Erros que você não pode cometer ao emitir nota fiscal no negócio

Certos empreendedores enfrentam dificuldades para emitir nota fiscal no negócio. Enquanto alguns utilizam práticas obsoletas, outros não sabem qual é o tipo de documento que devem emitir ou confundem conceitos.

De qualquer forma, é essencial estar preparado para respeitar as legislações tributárias nacionais e evitar a sonegação de impostos. Se deixar esse assunto de lado, saiba que você pode enfrentar intimações do Fisco, pagar multas e, em situações extremas, até ser preso.

Ao ler este conteúdo, você entenderá como isso pode ser mais fácil do que muitos imaginam e quais são os erros mais comuns. Então vamos lá?

Desconhecer os tipos de notas fiscais

Quando se fala em assuntos fiscais, muitos empreendedores ficam de cabelo em pé. Por mais que algumas expressões e leis sejam complicadas, você precisa entender o básico para legalizar o negócio — e é fundamental conhecer os principais tipos de notas fiscais.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é utilizada na prestação de serviço em todo o país. Ela também deve ser emitida na comercialização de produtos digitais, como ebooks e cursos.

A NFS-e é um documento municipal, ou seja, cada prefeitura tem autonomia para ditar as regras e impor exigências. Algumas cidades, por exemplo, exigem que cada contribuinte tenha um certificado digital para logar no sistema e emitir o documento. Em contrapartida, há outros municípios que pedem apenas login e senha.

Outra variação acontece ao se tratar da automação de notas fiscais. Nem todas as prefeituras disponibilizam web services, como é o caso da NFS-e em Barueri.

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento que substituirá o cupom fiscal eletrônico no varejo do Brasil. A NFC-e é estadual, portanto, os estados adotam metodologias diferentes em sua implementação.

A NFC-e em São Paulo, por exemplo, exige a utilização de um equipamento físico, o Sat Fiscal. Já a NFC-e em Minas Gerais começou a ser implementada em março de 2019. Se você deseja evitar dores de cabeça, fique atento ao calendário de obrigatoriedade da NFC-e.

Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) deve ser emitida na venda de produtos físicos. Esse é o documento que você recebe com a compra de mercadorias pela internet, por exemplo.

Em resumo:

• A NFS-e é emitida por prestadores de serviço e produtores digitais;
• A NFC-e é o documento que está sendo implementado em todo o varejo nacional;
• A NF-e é a nota fiscal que representa a venda de produtos físicos.

Confundir expressões e siglas

Assim como em diversas outras áreas de um negócio, existem palavras e termos no universo das notas fiscais. Quem não os conhece pode facilmente se confundir e tomar decisões equivocadas. Por isso, confira abaixo os principais exemplos de expressões e siglas que você deve conhecer:

• Recibo Provisório de Serviço (RPS): é o documento que substitui a NFS-e em casos emergenciais, como quando não há conexão com o sistema da prefeitura. O RPS deve ser convertido em uma NFS-e de acordo com prazo de cada município;
  
• XML: é a versão digital da nota fiscal padronizada em todo o país. O XML é o documento que tem validade jurídica, e não o PDF. Por isso, deve ser armazenado por 5 anos além do ano vigente.
  
• Data de Competência: o dia em que o serviço é prestado.
  
• Data de Emissão: o dia em que a nota fiscal foi enviada ao sistema da prefeitura.
  
• Tomador de Serviço: quem contrata o serviço. Esse é o campo que deve ser preenchido com os dados do cliente na nota fiscal.
  
• Prestador de Serviço: quem realiza o serviço. Empreendedores que vendem na internet devem colocar as suas próprias informações no campo “prestador de serviço”.

Não ter um contador parceiro

Você ainda não chegou até o final do post e já descobriu vários detalhes sobre a emissão dos documentos fiscais em um negócio, certo?

Agora, imagine ter que lidar com esses e diversos outros assuntos e ainda focar no crescimento da empresa. Parece complicado? Pois saiba que ter um contador parceiro em seu dia a dia é outro aspecto fundamental para crescer e prosperar.

Segundo o Banco Mundial, o Brasil é o país onde se gasta mais tempo calculando e pagando impostos. Dessa maneira, são gastas, em média, 1.958 horas por ano para manter as obrigações fiscais em dia.

E ainda tem mais. Qualquer erro de digitação ou definição de alíquota equivocada pode colocar a sua tranquilidade financeira em perigo.

