Trabalhar em casa: confira 5 dicas para otimizar sua produtividade

Atualmente, para muitos empreendedores, a casa também é o local de trabalho. Não é à toa. Quando você está começando um negócio, cortando custos ou evitando horas no trânsito, faz sentido trabalhar do conforto do lar. Trabalhar em casa – também conhecido como home office –  é uma solução rápida e barata para essas questões. Mas há muitas outras vantagens neste modelo de trabalho.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), em novembro de 2018, 45% das empresas participantes no estudo oferecem a possibilidade de home office e 15% estão avaliando a implementação desta modalidade. Em relação ao mesmo estudo realizado em 2016 houve crescimento de 22% das empresas que oferecem possibilidade de trabalhar de casa.

Ainda de acordo com o estudo, esse crescimento aponta uma nova visão de gestão para permitir maior flexibilidade na jornada de trabalho. Isso contribui para diminuir a mobilidade urbana, atrair e reter talentos e melhorar a qualidade de vida de seus colaboradores.

Porém, trabalhar de casa pode ser desafiador do ponto de vista profissional e pessoal. Isso acontece especialmente se você está está acostumado a trabalhar fora de casa e, agora, por escolha ou necessidade, está descobrindo os desafios desse novo modelo de trabalho. Para ajudar você a otimizar a sua produtividade ao trabalhar em casa, seja no seu negócio próprio ou remotamente para uma empresa ou pessoa, separamos algumas dicas de como melhorar seu dia a dia profissional. Então confira abaixo!

Identifique suas metas do dia e as finalize

Independente do tamanho, importância ou o quão urgente é a tarefa, é importante identificar quais objetivos você deve alcançar no seu dia de trabalho. Não só porque isso ajudará você a organizar seu tempo, mas também o manterá motivado na sua jornada de trabalho.

Uma ótima ferramenta para ajudar a definir suas tarefas diárias é a metodologia Smart. Ela visa definir expectativas claras e objetivas para maximizar suas chances de alcançá-las ao classificar seu objetivo como: específico, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Vale também investir em calendários, agendas, planners, bloco de nota autoadesivo, quadros de aviso, entre outros, para tornar seus objetivos visíveis. Um planner, por exemplo, pode auxiliar a organizar os pensamentos, anotar compromissos e rotinas . Além disso, permite colocar no papel aquela ideia antes que você esqueça. Ainda serve para dar sensação de realização ao final do dia quando ver sua lista de afazeres completa.

Ferramentas digitais

Se para você é inconveniente carregar agendas e planners ou anotar tudo à mão, a aposta é em ferramentas digitais. Entre as vantagens dos recursos digitais estão a acessibilidade do computador, tablet ou celular de qualquer lugar que você esteja. Sem contar a possibilidade de adicionar lembretes para não esquecer dos compromissos e sincronizar calendários com e-mails.

Veja abaixo algumas ferramentas digitais que podem facilitar o processo de trabalhar em casa:

Trello

É uma ferramenta de gerenciamento de projetos, profissionais ou pessoais. É fácil de utilizar, gratuita, flexível e que pode ser modificada de acordo com as necessidades do usuário. Por ser uma ferramenta versátil, você pode utilizá-la tanto individualmente como para atividades em equipe.

O Trello é organizado em formato de Boards (quadro de trabalhos), com quantas colunas de listas você quiser. Elas contam com os chamados Cards, que são cartões personalizados nos quais você pode adicionar tópicos específicos. Nos Cards é possível adicionar links, anexar arquivos e imagens, adicionar lista de tarefas, escrever comentários, determinar prazos, entre outros. Tudo específico para a atividade escolhida.

Google Keep:

Essa é a versão de bloco de notas digital da Google. Ela oferece muito mais do que apenas um espaço para anotar ideias e pensamentos rapidamente ou uma lista de afazeres. Essa ferramenta é gratuita para quem é usuário do Gmail ou de outro aplicativo da Google, o que torna possível sincronizar com o Google Drive. Assim, você pode acessá-lo de qualquer aparelho do qual você acessa sua conta da Google.

Com essa ferramenta você pode gravar notas de voz, que são automaticamente transcritas para o seu bloco de notas, facilitando a busca. É possível, ainda, compartilhar suas anotações com colaboradores, adicionar lembretes ou anexar arquivos e imagens.

Asana

Essa plataforma é ideal para organizar projetos em equipe online.  Seu diferencial é conectar suas funções de organização e comunicação. Entre os recursos oferecidos pela ferramenta estão a criação de listas de atividades, criação de equipes, bate-papo colaborativo, visualização de calendários e determinação de prazos. O Asana é gratuito, mas também oferece planos pagos com vantagens extras. Ele está disponível nas versões web e aplicativo para IOS e Android.

