Como funciona o pagamento de mensalidade escolar e quais são as formas de pagamento?

A cobrança de mensalidade escolar é feita por meios como boleto, carnê e cartão de crédito recorrente, entre outras modalidades de pagamento. 

Esses modelos oferecem praticidade e previsibilidade, mas ainda trazem desafios como atrasos e custos de operação.

A inadimplência nas escolas, por exemplo, é um problema crescente. No ensino superior privado, a taxa média do setor chegou a 9,33% no primeiro semestre de 2024, um aumento de 3,4% em relação ao ano anterior, segundo pesquisa do Instituto SEMESP.

Continue a leitura para entender como funciona o pagamento de mensalidade escolar, conhecer as principais formas disponíveis e descobrir qual opção ajuda a reduzir atrasos na sua instituição.

O que diz a legislação sobre pagamento de mensalidades escolares?

A Lei da Mensalidade Escolar (Lei 9.870/99) determina que o valor total da anuidade deve ser informado no ato da matrícula ou renovação, podendo ser parcelado em mensalidades ao longo do ano letivo.

Muita gente se pergunta se a cobrança durante as férias é correta. E sim, ela é legal. Isso porque o contrato é anual e o valor total da anuidade é dividido em parcelas ao longo dos meses.

A Lei também protege o aluno inadimplente: a escola não pode impedir a participação em aulas, provas ou reter documentos por falta de pagamento. 

Por outro lado, a instituição também tem garantias. Se a inadimplência persistir, ela pode recusar a renovação da matrícula para o próximo período letivo. 

Assim, a legislação busca equilíbrio entre a saúde financeira da escola e os direitos do estudante.

Principais formas de pagamento de mensalidade escolar

As principais formas de pagamento de mensalidade escolar são cartão de crédito recorrente, boleto bancário, carnê digital e Pix, mas existem outras. 

Oferecer várias dessas opções aumenta a chance de pagamento em dia, ajudando a reduzir a inadimplência.

Sobre esse assunto, nos últimos anos, a digitalização ganhou força também na educação. Métodos como Pix e link de pagamento estão se tornando mais comuns. 

Boletos bancários

O boleto bancário continua sendo um dos meios mais usados para cobrança em escolas e instituições de ensino. O fluxo é simples: a escola emite o boleto, envia para os responsáveis, eles fazem o pagamento e a compensação de boleto bancário acontece em até 3 dias úteis.

A vantagem aqui é o controle financeiro para o seu negócio e a possibilidade dos responsáveis programarem seus pagamentos.

O ponto fraco é realmente a necessidade de ação do pagador e a compensação não imediata, o que pode atrasar a entrada do dinheiro no caixa da escola.

Com a tecnologia, o boleto ganhou novas versões: digital, Bolix — boleto integrado ao Pix — e com lembretes automáticos. 

No Efí Bank, por exemplo, a escola automatiza a emissão de boletos recorrentes, recebe o saldo em até 1 dia útil e confere o status dos pagamentos em tempo real, simplificando a gestão de cobranças.

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Cartão de crédito

A mensalidade no cartão de crédito funciona de um jeito simples: o responsável financeiro cadastra o cartão, a cobrança acontece todo mês e o valor é processado pela operadora antes de chegar à escola.

A principal vantagem é a cobrança no crédito recorrente na escola, que reduz a inadimplência e traz praticidade para pais e gestores ou alunos pagantes. O pagamento automático garante previsibilidade no caixa e evita esquecimentos.

Os pontos de atenção aqui são as taxas cobradas em transações com cartão de crédito em escola e o prazo de compensação e repasse, que pode variar bastante conforme o gateway: em alguns casos o saldo é liberado em 2 dias, em outros pode levar até 31 dias. 

Além disso, podem ocorrer situações como troca de cartão, falta de limite ou bloqueios, que exigem ações ativas da escola para manter a regularidade da cobrança recorrente.

No Efí Bank, a escola configura cobranças recorrentes de forma automática e ainda conta com taxas competitivas. 

Um curso de idiomas, por exemplo, pode cadastrar os alunos uma única vez e receber as mensalidades todos os meses sem precisar emitir novas cobranças.

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Pix

Segundo dados da Febraban, ao final de 2024, o Pix encerrou o ano com 63,8 bilhões de transações, o que representa um aumento de 52% em relação ao anterior. Esse montante supera todas as operações com crédito, débito, boleto, TED, cartão pré-pago e cheques, que juntas somam 50,8 bilhões.

