Nota fiscal eletrônica: sua empresa já utiliza?

Muitos pequenos e médios empreendedores podem ficar um pouco vacilantes na hora de implementar de vez algumas novidades eletrônicas em seu estabelecimento, ou por não saber como proceder, ou por não ter informações precisas sobre como montar a infraestrutura ou o que deve fazer para adequar-se à tecnologia.

Só que, no caso da nota fiscal eletrônica (NFe), por exemplo, esta medida chegou para ficar. Já é inclusive obrigatória em alguns estados e para alguns tipos de transações. E, em breve, passará a ser adotada compulsoriamente em vários estados. Para saber se sua empresa deve emitir a nota fiscal eletrônica, acesse o portal do Ministério do Fazenda ou a da Secretaria de Estado de Fazenda do seu estado.

O que é a nota fiscal eletrônica (NFe)

Trata-se de um documento para finalidades fiscais que existe e é armazenado apenas em meio digital. Ele serve para documentar uma operação de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. A implementação do sistema da NFe vem simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes. Isso porque substitui as antigas notas fiscais em papel. A modalidade ainda possibilita o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelos órgãos fazendários.

Quais documentos a NFe substitui

A legislação que disciplina a emissão da NFe permite que o novo documento venha a substituir a conhecida nota fiscal de modelo 1/1A, que é utilizada para registrar as transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas, além da Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.

Quais são as vantagens em se utilizar a NFe

Principalmente para o contribuinte emitente, haverá uma relevante redução dos gastos com a aquisição de papel e com impressão. Além disso, vai diminuir o impacto referente à armazenagem física dos inúmeros documentos fiscais, descomplicar as obrigações acessórias (como, por exemplo, dispensando a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais – AIDF), além de facilitar a entrega de documentos em caso de prestação de serviço ou vendas não presenciais.

Mas a novidade proporciona ainda benefícios para os outros envolvidos na transação. Ainda mais que, por exemplo, os compradores se deparam com menores erros de digitação nos documentos e tem melhor relacionamento com as empresas. Além disso, o Fisco terá uma considerável melhoria no controle e na confiabilidade da emissão de notas fiscais. Além disso, vai garantir o aumento de arrecadação. No que tange à ordem social, deve-se destacar que haverá redução do consumo de papel. Isso ajuda no ótimo resultado ecológico e fortalecimento dos relacionamentos eletrônicos entre empresas, diante da padronização das emissões fiscais.

O que a empresa precisa ter para aderir à NFe

Para que a empresa contribuinte possa emitir a NFe, deverá preencher alguns requisitos bem fáceis de cumprir. Em primeiro lugar, será necessário que ela possua uma assinatura digital. Essa etapa garantirá a autoridade e a integridade da NFe emitida. Esta caução eletrônica será certificada por uma entidade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), contendo o CNPJ do emitente ou de sua matriz. Depois, a empresa deve solicitar seu credenciamento junto à SEFAZ (Secretaria de Fazenda) de seu Estado (ou DF), a fim de poder acessar o sistema tecnológico da NFe. Com isso em mãos, basta à empresa ter acesso a uma boa conexão de Internet e possuir um programa emissor de NFe. Ou ainda pode aproveitar o software “Emissor de NF-e” gratuito que normalmente é distribuído pelos órgãos fazendários dos Estados.

E então, sua empresa já está adaptada para emitir a NFe? Não deixe tudo para a última hora! Adquira logo o certificado digital ICP-Brasil para acessar o ambiente NFe disponibilizado pela Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu Estado. Para saber mais informações, siga no Facebook, Twitter, Instagram e Linkendin!