6 formas de reduzir gastos na sua empresa

É certo que não existe uma fórmula exata para o sucesso de uma empresa. Contudo, se há afirmações a serem feitas para concluir esse objetivo, elas dizem respeito a conquistar novos clientes para aumentar a receita e reduzir gastos. Especialmente em épocas de crise, a contenção de gastos é fundamental. Mas, em muitos casos, é comum não saber exatamente o que pode ou não ser cortado ou consumido moderadamente para ampliar a lucratividade do negócio.

Manual Financeiro Para Empreendedores

Para ajudá-lo nessa tarefa, selecionamos 6 formas de reduzir gastos na sua empresa. Certamente, nem todas as dicas são aplicáveis a todos os modelos de negócio ou mercados. Mas, sem dúvida, você terá um norte sobre como começar esse trabalho! Confira, avalie quais delas podem ser consideradas para a sua realidade e aplique-as o quanto antes.

1. Telefonia

As despesas com telefonia podem ser cortadas ou reduzidas consideravelmente em seu orçamento. Com o avanço tecnológico, muitas empresas mantêm contato com fornecedores e clientes por meio de softwares de comunicação, como o Skype ou outros serviços VoIP (Voz sobre IP).

De fato, essas ferramentas possibilitam a comunicação por intermédio da internet com custo bem mais acessível em relação ao meio tradicional. Além disso, muitas questões podem ser tratadas facilmente por e-mail, o que favorece ainda mais essa tarefa.

2. Atividades que não favorecem a lucratividade

Na tentativa de expandirem o negócio, é comum a muitas empresas criarem novas áreas e tentarem emplacar um novo serviço ou produto no mercado sem validações — apenas por suposições. Além de gerar custos, isso toma uma parcela dos investimentos que poderiam ser destinados aos negócios com mais lucratividade.

Por isso, antes de iniciar a contratação de profissionais e estruturar um departamento para atender à expectativa de novos mercados, invista em pesquisas para identificar a necessidade real do produto ou serviço que você almeja comercializar. Defina um prazo, métricas e métodos de avaliação de resposta do mercado. E, ao identificar que essas questões não têm sido cumpridas conforme o proposto, encerre as atividades que não favorecem a lucratividade.

3. Horas extras

Apesar das restrições trabalhistas, muitas empresas perdem o controle do valor pago em horas extras de funcionários. É certo que, em alguns casos, não há como evitar essa questão. Afinal, demandas surgem com prazos mais apertados. Imprevistos podem ocorrer e vários fatores podem levar à necessidade de que alguns funcionários permaneçam por um período mais longo que a jornada diária.

Contudo, existe uma forma de cortar essa despesa: o banco de horas. Implementando controles para avaliar produtividade, provendo os funcionários com boa infraestrutura tecnológica e acompanhando as necessidades reais de estender a permanência dele nas empresas, é possível manter um banco de horas em vez do pagamento das horas extras.

Mas atenção: nada adiantará realizar essa troca se os seus funcionários não puderem gozar das horas de direito. Por isso, tenha políticas preestabelecidas para usufruto delas e certifique-se de que todos estão devidamente informados sobre esses procedimentos.

4. Formas de pagamentos

Efetivar a contratação de uma empresa que presta serviços de pagamentos pode ser uma economia maior do que você imagina para sua empresa. A Efí, por exemplo, oferece tarifas de baixo custo, representando um corte de gastos significativo para muitos negócios.

Para o empreendedor, isso quer dizer emitir boletos e carnês sem contratos com bancos, bem como dar aos clientes a opção de pagamentos online com sistema antifraude (serviço também disponível para cobranças recorrentes) com apenas poucos cliques.

Mesmo com a obrigatoriedade da emissão de boletos registrados a partir de 2018, clientes que utilizam a plataforma de pagamentos da Efí continuam pagando a taxa do boleto apenas para títulos que forem efetivamente quitados, enquanto os bancos cobram a tarifa por emissão de boleto, independentemente da sua liquidação.

No mundo dos negócios, sabemos que tempo é dinheiro. Portanto, otimizar o prazo de execução de qualquer tarefa com certeza tem reflexos na incumbência de reduzir gastos. Além do baixo custo nas tarifas, a Efí e seu dashboard com navegabilidade intuitiva permite que a gestão da cobrança seja efetuada de forma rápida e eficiente. Evitar erros e ganhar tempo são duas ações que certamente impactarão diretamente seu corte de gastos.

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5. Utilização de tecnologias

O desenvolvimento da tecnologia auxilia o progresso de todo tipo de negócio em muitas frentes diferentes e a redução de custos é uma delas. Muitos empreendedores não ficam atentos aos gastos com as impressões e cópias feitas pelos seus colaboradores diariamente.

Pode parecer bobagem, mas evitar fazer mau uso de papel, tinta da impressora e energia elétrica para imprimir algo realmente é capaz de representar um corte de custo significativo. Existem algumas boas maneiras para conseguir reduzir gastos quanto a isso.

Procure incentivar seus funcionários a realizarem suas tarefas digitalmente. São inúmeras as opções de aplicativos que escaneiam um documento por meio de um clique no smartphone. Que tal guardar um arquivo em PDF na nuvem em vez de optar por imprimir tudo e ficar procurando espaço para arquivar?

Muitos trabalhos demandam diversas leituras, o que pode ser feito no notebook ou no tablet. Dessa maneira, pode eliminar a necessidade de imprimir todos artigos ou pedidos de clientes.

Busque desenvolver uma política de conscientização ambiental. Assim, faça com que seus colaboradores entendam que pequenas atitudes já ajudam. Ainda mais em um mundo onde os recursos naturais são tão mal utilizados. E quando não sobrar nenhuma outra opção e for realmente necessário realizar impressões, tente usar os dois lados da folha.

6. Planejamento financeiro

Nenhuma redução de custos será realmente efetiva sem um bom planejamento financeiro. E o primeiro passo para isso é realizar o mapeamento de custos essenciais para o negócio. Como cada empresa utiliza seus recursos de forma diferente, o empreendedor precisa olhar a fundo para o seu empreendimento. Dessa maneira, ele pode mapear os gastos que são verdadeiramente indispensáveis.

Liste o que é fundamental para que sua operação não seja interrompida ao reduzir gastos. Exemplos disso são custos com a folha de pagamento e com matérias-primas, por exemplo. Depois, pense nos itens periféricos, apesar de muito importantes. Por fim, relacione os gastos que também não fazem parte dos essenciais. Além disso, corte aqueles que não são tão importantes para entrega do produto ou prestação do serviço final.

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