Nas escolas, a adesão ao uso acompanha esse crescimento e o destaque vai para a modalidade Pix Automático, que funciona em modelo de recorrência, semelhante ao débito automático. 

Com esse recurso, a instituição pode, por exemplo, configurar uma única cobrança para todo o ano letivo e receber os pagamentos de forma programada, sem precisar refazer o processo mês a mês.

Essa evolução do Pix é capaz de trazer praticidade e facilidade para todos: os responsáveis pagam sem se preocupar com os prazos e a escola ganha previsibilidade e eficiência no controle de caixa.

Além disso, o Pix Automático está ao alcance de instituições de ensino de qualquer porte, já que pode ser usado pelo app, pela plataforma web, por meio da API Pix ou até via ERPs que já têm integração com instituições de pagamento.

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Link de pagamento

Com o link de pagamento, a escola envia o link por WhatsApp ou e-mail, e o responsável escolhe como pagar (cartão, boleto ou Pix). Isso facilita a rotina do responsável e amplia as opções, potencializando as chances de pagamento.

Esse modelo é ideal para cobranças rápidas, como mensalidades atrasadas ou serviços extras.

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Desafios na gestão do pagamento de mensalidades

A gestão financeira escolar não é tarefa simples: inadimplência, dificuldade de conciliação de diferentes meios de pagamento, altos custos operacionais e falhas na comunicação com os responsáveis são pontos que atrapalham o controle de caixa, por exemplo.

A inadimplência continua sendo um dos grandes desafios, principalmente no ensino superior, que contou com um aumento de 3,4% no primeiro semestre de 2024. 

Esses dados mostram que a escolha de meios de pagamento eficientes e o uso de ferramentas digitais são fundamentais para reduzir atrasos e manter as finanças em dia.

Como implementar um sistema eficiente de cobrança de mensalidades?

Um bom sistema de cobrança precisa ser automatizado. Sem automação, o gestor repete todo o processo mês a mês, o que é inviável a longo prazo. 

A tecnologia permite organizar o controle de mensalidades de forma centralizada e sem retrabalho.

Lembretes automáticos de pagamento ajudam a reduzir atrasos e podem ser enviados por e-mail ou WhatsApp. Além disso, é essencial ter um sistema que concentre todos os métodos de pagamento em um só painel para simplificar a sua gestão.

No Efí Bank, a escola pode configurar pagamentos recorrentes pelo app ou web: basta ajustar uma vez e a cobrança acontece automaticamente na data. 

Para quem precisa de integração avançada, a API Cobranças e a API Pix estão disponíveis em várias linguagens de programação.

Some a automação à transparência, mantendo seus pagadores sempre informados de valores, datas e opções de pagamento. Assim, fortaleça o caixa para garantir o crescimento da sua instituição de ensino.

Soluções tecnológicas para pagamento de mensalidade escolar

Com soluções tecnológicas como automações e relatórios em tempo real, escolas deixam de lado os processos manuais e ganham mais segurança para prever receitas e reduzir atrasos nos pagamentos.

Acompanhando essa tendência, o Efí Bank oferece soluções completas de pagamento, com cobranças inteligentes, acompanhamento de inadimplentes e integração com os principais ERPs e sistemas de gestão educacionais. 

Com o Efí Bank, o gestor pode emitir cobranças e aproveita benefícios como:

• cobrança recorrente e automatizada;
• relatórios completos e conciliação em tempo real;
• integração direta com ERPs educacionais;
• lembretes automáticos para reduzir inadimplência;
• emissão pelo app, web ou via API.

Vale a pena conferir se o ERP da sua instituição já está integrado ao Efí Bank. Assim, você emite cobranças direto do seu painel de gestão e ainda aproveita cupons exclusivos de tarifas para parceiros.

Tendências do pagamento de mensalidades escolares

O futuro do setor caminha para soluções digitais mais práticas. O pagamento automático de mensalidade já é realidade com o Pix Automático, que garante liquidez automática e elimina esquecimentos.

Outra tendência é o uso de carteiras digitais e a integração com aplicativos escolares, permitindo que responsáveis financeiros façam tudo em poucos cliques no celular.A inteligência artificial também promete ganhar espaço, ajudando a prever padrões de inadimplência e permitindo que escolas ajam de forma preventiva para proteger seu caixa.