Nessas horas, o contador é o profissional adequado para te ajudar a reduzir as burocracias, escolher o planejamento tributário ideal e até mesmo pagar menos impostos. Então, pare de pensar que um especialista em contabilidade só deve ser contratado para evitar a malha fina, ok?

Utilizar o certificado digital menos produtivo

Escolher o certificado digital inadequado é algo que atrapalha a produtividade da sua empresa. Esse documento é que identifica pessoas físicas e jurídicas perante os órgãos federais.

O certificado digital é utilizado para acessar certos portais do governo e emitir nota fiscal, por exemplo. Além disso, ele confirma que as informações fornecidas nos documentos estão corretas. Então, a sua assinatura passa a ter validade jurídica e fiscal, garantindo muito mais segurança para as suas operações.

Por causa disso, você precisa usar o modelo ideal para quem deseja ter praticidade e eficiência na rotina. Existem dois tipos de certificado.

O modelo A1 é digital e é instalado no computador ou no emissor de notas fiscais. Isso quer dizer que não é necessário carregá-lo em viagens ou na mochila para emitir um documento, basta tê-lo instalado corretamente. É possível fazer o backup do certificado digital A1 e ter mais segurança também.

A outra opção é o A3. Esse certificado é físico, como um token ou um pendrive. O modelo A3 exige que você digite uma senha toda vez que for acessar o sistema.

Em outras palavras, será necessário plugá-lo no computador e digitar o código ao assinar documentos ou emitir notas fiscais quando a prefeitura ou a Secretaria da Fazenda solicitar. Como consequência disso, os processos se tornam mais burocráticos e trabalhosos.

Então, qual faz mais sentido para você? O A1 ou o A3?

Agrupar todas as vendas do mês em uma única nota fiscal

Alguns empreendedores ainda acreditam que é possível emitir apenas uma nota fiscal com o valor total das vendas de um mês. Essa é uma prática ilegal, que pode colocá-lo em maus lençóis. Portanto, quem adota essa postura pode ser autuado pela fiscalização e arcar com multas.

Tenha em mente que o cliente tem o direito de receber a nota fiscal pelo que comprou. Então, a cada venda realizada em seu negócio é necessário ter uma respectiva nota fiscal, garantindo a legalidade do negócio e o recolhimento correto dos impostos.

Emitir nota fiscal manualmente

Na hora de emitir uma nota fiscal, você tem duas escolhas: automatizar todo o fluxo e ter mais tempo para focar no crescimento do negócio ou realizar todas as etapas manualmente.

Alguns empreendedores, no início de carreira, escolhem a segunda opção por parecer mais simples. No entanto, inicialmente, isso até pode ser verdade. Quando o fluxo de vendas é pequeno, é possível manter o controle das atividades em uma única pessoa.

Porém, com o passar do tempo, o empreendimento cresce e cada vez mais clientes chegam até a sua gestão. Assim, quanto maior for o número de vendas, maior será a quantidade de notas emitidas. Afinal, também é possível faturar em tempos de crise.

O que antes tomava apenas alguns minutos de suas semanas começa a demandar muito tempo. Além disso, os erros de digitação e as falhas de comunicação com os sistemas das Prefeituras e das Secretarias da Fazenda abrem brechas para problemas financeiros e produtivos.

Desse modo, a automação de nota fiscal é um assunto que merece muita atenção em seu planejamento empresarial. Uma boa ferramenta está conectada aos principais meios de pagamento utilizados pelo mercado.

Outra característica de um sistema adequado às necessidades do mercado é o envio automático das notas para os seus clientes por e-mail. Isso quer dizer que você ganha mais tempo para cuidar daquilo que realmente importa enquanto a emissão de nota fiscal acontece naturalmente.

Parece mágico, né? Na verdade, é automágico!

OBS: Caso o seu negócio exija uma solução robusta, utilize uma API para nota fiscal.

Então, após a leitura deste conteúdo, você ficou por dentro dos principais erros que muitos profissionais cometem ao emitir nota fiscal. É importante ter um contador como o seu braço direito na gestão, a fim de respeitar todas as exigências das legislações e pagar impostos em dia.

Guia Completo de Impostos e Regime Tributário

Emitir nota fiscal automaticamente é outro ponto muito importante também. É a partir da automação de processos que você ganha liberdade e confiança para focar na expansão da empresa.

Gostou do post? Quer aprender ainda mais sobre outros assuntos relevantes para o futuro do seu negócio? Então, entenda como funciona a consulta de nota fiscal!

Esse artigo foi produzido pelo eNotas!