Vista roupas profissionais

Uma das vantagens de trabalhar de casa é a flexibilidade de vestir a roupa que você quiser e estar sempre confortável. Mas será que isso afeta sua produtividade? De acordo com um estudo realizado pelas pesquisadoras Joy V. Peluchette e Katherine Karl, nos Estados Unidos, a roupa escolhida para trabalhar pode fazer diferença.

A pesquisa, que buscou avaliar como a roupa afeta a autopercepção dos trabalhadores, observou que os participantes do estudo se sentiam com maior autoridade, confiantes e competentes em seus trabalhos quando vestiam roupas mais formais para trabalhar.

Mason Donovan, autor do livro “The Golden Apple: Redefining work-life balance for a diverse workforce”, também concorda que a roupa escolhida para trabalhar pode afetar seus resultados. Para Donovan, embora determinar um traje para trabalhar de casa possa parecer tolo, suas roupas criam uma distinção física e visual. Isso  pode ajudar a criar limites no dia a dia do trabalho em casa. Assim, não dá a impressão de que seus afazeres profissionais nunca acabam.

Para o autor, escolher um traje profissional pode manter uma percepção profissional da sua jornada. Isso acontece, especialmente, se videochamadas fazem parte das suas atividades. Para ele, as roupas profissionais podem, ainda, funcionar como um lembrete visual para outras pessoas da sua casa. Dessa forma, servem como uma reforço de que você não deve ser incomodado, pois está em horário de expediente.

Agora basta você colocar a teoria em teste. Experimente vestir roupas profissionais por uma semana, por exemplo, e determine se essa mudança o torna mais produtivo profissionalmente ou, se para você o que vale mesmo é se sentir o mais confortável possível.

Invista na estrutura do seu escritório para trabalhar em casa 

Levando em conta que você passa várias horas por dia no seu escritório, é importante dedicar um cuidado especial com este ambiente para que o seu tempo de trabalho em casa seja o mais produtivo possível. Em vez de improvisar um espaço qualquer, se possível, invista em um local confortável e com condições básicas para a realização das atividades.

Para isso não é necessário gastar valores altos. O importante é empregar dinheiro nos itens certos. Já que você passa muito tempo sentado, escolha uma cadeira confortável, ergonômica e que dê suporte a sua coluna. Nada pior do que dor nas costas ao final do horário de trabalho.

Itens como iluminação, monitor, teclado, mouse, impressora e telefone também devem receber atenção especial. Afinal, eles fazem parte da estrutura de trabalho básica da maioria das profissões. Outros itens devem ser pensados de acordo com as suas atividades profissionais e ambiente doméstico. É o caso, por exemplo, se na sua casa tem crianças ou barulhos, seja da rua ou da máquina de lavar. Nessas situações pense em investir em um fone de ouvido com cancelamento de ruído. Como diz o nome, o equipamento bloqueia barulhos externos evitando distrações e interrupções das suas atividades.

Defina seus horários de trabalho e informe seus amigos e familiares

Outra vantagens de trabalhar de casa, dependendo da empresa, é a flexibilidade de definir horários e rotina de atividades. Mas para isso é necessário ter disciplina ou você pode acabar caindo em procrastinação. Ao determinar seus horários de trabalho – e seguí-los como se estivesse em um escritório tradicional de uma empresa – você estará mais focado em realizar suas atividades com eficiência. Assim, você garante que prazos sejam cumpridos e clientes e empregadores estejam satisfeitos.

Lembre-se de informar seus familiares e amigos dos seus horários de trabalho. Dessa forma, você evita interrupções, já que é difícil as pessoas entenderem que mesmo em casa você tem obrigações. Deixe seus horários de expediente claros. Se preciso, cole um aviso na porta do seu escritório para um reforço visual. Ou grave, ainda, uma mensagem com seus horários na secretária eletrônica do seu telefone pessoal.

Para evitar interrupções de crianças, crie um sistema de aviso lúdico no estilo semáforo, colocando um pedaço de papel colorido. Explique para as crianças que o papel vermelho significa que você está ocupado e não pode ser interrompido. Já se o papel for amarelo eles devem bater na porta e perguntar se podem entrar.  Finalmente,se a cor do papel for verde a entrada é liberada, mas sem esquecer que você tem trabalho a fazer.

Então agora que você já conferiu nossas dicas para ajudá-lo a obter mais produtividade ao trabalhar em casa, lembre-se que um escritório em casa organizado e produtivo requer muita experimentação para descobrir o que é o mais eficiente para você. Experimentar novas tecnologias, ferramentas e técnicas de organização, design de ambiente, entre outros, pode ser demorado. No entanto, também pode ser um processo prazeroso para descobrir como otimizar suas atividades profissionais e conquistar um equilíbrio saudável entre ambiente profissional e familiar.

Manual Financeiro Para Empreendedores