrança e alivia a rotina dos profissionais. Ao mesmo tempo, evita o sempre constrangedor contato telefônico, nem sempre bem recebido por quem está endividado.

Se você ainda não conhece ou jamais ouviu falar desse tipo de solução, talvez seja hora de entrar na era digital e incluir mais esse recurso em seu setor de cobrança.

Com a Instituição de Pagamento, os alunos ou responsáveis recebem em tempo hábil lembretes por e-mail. Assim, são alertados sobre a proximidade da data de vencimento da mensalidade. Dessa forma, sua escola garante pelo menos que os desavisados possam se antecipar, embora sempre existam aqueles que atrasam deliberadamente.

Como uma Instituição de Pagamento pode turbinar as vendas do seu negócio?

Mais motivos para utilizar a tecnologia

Como vimos até aqui, a postura preditiva é imprescindível para que os atrasos não sejam uma constante em sua escola.

Nesse aspecto, a Instituição de Pagamento é a solução ideal. Com ela, é possível ampliar as possibilidades de pagamento de um negócio. E isso tem tudo a ver com quem recebe pagamentos parcelados ou na forma de mensalidades, concorda?

Não menos importante, com um sistema cuidando das cobranças, sua escola reduz a carga operacional em um ponto muito sensível em qualquer negócio, a conciliação bancária.

De forma resumida, esse é um procedimento recorrente. Nele, os dados de pagamento enviados pelos seus equipamentos são processados pelas instituições financeiras. Em uma segunda etapa, é confirmado ou não o recebimento dos valores devidos.

Assim, uma Instituição de Pagamento é um recurso ainda mais vantajoso se comparado com os já conhecidos gateways de pagamento. Nos gateways é necessário adicionar posteriormente os convênios com as instituições bancárias. Já na Instituição de Pagamento, esse é um esforço dispensável, visto que a plataforma realiza as negociações bancárias automaticamente.

Outras formas de se evitarem atrasos

As estatísticas mostram que pequenas e médias empresas escolares são as que mais sofrem com os efeitos da crise e, em consequência, com a insolvência dos alunos. Nessas instituições de ensino, o impacto da crise é muito maior. Afinal, têm menos recursos para se defender de uma possível elevação na taxa de inadimplência.

Portanto, quem trabalha em unidades de ensino com baixa previsão orçamentária deve ter mais criatividade. Dessa maneira, precisa buscar alternativas que não representem acréscimo na folha de pagamento.

Tudo começa pela organização das contas a receber. De início, um inventário da dívida vai ser útil para identificar os casos em que as chances de recebimento imediato ou em curto prazo são maiores.

Para isso, um recurso válido são as planilhas ou programas especializados. Com eles, você poderá ter uma visão mais abrangente do montante em aberto, bem como do panorama que se desenha para os próximos meses.

Lance em campos separados as seguintes informações:

• nome do aluno/responsável;
• contatos;
• endereço;
• valor total a receber;
• total já pago;
• tempo em atraso (muito importante);
• juros e taxas embutidas.

Se sua opção for uma planilha Excel, pode ajudar a instalação de um plugin para reajuste de parcelas em atraso. Lembre-se de que o endividamento prolongado é como se fosse uma bola de neve. Nele, os juros se sobrepõem a mais juros. Dessa maneira, pode até chegar ao ponto em que o pagamento da dívida se torne inviável. Logo, quanto antes você agir, melhor.

Estar sempre bem informado é fundamental

Junto às dicas que você acabou conhecer, é importante que sua escola se mantenha atualizada. E isso deve ser feito em relação à conjuntura econômica e de mercado. Como uma empresa, é necessário avaliar muito bem que tipo de investimento pode ser feito, principalmente em relação ao marketing. Dependendo do público a que suas campanhas sejam direcionadas, é possível que, sem saber, sua instituição esteja atraindo maus pagadores.

A demora na recuperação da economia é um dos motivos para o aumento da insolvência estudantil. Além disso, é uma razão a mais para que sua instituição seja ainda mais cautelosa em relação às novas matrículas.

Mais vale atrair menos alunos que paguem em dia do que captar muitos que vão atrasar os pagamentos, certo? Avalie criteriosamente se seus esforços estão gerando resultados positivos ou apenas servindo para aumentar a inadimplência escolar.

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