Dicas para a negociação de mensalidade escolar

Por diversos motivos, a inadimplência pode atingir qualquer negócio, inclusive as escolas. Para lidar com a situação, os gestores precisam estar preparados para o uso das ferramentas certas. Assim, é possível reverter um eventual cenário desfavorável. A negociação de mensalidade escolar é uma tarefa delicada, que demanda muita organização, planejamento e profissionais preparados.

Estratégias como a facilitação das formas de pagamento podem ser usadas para evitar o problema. No entanto, se a inadimplência já for uma realidade no seu negócio, é preciso apostar em outras estratégias para não deixar que ela comprometa as finanças.

Neste post, vamos apresentamos algumas dicas e ações. Dessa maneira, elas podem ser usadas tanto para prevenir a inadimplência quanto para incrementar a negociação de mensalidade escolar atrasadas. Então confira!

Invista em diferentes canais de comunicação

Hoje, graças à tecnologia, é possível disponibilizar aos pais e/ ou responsáveis pelo pagamento das mensalidades diferentes ferramentas de comunicação com a escola. Cada pessoa prefere usar determinado meio ou outro, que pode ser e-mail, um sistema exclusivo na internet (como o portal do aluno) e aplicativos para smartphones, por exemplo.

Essas diferentes plataformas e meios são perfeitos para facilitar a vida do cliente. Impressão da segunda via do boleto de pagamento, consulta do valor das parcelas em atraso e até mesmo das próximas mensalidades são algumas funcionalidades que devem estar à disposição do consumidor a qualquer momento.

Aproveite para usar esses canais de comunicação, incluindo WhatsApp e redes sociais, para enviar lembretes e notificações sobre o pagamento das mensalidades, incluindo eventuais promoções e descontos. Esses tipos de mensagens podem ajudar a minimizar a inadimplência. Além disso, mantêm os responsáveis mais atentos quanto aos pagamentos que devem ser feitos.

Facilite as formas de pagamento

Empresas que têm limitações quanto às formas de pagamento, com certeza, enfrentam mais problemas de inadimplência. Foi-se o tempo em que os consumidores usavam apenas dinheiro em espécie para o pagamento de suas compras e dívidas em geral. Essa é, aliás, uma alternativa cada vez menos usada por inúmeras razões.

Falta de segurança e praticidade são os principais fatores que fazem com que os consumidores atuais prefiram usar outras formas de pagamento, como os cartões de crédito e boleto bancário, algumas das alternativas mais usadas.

Para as empresas que ainda não adotaram essas modalidades, hoje é possível contar com o suporte das intermediadoras de pagamento, que são na realidade estabelecimentos parceiros que oferecem a estrutura e suporte necessários para que qualquer negócio, até mesmo o de pequeno porte, possa aceitar diferentes formas de pagamento: do cartão de crédito ao boleto.

Especialmente no momento de cobrança das mensalidades atrasadas, é interessante disponibilizar ao cliente alternativas que facilitem a regularização financeira.

Crie regras específicas para as mensalidades

É importante também ter regras bem definidas quanto aos valores, prazos de pagamento e possíveis multas e juros que podem ocorrer em situações de atraso. Todas essas informações precisam ser plenamente esclarecidas antes mesmo da assinatura do contrato. Assim, os responsáveis podem ficar cientes da importância de manter os pagamentos em dia.

É interessante incentivar os bons pagadores, ou seja, os clientes adimplentes. Para isso, podem ser usadas diferentes estratégias. A criação de um clube de benefícios que conceda descontos progressivos nas próximas mensalidades é uma alternativa recomendada para valorizar quem já paga as mensalidades em dia.

Como Definir o Preço da Mensalidade Escolar

A isenção ou desconto na taxa de matrícula no ano seguinte também é uma excelente estratégia para reconhecer a qualidade daqueles que pagaram em dia todas as mensalidades ao longo do ano. Além do mais, podem ser criadas parcerias com outras empresas, como livrarias e lojas de material escolar. A finalidade dessa parceria é oferecer descontos e facilidades a esse público.

Adote uma política consistente de crédito e cobrança

Mesmo implementando todas as medidas acima, que ajudarão bastante a evitar a inadimplência, também é importante pensar nos processos de cobrança, considerando que é impossível garantir que todos os clientes pagarão em dia. Por isso, é essencial ter uma política de crédito e cobrança. Dessa maneira a política cria regras para todas as etapas do processo. Portanto, isso também inclui a negociação de mensalidade escolar.

Essa política definirá as regras para a concessão de crédito, por exemplo. Ou seja, sua função é identificar se o cliente realmente terá condições de arcar com as mensalidades. Além do mais, é preciso ter muito bem definido como se dará o processo de cobrança em caso de atraso.

É importante ter um roteiro padronizado de ações, com métodos efetivos para combater a inadimplência. Lembre-se de que uma cobrança feita de forma descuidada poderá acarretar problemas de relacionamento com o consumidor. Então, garanta que seja feita da maneira mais profissional possível, sem que haja a exposição do cliente e do aluno.

Esteja aberto a propostas e renegociações

Durante o processo de cobrança, é comum que os clientes ofereçam contrapropostas para o pagamento da dívida. Assim, os valores ficam mais adequados à realidade financeira que estão vivendo. Nesse momento, a escola precisa se mostrar flexível, estudando realmente as possibilidades oferecidas pelo cliente.

Nem sempre poderão pagar tudo o que está em atraso e ainda o valor da mensalidade do mês corrente. Então, considere em sua política de cobrança a possibilidade de parcelamentos, mesmo que seja necessária a incidência de juros.

Flexibilizando as formas de pagamento e permitindo o parcelamento, as chances de que a cobrança seja bem-feita e efetiva será maior. Essas medidas evitam desgastes para ambos os lados e garantem um relacionamento saudável entre a escola e o cliente.

Terceirize a cobrança de dívidas antigas

Em último caso, quando a escola realmente não tem estrutura para implementar um setor de cobrança, é indicado terceirizar a função. Isso pode funcionar especialmente em situações de dívidas muito antigas, que já fugiram do controle da instituição.

Claro que usar esse tipo de recurso terá um custo, já que a empresa terceirizada cobrará honorários. Então, é preciso analisar o impacto que a inadimplência causa em seu negócio. E isso deve ser feito antes de optar por delegar essa função a outra empresa.

Além do mais, com o suporte de sistemas de gestão, os processos de cobrança se tornam mais fáceis. Além disso, essa alternativa, em longo prazo, pode sair mais em conta do que a terceirização.

Se você gostou dessas dicas sobre negociação de mensalidade escolar e combate à inadimplência, aproveite para ler também nosso post sobre os diferentes tipos de impostos no Brasil.

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Guia de Parcerias Entre Escola e Empresa