Cinco ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro

A vida de quem trabalha no departamento financeiro não é fácil. Além de lidar com muitas informações, senhas e sistemas, o profissional desta área ainda tem de manter um contato constante com clientes, fornecedores, contabilidade e outros setores cruciais.

Pensando nessa área tão crítica e importante para as empresas, preparamos uma lista de ferramentas de automação pra facilitar e agilizar essas árduas tarefas do departamento financeiro. Continue a leitura! 

1. Utilize um gerenciador de senhas

Um departamento financeiro típico tem de lidar com muitas senhas. Os bancos costumam ter, pelo menos, uma senha para o Internet Banking, uma assinatura eletrônica e uma senha do cartão. Tudo multiplicado pelo número de contas bancárias da empresa. Isso sem falar no password do ERP, dos demais sistemas. Enfim, é muita coisa.

Controlar tudo isso em um caderno pode não ser a forma mais ágil de consultar os dados quando você precisa. Simplesmente salvar no seu computador pode não ser seguro.

Para isso, existem gerenciadores de senha, que são plataformas que centralizam essas delicadas informações em um local seguro, acessível com uma senha mestra. Existem vários, porém os mais famosos são o Dashlane e o KeePass. Ambos possuem função de sincronização entre diferentes dispositivos e são bem simples de utilizar. 

2. Salve as perguntas comuns num documento interno e compartilhe com sua equipe

“Qual o nosso CNPJ?”
“Quais são os dados bancários da empresa?”
“Qual o CPF do funcionário X?”

As perguntas acima são realizadas diariamente em qualquer departamento financeiro. Para isso, é uma boa prática documentá-las em um único local, pra não ter de responder todos os dias a mesma coisa. 

Crie um documento no Google Docs ou no OneNote e compartilhe com sua equipe, colocando ali as informações mais frequentemente perguntadas. 

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3. Utilize as regras do Outlook para direcionar e-mails

Quem começa a utilizar as regras do Outlook não vive mais sem elas. Esse gerenciador de e-mails e tarefas permite que você crie direcionamentos automáticos para e-mails baseado no seu remetente ou no seu conteúdo.

Por exemplo: você pode criar uma regra para direcionar todos os e-mails recebidos com arquivos “.XML”, de notas fiscais, diretamente para sua contabilidade. Ou pode direcionar todos os boletos daquele fornecedor direto para uma pasta e verificar o conteúdo dessa pasta só em determinados dias ou horários.

Para criar regras no Outlook, acesse o menu “Regras” do programa e siga as instruções. É bem simples!

4. Utilize as tarefas do Outlook para controlar o que não é diário

Outro recurso muito útil do Outlook para o departamento financeiro é o controle de tarefas (não confunda com o calendário, que serve para agendar eventos com horários específicos). 

As tarefas permitem que você controle atividades diversas, como o reajuste anual de um contrato com cliente. Você pode criar tarefas recorrentes e também pode converter facilmente e-mails em tarefas, pra olhar depois ou acompanhar o retorno. As tarefas do Outlook são automaticamente sincronizadas com o To-do, da Microsoft.

Para começar a utilizar as tarefas do Outlook, simplesmente clique no botão “Tarefas” e comece a adicioná-las! 

5. Integre seu sistema com uma API de emissão e baixa de boletos

Uma das atividades mais frustrantes e chatas de qualquer responsável pelo “contas a receber” é emitir boletos. Pois saiba que é possível automatizar totalmente essa tarefa, por meio de ferramentas como a API de emissão de boletos da Efí.

API é, basicamente, um conjunto de ações ou rotinas que permite que duas aplicações distintas “conversem” entre si, trocando informações. Assim, é possível automatizar tarefas que antes eram realizadas manualmente.
Quando se trata de emissão de boletos, a integração entre o seu sistema e uma instituição de pagamento pode trazer mais facilidade e agilidade na troca de informações, controle de acessos e segurança.

Além de facilitar o dia a dia da equipe do departamento financeiro, integrar a rotina de emissão por meio de uma API também pode ser uma vantagem competitiva frente à concorrência. Ficou interessado? Veja como usar a API da Efí para emissão de boletos.

Conteúdo produzido pela Bessa Contabilidade